Johdon kirjanpito on tieteenala, joka poikkeaa muista kirjanpitotyypeistä siinä mielessä, että se on nestemäisempi, korkeamman tason analyysitoiminto, joka tarjoaa tietoa pääasiassa sisäiseen hallintaan. Taloudellinen kirjanpito, joka on luultavasti lähempänä sitä, mitä useimmat ihmiset ajattelevat, kun he kuulevat sanan "kirjanpito", keskittyvät keräämään ja koottamaan historiallisia taloudellisia tietoja, jotka on tarkoitus levittää liiketoiminnan ulkopuolisille tahoille, kuten lainanantajille ja sijoittajille.
Johtamisen kirjanpidon ensisijaisena tavoitteena on tarjota yrityksen johdolle oikeat tiedot sisäisiin päätöksentekotarkoituksiin, suunnitella apua tuleville rahoitustapahtumille ja valvoa työntekijöiden käyttäytymistä, kuten menoja tai ostoksia.
Mikä on kirjanpidon hallinta?
Johdon kirjanpito, joka tunnetaan myös johtoryhmänä, on kattava termi, joka kattaa monet tilinpäätös- ja rahoitussuunnittelun näkökohdat. Johtajien on saatava tutustua yrityksen tarjoamien tuotteiden ja palveluiden kustannuksiin, mutta niiden on myös oltava muita yksityiskohtia, joiden avulla he voivat suorittaa "mitä-jos" -skenaarioita ja muita analyysejä. Tämä auttaa esimiehiä näkemään, miten mahdolliset ostopäätökset vaikuttavat tuleviin voittoihin, ja että budjeteista ja ennusteista saadaan muita tietoja, jotka auttavat yritystä ohjaamaan muita kriittisiä taloudellisia päätöksiä.
Johdon kirjanpito kattaa monenlaisia aloja, kuten operatiivisten ja pääomakustannusten budjetoinnin, toimintoperusteisen kustannuslaskennan, tuote- ja toimintakustannusten analysoinnin, volyymin ja voiton sekä liiketoimintayksiköiden, tuoteryhmien ja alueiden kannattavuuden.
Monet johdon kirjanpitokurssit eivät kata sitä, mitä jotkut saattavat harkita kirjanpidon leipää ja voita - päiväkirjamerkintöjä, veloituksia ja hyvityksiä - suurella pituudella. Johdon kirjanpidossa keskitytään tiedon keräämiseen, analysointiin ja tulkintaan sekä raportointiin eri muodoissa diskontattujen kassavirtojen malleista ad hoc -aikatauluihin, jotka on räätälöity eri liiketoiminnan johtajien tarpeisiin.
Sisäisissä raporteissa voi olla marginaalianalyysi tai katsaus tietyn tuotteen, alueen, tuotevalikoiman tai asiakkaan tuottamaan voittoon. Johdon kirjanpitoon voi sisältyä myös raportteja, kuten tauko-analyysi, joka auttaa määrittämään, missä tiettyjen tuotteiden ja palveluiden hinnat määritetään. Nämä raportit voivat näkyä hallituksen esityksissä, kuukausittaisten osastojen budjettikokouksissa, toimitusjohtajan kertomuksissa yrityksen tilasta, myyntikokouksista, strategisen suunnittelun kokouksista ja monista muista käyttötarkoituksista.
Miksi yritykset valmistelevat budjetteja?
Suunnittelu on yksi johdon kirjanpidon merkittävistä osista, ja budjetit ovat yksi parhaista työkaluista yrityksen taloudellisen tuloksen suunnitteluun ja mittaamiseen. Jotta yritys voi mitata suorituskykyään ajan mittaan, sen on ensin luotava vertailuarvo, jota mitataan. Vertailuarvo, tässä tapauksessa budjetti, tulee tavoitteeksi tai standardiksi, jota johto haluaa työntekijöilleen.
Budjetit toimivat yrityksen taloudellisena suunnitelmana, ja ne dokumentoivat strategian ja suorituskyvyn tavoitteet, jotka ohjaavat sitä, miten yritys aikoo ansaita voittoa tulevana vuonna. Tähän voi sisältyä yksityiskohtia siitä, kuinka paljon rahaa sijoitetaan tiettyihin hankkeisiin, tuotettavien yksiköiden määrä tai kuinka monta asiakasta palvella. Kun budjetti on laadittu, siitä tulee mittapiiri, jota johto käyttää todellisen suorituskyvyn mittaamiseen.
Kauden tai vuosineljänneksen päättyessä yhtiön todellista suorituskykyä verrataan sen budjettiin. Yritys analysoi ja pyrkii ymmärtämään talousarvion ja todellisen suorituskyvyn välisiä eroja, ja tuloksia käytetään tulevan suorituskyvyn parantamiseen. Budjetti on tarkoitettu pitämään työntekijät vastuullisina myyntitavoitteiden saavuttamisesta, pitämään kustannukset tietyissä rajoissa ja työskentelemään tuotannon, henkilöstön ja muiden tavoitteiden saavuttamiseksi, jotka lopulta kasvattavat liiketoimintaa, tai ohjaa sitä taloudellisesti haastavien aikojen kautta.
Mitkä ovat kuusi vaihetta kirjanpitoprosessissa?
Suuri osa johdon kirjanpidossa käytetyistä tiedoista perustuu tilinpitäjien laatimiin historiallisiin tietoihin. Kirjanpitoprosessi tapahtuu suhdannevaiheessa, ja vaikka tapahtumien kirjaaminen on käynnissä, yhtiö kirjaa kuukausittain lopulliset tapahtumat kyseiselle kuukaudelle ja "sulkee kirjansa", jotta se voi julkaista joukon tilinpäätöksiä kommunikoida ja tarkistaa yhtiön taloudellinen suorituskyky. Kuukauden prosessissa on kuusi keskeistä vaihetta, ja niiden ajoitus ja yksityiskohdat voivat vaihdella jonkin verran riippuen tietyn yrityksen kirjanpitoprosessista ja tarpeista. Vaiheet toimivat yleensä seuraavasti:
- Analysoi kirjanpitotapahtumia: Tilintarkastajat tarkastelevat jokaista rahoitustapahtumaa sen tapahtuessa. Kun työntekijä tekee yrityshankinnan, hän esimerkiksi lähettää laskun ja maksu- tai tarkistuspyynnön tilinpäätösosastolle. Tilinpitäjä tarkistaa ja tarkistaa tapahtuman, määrittää, mikä on ostettu, jos se olisi kirjattava käyttöomaisuuteen, joka kirjataan kuluksi useiden tilikausien aikana, tai jos se on vähäinen hankinta, kuten uudet toimistotarvikkeet, jotka voidaan kirjata kuluksi nykyisessä laskennassa aikana.
- Tallenna tapahtumat lehdissä: Tilinpitäjä tekee päiväkirjamerkintöjä tapahtumien tallentamiseksi. Jos työntekijä käytti käteistä oston tekoon, kirjanpitäjä vähentäisi tai antaisi yrityksen käteistilille ja veloittaisi tai lisäisi yhtiön ostotiliä. Molemmat tilit ovat varojen tilejä.
- Lähetä veloituksia ja hyvityksiä pääkirjaan: Kirjanpitäjät tekevät kirjanpitolehdissä ensin merkinnät ja siirtävät ne sitten pääkirjaan. Päivinä, jolloin jokainen tapahtuma tallennettiin käsin paperirekisteriin, tämä oli paljon enemmän mukana oleva prosessi. Suurin osa yrityksistä tekee kirjanpidonsa kirjanpito-ohjelmiston avulla, ja nämä ohjelmistopaketit siirtävät päiväkirjakirjaukset automaattisesti pääkirjaan.Yleiskirja edustaa pääkirjaa, kun taas erilliset lehdet pitävät samankaltaisia kirjanpitotietoja yhdessä.
- Suorita kokeilutasapaino ja tee oikaisuja: Tilinpitäjät tekevät joka kuukausi lopussa merkintöjä keräämään tiettyjä kohteita, kuten ansaittuja, mutta vielä saamatta jääneitä tuloja, tai kuluja, jotka ovat syntyneet mutta joita ei ole vielä maksettu. Kokeilutasapaino on raportti, joka näyttää jokaisen tilin pääkirjassa ja helpottaa tarkistamista, mitkä merkinnät on tehty kuukaudessa, tai tunnistaa kirjanpitovirheet.
- Valmistele tilinpäätös: Tilintarkastajat laativat kuukausittain taseen, tuloslaskelman ja rahavirtalaskelman. Ne voivat myös laatia muita aikatauluja, jotka toimivat yksityiskohtaisena tukena kolmelle tärkeimmälle tilinpäätökselle. Yksityisomistuksessa olevat tilinpäätökset ovat luottamuksellisia ja niitä ei luovuteta kenenkään ulkopuolelle. Julkisesti hallussa olevat yhtiöt julkistavat toisaalta tilinpäätöksensä, mukaan lukien alaviitteet, jotka selittävät yksityiskohdat ja saattavat ne yleisön saataville neljännesvuosittain tai vuosittain.
- Sulje väliaikaiset tilit: Väliaikaisia tilejä käytetään tilin aktiivisuuden seurantaan tietyn tilikauden aikana, ja ne ovat tyypillisesti tuloslaskelmia. Esimerkiksi kuukauden tulot kirjataan tietylle tilille, ja kuukauden lopussa saldo lasketaan pois ja siirretään tuloslaskelman selvitystilille tai suoraan voittovaratilille. Tulot, kulut, voitot, tappiot ja peruutukset sekä osinkotilit on suljettu, ja nettotulos kirjataan yhtiön taseen voittovaroihin tilinpäätöksessä vuoden lopussa.
Kuka on vastuussa johtamisesta
Monissa yrityksissä henkilö, jolla on rekisterinpitäjän nimike, vastaa vastuullisen toiminnan kirjanpidon suunnittelusta ja toteuttamisesta. Vaikka yhtiön talousjohtajalla tai talousjohtajalla on yleensä korkeamman tason suunnittelu- ja valvontatehtävät, rekisterinpitäjä ja hänen tiiminsä ovat vastuussa kaikkien tietojen keräämisestä ja valmistelusta raportoinnin ja analyysin tukemiseksi.
Lisäksi rekisterinpitäjä käsittelee taloudellisia tietoja, joita yritys tarjoaa ulkopuolisille osapuolille, kuten pankkiluotonantajille tai erilaisille sääntelyvirastoille, jos kyseessä on julkinen yritys. Tähän sisältyvät verotusaikataulut ja tiedot, jotka toimitetaan valtion ja liittovaltion veroviranomaisille. Yritysten valvojat ottivat myös uuden vastuun arvioida ja dokumentoida yhtiön sisäisiä valvontatoimia osana Sarbanes-Oxleyn vuoden 2002 lain tai SOX: n pakollista noudattamista. Muita vastuualueita ovat kustannuslaskenta, valtion ja liittovaltion veroraportit ja hakemukset, budjetointi, suorituskyvyn arviointi, ulkoinen taloudellinen raportointi ja erityishankkeet.
Johdon kirjanpidon tavoitteet
Yhteenvetona voidaan todeta, että johdon kirjanpidon päätavoitteena on antaa yrityksen johtajille oikeat tiedot sisäisiin päätöksentekotarkoituksiin, joita käytetään tulevien rahoitustapahtumien suunnitteluun ja nykyisten käyttäytymismekanismien, kuten menojen tai ostosten hallintaan.
Tavoitteet on kehitetty, koska teknologia tarjoaa edelleen nopeampaa ja helpompaa pääsyä lähes reaaliaikaisiin taloudellisiin tietoihin ja tuloksiin, mutta se palaa yhä suunnittelun ja valvonnan toimintoihin. Teknologian avulla esimiehet voivat analysoida ja parantaa yrityksen arvoketjun kaikkia vaiheita tai kaikkia henkilöstöä ja osastoja, jotka osallistuvat raaka-aineen hankkimiseen tuotteen lopulliseen myyntiin ja taustalla olevaan yrityshallintoon.
Tavoitteet seurataan ennustamalla tulevaa suorituskykyä, joka on tärkeä osa johdon kirjanpitoa, joka voi sisältää tulosten seurantaa ja arviointia uusille aloitteille, kuten tuotehintojen korottamiselle, toimittajien vaihtamiselle kustannusten alentamiseksi, ei-suorittavan tuoteryhmän pudottamisesta, laitteiden päivittämisestä tai tarjoamisen lisäämisestä -palvelut asiakkaille.
Johdon kirjanpito Versus Financial Accounting
Sekä hallinto- että tilinpitäjät antavat kirjanpitotietoja sisäisille ja ulkoisille käyttäjille liiketoimintaan liittyvässä päätöksenteossa. Taloudellisen kirjanpidon painopisteenä on ulkoisten käyttäjien, kuten velkojien, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien, tiedon luominen, kun taas johdon kirjanpito tuottaa tietoa eri yrityksen sisäisille käyttäjille, mukaan lukien eri hallintotasot ja usein eri osastot tai työntekijäryhmät.
Johdon kirjanpito on joustavampi kuin taloudellinen kirjanpito, eikä se välttämättä ole yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden tai tilinpäätöksen laatimisperiaatteiden rajoissa. joka on pakollinen tilinpäätöksessä. Koska johdon kirjanpitokertomuksia käytetään vain sisäisiin tarkoituksiin, niiden ei tarvitse aina noudattaa GAAP-standardeja.
Raportit sisältävät vakiomuotoisen tilinpäätöksen, mutta niihin voi sisältyä myös erilaisia ad-hoc-aikatauluja, jotka on koottu kuvaamaan tarkkoja käsitteitä, kuten erilaisia kannattavuusskenaarioita, jos yritys toimii seuraavana vuonna vanhoilla laitteillaan, verrattuna uusien laitteiden rahoittamiseen ja kustannusten kompensointi lisäämällä tuotantoa. Toisin kuin tilinpäätös, joka keskittyy menneisyyden tarkkaan kirjaamiseen, johdon kirjanpito on keskittynyt tulevaisuuteen ja sisältää usein ennusteiden laatimisen budjettien lisäksi.
Vaikka budjetti voi edustaa johdon tulevaisuuden tavoitteita, ennuste keskittyy siihen, mitä johto tietää lähitulevaisuudessa historiallisten toimintakehitysten, myyntisitoumusten ja tulevien menojen perusteella. Sitä vastoin taloudellinen kirjanpito on keskittynyt vain historialliseen suorituskykyyn, koska tulokset annetaan ulkopuolisille osapuolille, ja mahdollinen keskustelu tulevaisuudesta voi johtaa sijoittajia ja muita ulkopuolisia sidosryhmiä. Johdon kirjanpito on joustavan ja toisinaan tapauskohtaisen luonteensa takia ajankohtaisempi, koska analyysit kootaan usein nopeasti reaaliaikaisilla tiedoilla, kun taas taloudellinen kirjanpito on kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittaisessa jaksossa.
Lisäksi, kun taloudellinen kirjanpito viettää aikaa historiallisiin tilinpäätöksiin, jotka antavat kuvan yrityksestä kokonaisuudessaan, johdon kirjanpitoraportit sisältävät lisätietoja. Raportit voivat myös keskittyä vain tiettyihin yrityksen osiin ja sisältävät todennäköisesti laadullisia tietoja, kuten selityksiä tietyistä liiketoimintaoletuksista tai muutoksista. Lisäksi johdon laskentaraportteissa on määrällisiä tietoja, kuten todellisia kirjanpitotuloksia tai ennustettua tuloslaskelmaa.
