Pääkirja on siinä, että kaikki yrityksen kirjanpitojärjestelmän tiedot ja tietueet kootaan yhteen ja missä kaikki tapahtumat on lähetetty. Se on myös silloin, kun tilinpäätöstiedot (tase, tuloslaskelma ja rahavirtalaskelma) ovat peräisin. Pääkirja on pidettävä tasapainossa ja ajan tasalla, jotta kirjanpito on täydellinen ja täsmällinen.
Määritä, onko pääkirja tasapainossa. Yrityksen kirjat ovat säännöllisesti, yleensä kuukausittain, tasapainossa ja suljettuina. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tarvittavat oikaisumerkinnät tehdään pääkirjan tasapainottamiseksi. Tilinpäätös laaditaan pääkirjasta. Suljetut merkinnät tehdään seuraavan kauden alkujäämien määrittämiseksi eli päivittää pääkirja. Sulkemisia ei pitäisi tehdä ennen kuin pääkirja on tasapainossa kuluvan ajanjakson aikana. Jos alkujäämät ovat virheellisiä myöhemmille jaksoille, ne ovat jatkossakin kaikkien seuraavien jaksojen ajan, kunnes oikeat säädöt tehdään.
Suorita kokeilujakson raportti, jossa näkyvät saldot ja loput saldot. Jos aloitussaldon kokonaismäärät eivät ole nollaa, suorita kokeilujakson raportti uudelleen.Aika, jolloin alkutaseet ovat nollaa, on se, missä taseen ulkopuolinen ongelma ilmenee ensin.
Tulosta kyseistä päivämääräluokkaa käyttäen pääkirjan yksityiskohtaisen lähdekoodin raportti kaikille lehdille ja erille.
Tarkista pääkirjatietojen lähdearaportti ja tunnista kaikki kaksipuoliset tiedot. Kun löydät merkinnän, joka ei ole kaksipuolinen, sinun täytyy viitata rekisterin alkuperäiseen tulosteeseen ja tunnistaa, mikä osa merkinnästä puuttuu.
Tarvitaan yksipuolinen merkintä, jos haluat syöttää puuttuvan osan merkinnästä. Jos haluat tehdä yksipuolisen merkinnän, tarvitset todennäköisesti valvontajärjestelmään liittyviä oikeuksia.
Jos haluat tehdä oikean merkinnän yleisessä lehdessä, kirjoita rekisteristä alkuperäinen lehti, eränumero ja postituspäivämäärä. Syötä datan syöttökenttiin vain tilejä ja tietoja, jotka puuttuvat. Kun nämä merkinnät ovat valmiit, tulosta yleiskirja ja päivitä.
Varmista, että et enää ole tasapainossa. Vertaa kyseisen ajanjakson kokeiluraportin loppusaldoja.
Toista koko prosessi jokaista seuraavaa jaksoa kohti, kunnes saavutat nykyisen jakson ja et enää ole tasapainossa. Sinun tulee vain työskennellä nykyisen ajanjakson kanssa, koska olet korjannut kaikki aikaisemmat kaudet eikä sulje kirjoja ilman, että olet ensin tasapainottanut pääkirjaa.
On huomattava, että pääkirja voi tasapainottaa ja olla edelleen virheellinen. Tämä tapahtuu, kun veloitetaan yhtä suuret määrät, mutta ilmoitukset on tehty väärille tileille.
