Suljet yrityksesi. Ehkä olet jäänyt eläkkeelle tai otatte mahdollisuuden erilaiseen hankkeeseen. Kaikki yritykset tuottavat paperityötä, ja kun yrityksesi on suljettu, kysymys siitä, kuinka kauan näiden asiakirjojen säilyttämistä on käsiteltävä.
Tietojen säilyttämisen syyt
Valtion virastot, kuten Internal Revenue Service ja valtiovarainministeriön yksiköt, ovat todennäköisimpiä yrityksiä, jotka voisivat pyytää useita aikaisempia liiketoiminta-asiakirjoja. Kaikkien liiketoimintaan liittyvien tietueiden säilyttäminen on arvokasta, jos on tarpeen perustella väitteitä, liiketoimia ja veroilmoituksiin liittyviä tietoja. Vaikka tietyissä tapauksissa, kuten petostutkinnassa tai muussa yrityksessä nostetussa siviilioikeudellisessa tai rikosoikeudellisessa toiminnassa, on olemassa määräaikoja, jotka koskevat useita liiketoimintakysymyksiä, aikaisempia liiketoimintatietoja voidaan vaatia riippumatta siitä, kuinka kauan sitten tapahtumia tapahtui. Et koskaan tiedä, milloin vanhoja yritystietoja voi olla hyödyllisiä, joten on suositeltavaa pitää kaikki liiketoimintatiedot niin kauan kuin se on mahdollista. Näin ollen on olemassa yleisiä suuntaviivoja, jotka koskevat yhteisten asiakirjojen pitämisen aikaa.
Erityiset osuuden pitoajat
Hakemuksen jättöpäivästä alkaen pidä peruutetut sekit, pankkitalletukset, luottokorttitodistukset ja yleisluettelot vähintään kolmen vuoden ajan. Pidä pankkilaskutuksia, varastotietueita, laskuja, myyntitietoja, kassakoneita, W-2s, 1099s ja muita veroasiakirjoja vähintään kuusi vuotta. Jos yrityksesi on perustettu yrityksenä, pidä kuukausittaiset ja neljännesvuosittaiset konsernitilinpäätökset vähintään kolmen vuoden ajan.
Tallenteet pysyvät loputtomina
Säilytä henkilöstöön liittyvät maksut ja niihin liittyvät asiakirjat, kuten työntekijän korvaukset, eläketiedot ja työntekijöiden tuloveron pidätykset, niin kauan kuin voit. Jos aikaisempi yrityksen työntekijä haittaa työttömyysetuuksia, hakee uutta työpaikkaa tai hänellä on kysymyksiä, jotka ovat peräisin hänen työsuhteensa ajaksi, näiden tietojen saatavuus on arvokkainta. Kaikki yrityskohtaiset asiakirjat on säilytettävä toistaiseksi, vaikka yhtiö ei ole enää liiketoiminnassa. Tällaisiin asiakirjoihin sisältyvät perustamisasiakirjat, hallituksen kokouspöytäkirjat, työsopimukset, varastotapahtumat, patentit ja tavaramerkit sekä mahdolliset tuomioistuimen asiakirjat. Yrityksen omaisuuserät ja saamiset ja maksut kirjataan kirjanpitoon.IRS: n vanhentumisaika on kolme vuotta siitä päivästä, jona veroilmoituslomakkeet palautetaan. Kuten edellä mainittiin, tulojen ja vähennysten todistaminen olisi kuitenkin säilytettävä loputtomiin, mikäli mahdollista.
Yksiköt, jotka voivat pyytää aiempia tietueita
Liittovaltion virastot, jotka todennäköisesti vaativat aiempia asiakirjoja, ovat Internal Revenue Service, työministeriö, sosiaaliturvan hallinto, Equal Employment Opportunity Commission ja maahanmuutto ja naturalisaatio. Myös valtion virastojen, kuten verotuksen ja paikallisyhteisöjen, tiedot on säilytettävä mahdollisimman pitkään, vaikka yritys olisi lopettanut toimintansa. Säilytä tiedostoja turvallisessa paikassa, mieluiten paikassa, joka on suojattu tulelta, tulvilta, varkauksilta ja muilta menetysiltä. Joku muu kuin itsesi pitäisi myös tietää, missä nämä tärkeät tiedot säilytetään.
