Monet elinkeinoelämän työntekijät ovat hyvin perehtyneitä virallisen kirjeen kirjoittamiseen. Kun kyseessä on saman kirjeen sähköpostiversiot, tyyli ja muoto muuttuvat kuitenkin hieman. Tietäen sähköpostiin lähetetyn liikekirjan oikean etiketin, se ei ainoastaan auta työntekijää näyttämään ammattimaisemmalta, vaan auttaa häntä saamaan pisteensä selkeästi ja ammattimaisesti.
Luo sähköpostille yksinkertainen ja ytimekäs aihe. Vältä yhteisiä roskapostin laukaisijoita, jotta viesti lähetetään vastaanottajien postilaatikkoon. Yleisiä roskapostin laukaisimia ovat: "Vapaa", "Pyydetyt tiedot" ja "Suuri tarjous". Vältä myös kaikkien isojen kirjainten käyttöä.
Alusta sähköpostisi samalla tavalla kuin virallinen liikekirje. Aseta ensin yhteystietosi. Lisää sitten kirjeen päivämäärä.Lisää seuraavaksi vastaanottajan osoite. Aseta tervehdys ja lisää sitten alleviivattu otsikkorivi, joka voi toistaa vaiheen 1. Kirjoita kirjaimen runko ja lisää sulkulinja ja allekirjoitus. Muista sijoittaa välilyönti kirjaimen jokaisen osan väliin.
Luo tervehdys liiketoimintasi yhteydessä. Muodollisimpia yhteyksiä ovat mm. Kunniakas (herra, rouva, tohtori jne.) Ja vastaanottajan sukunimi, jota seuraa pilkku. Jos vastaanottaja on työtoveri, hänen etunimensä ja sen jälkeen pilkku on hyväksyttävä, jos lähettäjä tavallisesti ottaa sen vastaan. Tuntemattomille vastaanottajille on hyväksyttävä muodollinen "Kenelle se voi koskea:".
vinkkejä
-
Useimmat sähköpostiviestit eivät ole muodollisia työntekijöiden ja yhteisten yhteyksien välillä. Osoitteen ja yhteystietojen lisääminen tulisi sisällyttää vain, jos lähettäjä ja vastaanottaja ovat uusia yhteystietoja, toisin kuin usein vastaavat sähköpostiviestit.
Varoitus
Feminiinistä kunnianosoitusta (rouva, Miss ja Ms) käytetään usein väärin, kun lähettäjä ei ole tietoinen vastaanottajien avioliiton asemasta. On parasta olettaa Ms, ellei lähettäjä tiedä avioliiton asemaa.
