Jos olet yrityksen omistaja, on tärkeää pitää ajan tasalla oleva luettelo varastoistasi. Vaihto-omaisuutta pidetään liiketoimintavaroina, ja ne pitäisi mainita sellaisina taloudellisiin tietoihin. Tarvitset myös näitä tietoja, jotta voit laskea tarkasti, kuinka paljon vakuutusta tarvitset varkauden, tulipalon, tulvan tai muun tapahtuman tapauksessa, joka voi vaikuttaa inventaarioosi. Jos tapahtuma tapahtuu, varastoluettelosi auttaa sinua, kun teet vakuutusvaatimuksen.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Ohjelmisto
Päätä, minkä tyyppisiä tietokoneohjelmia haluat käyttää tallentamaan ja päivittämään varastosi. Monet yritykset käyttävät Excel-laskentataulukkoa luetteloon niiden varastotarvikkeista.
Syötä tiedot, kuten kunkin kohteen kuvaus; erien määrä; sarjanumerot laitteissa; valmistajan nimi; ostohinta; ja ostopäivä. Jokaisella yrityksellä on erilaisia asioita. Asianajotoimistolla voi olla vain toimistolaitteita; rakennusyhtiöllä voisi olla härkä- puskureita, kuorma-autoja, perävaunuja ja työkaluja; ruokakauppaan voisi sisältyä kassakoneita, hyllyjä, jääkaappeja, pakastimia ja niiden myymiä elintarvikkeita. Suuri myymälä tai yritys voi joutua varastoimaan kohteita päivittäin; pieni toimisto tarvitsee vain varastoida laitteita kerran vuodessa. Kaikkea ei tarvitse inventoida. Toimistotarvikkeita, kuten paperia, kynää ja paperiliittimiä, ei tarvitse varastoida (ellei sinulla ole toimistotarvikekauppaa). Pääsääntöisesti sinun pitäisi varastoida kaikki, mitä sisällytät vakuutusselosteeseen.
Sisällytä skannatut kopiot kuitista alkuperäisestä ostoksestasi tietokoneesi tietueisiin.
Sisällytä skannattuja tai digitaalisia kopioita valokuvista valokuvista tietokoneesi tietueisiin. Esimerkiksi ota kuvia tietokoneista, kopiokoneista, autoista, kuorma-autoista, koruista (jos sinulla on korutavarakauppa), koneista jne.
Tallenna tietokoneesi tietueet turvalliseen paikkaan, jossa tarvitaan salasana. Anna salasana vain niille, jotka luottavat tähän tietoon.
Varmista, että sinulla on useita kopioita varastostasi, jotka säilytetään paikan päällä turvallisessa paikassa. Anna sähköinen kopio varastostasi asianajajalle, kirjanpitäjälle ja vakuutusasiamiehelle.
Harkitse pankin turvallisen tallelokeron hankkimista, jossa voit säilyttää painetut ja sähköiset kopiot.
