Lähes kaikilla aloilla, koulutuksesta yrityksiin ja voittoa tavoittelemattomaan hallintoon, kirjalliset ehdotukset ovat usein työn vaatimus. Haluatko varmistaa uuden hankkeen rahoituksen, laskea uuden tilin tai muuttaa prosessia tai menettelyä, päättäjät tarvitsevat selkeän selvityksen siitä, miksi ideasi on parempi kuin toiset. Tehokkaan ehdotuksen kirjoittaminen voi auttaa hankkimaan hankkeen toteuttamiseen tarvittavan rahoituksen ja tuen. huonosti kirjoitettu ja esitetty ehdotus voisi johtaa jopa vankimman ajatuksen hylkäämiseen.
Suorita perusteellinen tutkimus ennen ehdotuksen aloittamista. Ymmärrä, kuka yleisösi on ja mitä tietoja he etsivät. Jos vastaat ehdotuspyyntöön, olkaa selvät ehdotuksen suuntaviivoista ja määräajoista, ja kerää lisämateriaalit, jotka sinun on toimitettava ehdotuksen mukana.
Analysoi ehdotuksen yleisön käyttämä kieli ja etsi hakusanoja ja käsitteitä, joita he säännöllisesti käyttävät viestinnässään. Opi puhumaan heidän kieltään ja sisällyttämään tämän ymmärryksen ehdotukseen.
Aloita yleiskatsaus ehdotuksestasi. Yhteenveto siitä, mitä pyydät ja miksi. Esittele ehdotuksen pääkohdat ilman yksityiskohtia; yhteenvedon pitäisi olla vain muutamia kappaleita ja enintään sivua.
Selvitä ongelma, jota yrität ratkaista ehdotuksesi avulla. Olitpa pyytänyt varoja ostamaan uusia tarvikkeita tai laitteita tai pyytänyt valitsemaan työn loppuun saattamisen, sinun on annettava selkeät todisteet siitä, että ymmärrät käsiteltävän asian ja mitä on tehtävä.
Selitä, miten ratkaisu ratkaisee ongelman tehokkaasti. Käytä selkeää, ytimekästä kieltä ja tuke väitteitäsi niin paljon todisteita kuin mahdollista. Ehdotuksesi lukijat voivat olla epäileviä ideoita ja ratkaisuja kohtaan, joten olkaa valmiita tukemaan väitteitäsi vakaalla tosiseikalla.
Tutki ehdotuksen muita mahdollisia vaihtoehtoja ja ole valmis vastaamaan väitteisiin. Vaikka sinun ei pitäisi esittää yksityiskohtaisesti muita ratkaisuja ehdotuksessasi, syötä ratkaisu huolellisesti, jotta on selvää, miksi ajatuksesi ovat parempia kuin toiset.
Anna tarvittaessa ehdotuksen budjettia, määräaikoja ja työryhmää koskevia tietoja. Esimerkiksi, jos etsit varoja projektille, sinun on voitava tarjota potentiaalisille sponsoreille erittely siitä, miten raha käytetään.
Esitä paras työsi. Muokkaa ja korjaa ehdotuksesi huolellisesti; on parasta, että useat muut ihmiset katsovat sitä, jotta et menetä virheitä. Alusta ehdotuksesi ehdotuksen tekevän organisaation ohjeiden mukaisesti ja tee se mahdollisimman houkuttelevaksi.
Varoitus
Jos vastaat ehdotuspyyntöön, noudata myöntävän viranomaisen ohjeita kirjeeseen. Noudattamatta jättäminen voi olla peruste välittömälle hylkäämiselle.
