Huolimatta sähköisen viestinnän tekniikan kehittymisestä, faksilaitteet ovat edelleen tärkeä tapa levittää asiakirjoja vuodesta 2015 lähtien. Faksilevyillä on tärkeä rooli hälytettäessä vastaanottajia siitä, kenen pitäisi saada faksi, ja mikä siinä on.
Lähettäjä ja vastaanottaja
Yksi faksin kansilehden ensisijaisista tehtävistä on asiakirjan lähettäjän ja vastaanottajan tunnistaminen. Vaikka kansilehdet ovat valinnaisia, perustietokontaktitietojen puuttuminen voi johtaa menetettyihin lähetyksiin. Jos aiottu vastaanottaja ei ota faksia vastaan, kansilehden "Vastaanottajan" varoitus auttaa asiakirjaa oikeaan henkilöön. Lisäksi faksin vastaanottaja, joka tunnistaa lähettäjän nimen, voi käsitellä asiakirjaa nopeammin. Monilla yrityksillä on mallipohjaisia faksien kansilehtiä, joiden nimet ja logot on jo tulostettu sivulle.
Asiakirjan tiedot
Tyypillisessä faksin kansilehdessä on myös osa siitä syystä, miksi faksi lähetetään, tai kommentteja asiakirjan koteloon. Tämä osa on hyödyllinen, kun lähettäjällä on huolta siitä, ottaako joku lähetyksen vakavasti. Jos yritys esittää esimerkiksi ei-toivotun tarjouspyynnön, kansilehti voi ilmoittaa hyödyn vastaanottajalle lukemisen kautta. Asiakirjojen yksityiskohdat saattavat myös muistuttaa vastaanottajaa siitä, että faksatut materiaalit seuraavat aiempaa keskustelua tai sopimusta.
Päivämäärä ja sivunumerot
Lähetyspäivämäärä ja lähetettyjen sivujen määrä ovat myös kansilehdessä yleisiä elementtejä. Molemmat ovat tärkeitä tallennuksen ja tarkkuuden kannalta. Faksin päivämäärä antaa lähettäjälle todisteet siitä, että hän on täyttänyt tietyn määräajan. Faksin sivujen lukumäärä on erittäin tärkeä suojata epätäydellisiä lähetyksiä vastaan. Kansilehti voi ilmoittaa, "5 sivua kansilehden mukaan." Tämä hälyttää vastaanottajalle, että lähetyksen tulisi sisältää viisi sivua. Jos niitä puuttuu, vastaanottaja voi ilmoittaa lähettäjälle epätäydellisestä asiakirjasta.
Lisätiedot
Faksin kansilehteä käytetään myös välittämään tietosuoja- ja tietoturvatiedotteita tietyillä asiakirjoilla. Valtion virastot, rahoituslaitokset ja oikeudelliset toimistot ovat niiden organisaatioiden joukossa, joilla saattaa olla luottamuksellisuus- tai tietosuojalausuntoja kansilehdellä. Tämä ilmoitus ilmoittaa vastaanottajalle kotelon herkästä luonteesta ja auttaa varmistamaan vastuullisuuden luottamuksellisten asiakirjojen suojaamisessa. Faksit voivat myös sitoa vastaanottajaa laillisesti sopimus- tai sääntelyvaatimuksiin. Jotkin yritykset käyttävät faksilähetyksiä lähettämään muistiin liittyviä asiakirjoja ja sisältävät vain kansilehden yhteenvetona tai lyhyen viestin yhdellä sivulla.
