Usein liike-elämässä meidän on sisällytettävä saatekirje, jonka mukana tulee isompi raportti, joka voidaan lähettää postitse, erityisellä toimituksella tai jopa sähköpostilla. Virallisella saatekirjeellä on hyvin erityinen tarkoitus, ja se on kirjoitettava siten, että siinä otetaan käyttöön ja kuvaillaan sisältöä, toistetaan kertomuksen keskeinen teema sekä ilmoitetaan seuraavat vaiheet tai toteutettavat toimet.
Raportin kansilehden kirjoittaminen
Käytä yrityksen kirjepaperia paikallaan, jotta voit laatia raportin kirjeen kirjeen, joka liittyy siihen liittyvän asiakirjan merkitykseen. Jos käytät sähköpostia paikallaan, käsittele sitä paperin kansiviestinä sisällyttämällä kuvan yrityksen logosta sähköpostisivulle.
Sisällytä päivän päivämäärä sekä osoitetiedot, mukaan lukien etu- ja sukunimi, nimi, yrityksen nimi, kadun ja kaupungin osoite, postinumero. Käytä tervehdystä "Dear" ja sen jälkeen virallista tervehdystä, kuten lyhenteitä Mr., Mrs tai Ms, jos henkilö on muukalainen tai "Dear", jossa on vastaanottajan ensimmäinen ja / tai sukunimi, jos henkilö on tiedossa.
Ilmoittakaa kirjeessä olevan kirjeen tarkoitus käyttämällä sanoja, kuten ”Tässä kirjeessä on raportin nimi (tarkistus tai kommentti) (tai mikä tahansa haluttu toiminto). Käytä tätä tilaisuutta lyhyesti yhteenvetona siitä, mitä raportti on. Yritä tiivistää raportin tarkoitus mahdollisimman lyhyesti - yhdellä tai kahdella lauseella.
Huomaa tässä raportin lopputulos, mutta älä anna pois raportin havaintojen olemusta. Haluat, että lukija lukee varsinaisen raportin eikä pelkän kirjeen. Kannekirjelmässä pitäisi olla lukijan ruokahalua loppuraportissa.
Onko sinulla muodollinen päätelmä tai seuraava vaihe, jossa ilmoitat, mitkä haluamasi toimet ovat osoitetusta vastaanottajalta. Haluatko, että he välittävät asiakirjan tai allekirjoittavat asiakirjan tai koordinoivat isomman kokouksen havaintojen esittämiseksi? Olkaa hyvin tarkkoja seuraavista vaiheista sekä päivästä ja päivämäärästä, jos tarvitaan aikaherkkiä toimia.
Lopeta kansikirje virallisella allekirjoituksella, kuten Cordially, Very really tai Best regards. Lisää kirjeen tekijän nimi ja nimi. Luettele muiden henkilöiden nimet, jotka saavat raportin ja kirjeen kirjeen cc-luettelossa.
