On harvinaista, että yritys tekee kirjanpidonsa vanhanaikaisen pylväs- ja lyijykynämäärityksen avulla. Tietokoneet vaikuttivat valtavasti siihen, miten kirjanpitotyötä tehdään, ei vain suuryritysten vaan myös pienten yritysten osalta.Kirjanpitojärjestelmät ovat kohtuuhintaisia ja suhteellisen helppokäyttöisiä, mikä tekee niistä kannattavan vaihtoehdon monille yrityksille.
Pääkirjasto
Kirjanpitojärjestelmän selkärankaisen pääkirjan hallinta on tietokoneiden yleinen käyttö rahoitusalalla. Tilinumerot voidaan lisätä tai jäädä eläkkeelle helposti, jolloin pääkirja on hyvin joustava. Tilikoodien sisällä olevat segmentit voidaan määrittää tietyille toiminnoille, mikä helpottaa raportointia. Esimerkiksi kulujen kirjanpitokoodi voitaisiin asettaa järjestelmään 60235: ksi, "6" tarkoittaa, että tili on kustannus, "2" voi tarkoittaa osastoa, kuten myyntiä, ja "35" voisi tunnistaa myynnin erityinen markkinointiohjelma. Tämä asetus mahdollistaa tietyn osaston tai markkinointiohjelman kustannusten helpon kyselyn.
Velat
Laskun maksaminen vie usein paljon aikaa ja energiaa, erityisesti käytettäessä manuaalista järjestelmää. Ohjelmistoa käyttämällä voit maksaa laskun ja varata maksuun liittyvät kulut samanaikaisesti. Voit maksaa laskusi erissä ja tulostaa kaikki tarkastuksesi kerralla, mikä on merkittävä aika-säästäjä. Ei enää käsinkirjoitettuja tarkastuksia tai käsin kirjoitettuja kuluja. Kun toimittajat on syötetty järjestelmään, sinun ei tarvitse kirjoittaa niiden nimiä ja osoitteita uudestaan - ohjelmisto tallentaa nämä tiedot ja syöttää laskun numerot ja määrät vain, kun loput on täytetty - suuri etu tietokoneistetulta järjestelmään.
raportointi
Helppo raportointi on tietokonepohjaisen kirjanpito-ohjelman tunnettu etu. Virheet voidaan helposti tunnistaa, korjata ja raportit voidaan suorittaa uudelleen muutamassa minuutissa - mitä on mahdotonta suorittaa manuaalisen järjestelmän avulla. Koska kaikki laskutoimitukset tehdään tietokoneella, raportin tarkkuus on erittäin korkea, taloudellisten tietojen luotettavuus kasvaa. Kun kirjanpitotiedot on otettu järjestelmään, se voidaan koota ja käsitellä raporttien ja kyselyiden avulla, joita on yleensä helppo käyttää ja muokata. Kirjanpitojärjestelmät tarjoavat erilaisia raportointivaihtoehtoja, mukaan lukien mahdollisuus viedä tietoja laskentataulukkoon, jossa voit käsitellä tietoja.
Payroll
Palkkalaskenta, kirjanpidon alaosa, käsitellään usein tietokoneilla eikä käsin. Monimutkaisia laskelmia, kuten etuja ja veroja, suorittaa tietokone, mikä lisää oikeellisuutta ja tehokkuutta. Muutokset voidaan tehdä helposti ja ajoissa. Jos työntekijä haluaa lisätä veronpidätystä, nämä tiedot syötetään järjestelmään ja loput käsitellään palkkahallinnon järjestelmässä. Virheiden minimoimiseksi aika-arkit voidaan ladata suoraan järjestelmään ilman inhimillistä väliintuloa, mikä on huomattava aika-säästö yritykselle, jossa on useita tuntihenkilöitä.
