Henkilöstöhallinnon järjestelmä voi olla tietohallintajärjestelmä. Organisaatio käyttää HRMS-järjestelmää hallitsemaan tietoja työvoimastaan. Tämä tieto auttaa esimiehiä ja henkilöstöhallinnon ammattilaisia tekemään päätöksiä työntekijöistä. Ilman oikeita tietoja päätöksentekijöille HRMS: llä on vain muutamia sovelluksia, jotka eivät ylitä kirjanpitoa ja raportointia.
Luvaton pääsy
Kun organisaatio kerää henkilötietojaan HRMS: ssä, tietyt turvallisuusriskit voivat syntyä. Organisaatio käyttää varoja työntekijöiden yksityisten tietojen suojaamiseen sisäisiltä ja ulkoisilta uhilta. Sähköisen HRMS: n eräänä haittana on, että organisaation on kerättävä tietoja siitä, kuka käyttää työntekijän yksityisiä tietoja. Nämä tiedot edellyttävät tilintarkastusprosessin seurantaa, joka voi johtaa työntekijän tietoihin ilman lupaa tai ilman virallista tarkoitusta käyttävän työntekijän kurinpitoa tai syytteeseenpanoa.
Erikoisosaaminen
Tietojen hallinnan tarve on toinen HRMS: n mahdollinen haitta. Tämä tietojen hallinta ulottuu työntekijän yksityisten tietojen luvattomalta käytöltä. HRMS-järjestelmää käyttävän organisaation, kuten PeopleSoftin, on käytettävä omaa teknistä henkilökuntaa järjestelmän ohjelmointiin, vianmääritykseen, päivitykseen ja tukemiseen. Vaikka HRMS voi auttaa organisaatiota vähentämään henkilöstöhallinnon henkilöstön kustannuksia, se voisi lisätä vaatimuksia tekniselle henkilöstölle, jolla on erityisosaamista HRMS-ratkaisuun.
Tietojen syöttövirheet
HRMS on myös vain yhtä hyvä kuin ihmisen ohjelmoijat ja loppukäyttäjät. Korkean tason käyttäjät, kuten henkilöt, jotka päivittävät HR-päätiedoston, voivat syöttää vääriä tietoja tahallisesti tai virheellisesti. Jos tietoja päivitetään, muutetaan tai menetetään väärin, organisaatio voi kohdistaa julkisia sakkoja ja muita HR-päätiedoston vahingoittumiseen liittyviä kustannuksia. Valitse järjestelmä, jossa on paljon sisäistä valvontaa, jotta yksi työntekijä ei voi tehdä muutoksia yrityksen päätiedostoon.
