1980-luvulla ja 1990-luvulla vain keskisuuret ja suuret yritykset voisivat varata kalliita henkilöstötietojärjestelmiä (HRIS). Nämä ohjelmat vaativat suuria keskustietokoneita ja ammattitaitoisia ohjelmoijia käyttämään ja ylläpitämään niitä. Nykyään melkein jokainen yritys ei voi pelkästään varaa, vaan tarvitsee henkilöstötietojärjestelmän. Jopa alle kymmenen työntekijän yritys voi ostaa perus HRIS-ohjelman, joka voidaan asentaa pöytätietokoneeseen inhimillisten resurssien perusprosessien automatisoimiseksi.
Mikä on HRIS?
Pääasiassa HRIS on tietokanta tai tietokantojen yhdistelmä, joka jakaa tietoa. Esimerkiksi työntekijöiden palkka-tietokanta tallentaa kaikki työhakemuksiin liittyvät tiedot. Kun yritys palkkaa uuden työntekijän, henkilön perusdemografiset tiedot jaetaan muiden HRIS-moduulien kanssa, jotta HR-henkilöstön jäsenten ei tarvitse syöttää tietoja uudelleen.
Prosessien automatisointi ja tehostaminen
HRIS-järjestelmällä on kolme peruskomponenttia - työntekijöiden tiedot, palkka ja etuudet. Nämä edustavat organisaation henkilöstöosaston ydintoimintoja. HRIS auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan näitä prosesseja, mikä vapauttaa henkilöstöhallinnon henkilöstöä tekemään projektityötä ja puuttumaan ongelmiin. Esimerkiksi työntekijät käyttävät henkilötunnusta tai "pyyhkäistä" työntekijän henkilökorttia tarkistaakseen joka aamu sähköisellä kellolla, joka siirtää automaattisesti tiedot HRIS-järjestelmään. Tämä poistaa palkkahallinnon henkilökunnan tarpeesta syöttää työntekijöiden työtunteja manuaalisesti työaikakortista palkkajärjestelmään.
Työhakemusprosessi on toinen hyvä esimerkki siitä, miten HRIS voi vähentää kustannuksia. Monissa yrityksissä hakijat hakevat työpaikkoja Internetin kautta. Tämä tarkoittaa, että henkilöstöhallinnon henkilöstön ei tarvitse enää käsitellä, lajitella ja välittää sovelluksia asianmukaisiin osastoihin.
Raportointi ja päätöksenteon tuki
Koska HR-perusprosessit on automatisoitu ja kaikki tarvittavat tiedot tallennetaan liitettyihin tietokantoihin, HRIS yksinkertaistaa raportointi- ja hallintapäätösten tukitoimia. Useimmissa järjestelmissä on erilaisia vakiomuotoisia HR-raportteja, joita voidaan käyttää liiketoiminnan ja tulevaisuuden suunnitelmien hallinnointiin, kuten korvaus palkka-ajan ja vuoteen mennessä, ilmoittautuminen, työntekijöiden aika ja osallistuminen. Monet HR-järjestelmät auttavat käyttäjiä kehittämään ad hoc -raportteja analysoimaan tiettyjä kysymyksiä tai tunnistamaan suuntauksia, jotka auttavat hallintaa strategisessa suunnittelussa.
Legal Compliance Support
Nämä järjestelmät tuottavat raportteja ja asiakirjoja, joita valtion ja liittovaltion virastot tarvitsevat, kuten W-2-palkka- ja veroilmoitus, Equal Employment Opportunity Commission EEO-1 työnantajan yksityiskohdat ja yhteenvetoraportti sekä Department of Laborin sairaus- ja vahinkoraportti (OSHA 301 raportti).
HRIS voi auttaa yrityksiä neuvottelemaan työehtosopimuksia sisällyttämällä sopimuksen vaatimukset päivittäiseen toimintaan, kuten esimiesaikojen seuranta tarjousten, lomautusten ja palkankorotusten vuoksi. Tietotekniikka auttaa myös henkilöstöosastoa seuraamaan työntekijöiden epäkohtia ja suorituskykyä koskevia ongelmia.
HRIS-linkit
Järjestelmän hienostuneisuudesta riippuen HRIS-ohjelma mahdollistaa tietojen jakamisen ja integroinnin muihin keskeisiin liiketoimintajärjestelmiin, kuten rahoitukseen ja toimitusketjun hallintaan. Lisäksi jotkut järjestelmät voivat tarjota verkkoyhteyksiä sairausvakuutuksen harjoittajille ja eläkerahaston ylläpitäjille. Tämä mahdollistaa työnantajan ja vakuutuksen harjoittajan tai rahastonhoitajien jakaa työntekijöiden tiedot nopeasti ja helposti.
HRIS yhdistää myös yrityksen henkilöstöosaston johtajiin ja työntekijöihin. Intranetin käyttäminen - yrityksen omistama ja käyttämä turvallinen yksityinen tietokoneverkko - työntekijät voivat syöttää työtuntejaan, ilmoittautua etuusohjelmiin tai jatkokoulutuskursseihin ja saada viestejä henkilöstöosastolta.
