Hankintamenettelyjä ja -prosesseja on lukuisia, mutta on olemassa joitakin menettelyjä, joiden pitäisi olla yhteisiä kaikille hankintayksiköille. Näitä ovat toimittajien valinta, tietojen pyytäminen, tarjousten jättäminen, tarjousten arviointi, hankintasopimusten tekeminen ja tarkastus..
Toimittajan valinta
Organisaatioilla on yleensä edullinen luettelo hyväksytyistä toimittajista, joita hankintaosasto ylläpitää. Nämä ovat yrityksiä, jotka ovat käyneet läpi valintaprosessin ja todenneet parhaiten vastaavan yrityksen tarpeisiin.
Tiedon pyytäminen
Kun on olemassa vaatimus ostaa kohteita, joita nykyiset edulliset toimittajat eivät pysty hankkimaan, yritys tutkii yleensä markkinoita. Vaatimus lähetetään valituille toimittajille, joilta pyydetään tarjousta. Pieniä arvopyyntöjä varten tunnistetuille toimittajille lähetetään epävirallinen tietopyyntö tai tarjouspyyntö. Korkeampien arvojen kohteiden osalta noudatetaan täyttä tarjouskilpailua. Tämä voi usein kestää jopa kuusi kuukautta lopullisen sopimuksen tekemisen tarpeen tunnistamisesta.
Tarjousten palautus
Tavallisesti toimittajia pyydetään palauttamaan tarjouksensa nimetyille virkamiehille määrätyn ajan ja päivämäärän mukaan. Tarjouksissa voi olla kuvaus tavarantoimittajan tarjoamasta palvelusta tai tavaroista, tarvittavat kustannukset tarvittavan työn suorittamisesta tai tarvittavien tarvikkeiden toimittamisesta, yrityksen taloudelliset tiedot ja mahdolliset kysymykset, jotka osto-organisaatio on pyytänyt mahdolliselta toimittajalta.
Tarjousten arviointi
Kun tarjoukset / tarjoukset palautetaan, osto-organisaatiolla on yleensä tietty aika arvioida palautuksia, tehdä sopimuspäätös ja ilmoittaa sekä onnistuneille että epäonnistuneille toimittajille. Ennen tarjouspyyntöasiakirjojen lähettämistä osto-organisaatio kehittää pisteytyskriteerit, joiden perusteella hakijat merkitään ja luokitellaan. Hintojen ja laadun kaltaiset näkökohdat ovat tavallisia pisteytysperusteita.
Sopimuspalkkio
Kun tarjoukset on arvioitu ja arvostettu, toimittajille ilmoitetaan hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Onnistuneita toimittajia ilmoitetaan myös kirjallisesti. Hankintamenettelytavat tarjoavat epäonnistuneille tavarantoimittajille mahdollisuuden kertoa. Näin he voivat selvittää, miksi niiden tarjousta ei valittu ja ymmärtää paremmin tulevia tarjouksia.
Sopimuksen tekeminen
Kun palvelu / tarjonta on toimitettu, osto-organisaatio tarkistaa, että laatu, määrä ja eritelmä on täytetty. Tässä vaiheessa organisaatio antaa maksun. Monissa tapauksissa on vakiintunutta käytäntöä, että hankintaorganisaation ja hankintaorganisaation välillä on sopimuksen teko. Se tarjoaa kummallekin osapuolelle mahdollisuuden tarjota palautetta ja kehittää post mortem -asiakirja tulevia sopimuksia varten.
