Tietojen kartoitus on selkeä ja tehokas dokumentointimenetelmä yrityksille, jotka ovat jo kehittäneet menettelytapansa, toimintaperiaatteensa ja tukevat asiakirjat. Yritykset, jotka alkavat aloittaa menettelyjensä virallistamisen, voivat hyötyä myös informaatiokartoituksen dokumentointimenetelmästä. Tietojen kartoittaminen yksinkertaistaa dokumentaatiota estämällä ohjeiden tai tietojen päällekkäisyyden eri menettelyissä. Se tarjoaa myös muodon tietojen järjestämiseksi asiakirjassa siten, että se on helpommin ymmärrettävissä. Yrityksen asiakirjojen muuntaminen informaatiokarttamuodoksi voidaan tehdä muutamilla yksinkertaisilla, vaikkakin aikaa vievillä vaiheilla.
Tarkista kaikki yrityksen asiakirjat ja järjestele järjestelmällisesti sisältö samankaltaisia ohjeita sisältäviin luokkiin. Tarkenna luokan sisältöä poistamalla ristiriitoja ja päällekkäisyyksiä.
Monissa menettelyissä on esimerkiksi osa vastuusta. Tämäntyyppistä sisältöä varten koottaisiin kaikki "vastuualueet" -tyyppiset tiedot kaikissa asiakirjoissa. Näin voit nähdä ristiriitoja vastuualueilla tai alueilla, joissa yksi vastuu on päällekkäinen. Voit yksinkertaistaa sisältöä poistamalla päällekkäisyydet tai ristiriidat. Muita tällaisia sisältöjä on otettava huomioon määritelmät ja turvaohjeet.
Luo kullekin sisällön tyypille keskeiset asiakirjat tai muut tarkistetut tietovarastot.
Palaa esimerkkimme vastuumme, luo yksi asiakirja, jossa luetellaan viimeisessä vaiheessa tarkennetut vastuun sisällöt. Varmista, että käytät ohjeita, joissa vastuualueet toteutetaan. Näin varmistetaan, että dokumentaatio on oikein viitattu.
Nyt kun samanlainen sisältö siirretään keskeiseen asiakirjaan, vanha sisältö voidaan poistaa alkuperäisistä menettelyistä. Poista vanha sisältö alkuperäisistä menettelyistä viittaamalla uuteen keskeiseen asiakirjaan.
Päivitä jäljellä olevat asiakirjat sisältävä sisältö tarkistuksen aikana tietokartoitettuun muotoon. Järjestä asiakirjan sisältö ryhmittämällä asiaankuuluvat tiedot. Sisällytä alaotsikot. Käytä taulukoita mahdollisuuksien mukaan, jotta sisältö voidaan paremmin visualisoida. Luodaan parhaat käytännöt sisällyttämällä kaikki heimojen tuntemukset tai vaiheet, joita työntekijät yleensä suorittavat, mutta joita ei ole dokumentoitu menettelyssä.
vinkkejä
-
Tietojen kartoitus vaihtelee yksinkertaisesta monimutkaisuuteen ja sitä voidaan edelleen parantaa sisällyttämällä hallittavaksi mitattavissa oleva palaute. Monimutkaisemman toteutuksen kannalta ammattilaisten palveluita sellaisilta laitoksilta kuin perustajayhtiö Information Mapping, Inc. voidaan käyttää kartoitettujen tai kartoittamattomien prosessien optimointiin. (Katso resurssit)
