Kokouspöytäkirjojen asianmukainen tallentaminen on kriittinen vaihe, joka voidaan jättää huomiotta. Joissakin tapauksissa kokouspöytäkirjojen säilyttäminen voi olla oikeudellinen vaatimus. Olipa lakisääteinen vaatimus vai ei, se on hyvä tapa pitää kaikki keskittyneenä ja paikan päällä kokouksen jälkeen ja antaa historiallisen kirjaa organisaation toiminnasta.
Kokouksen esityslista
Esityslistan asettaminen auttaa pitämään kokouksen epäjohdonmukaisena ja sen avulla voit kirjoittaa pöytäkirjan ennakkoon. Tämä säästää aikaa ja helpottaa jokaisen aiheen aihioiden täyttämistä keskusteltaessa.
Alustavat tiedot
Merkitse asiakirjan "Kokouspöytäkirjat päivämäärä" yläreuna. " Luettele oikeassa yläkulmassa kokouksen perustiedot. Huomaa yrityksen nimi, kokouksen päivämäärä ja sijainti sekä kokousten alkamis- ja päättymisajat.
Kuka osallistui
Pöytäkirjoissa on näytettävä, kuka osallistui kokoukseen. Luettele kunkin henkilön nimi ja nimi. Jos osallistujat ovat toisesta organisaatiosta tai ne asetetaan puhelimeen, tämä on huomattava. Huomaa myös, kuka kokoontui pöytäkirjaan, joka on yleensä yrityssihteeri.
Keskusteluaiheet
Pidä keskusteluaiheet yksinkertaisina pöytäkirjojen laatimisessa. Älä lainaa, mitä kukin henkilö sanoi. Pidä kiinni aiheen perusmäärityksestä ja ilmoita selkeästi, mikä päätös tai tulos on saavutettu. Pöytäkirjoissa ei ole tarvetta tarkentaa.
Kirjoita minuutit välittömästi
Kirjoita kokouspöytäkirjat välittömästi. Mitä enemmän aikaa kuluu ennen minuuttien kirjoittamista, sitä todennäköisemmin unohdat jotain tärkeää. Joidenkin mielestä on hyödyllistä, että nauhuri on kokouksen aikana tallennettu, jotta voit tarkistaa tarpeen mukaan pöytäkirjaa laadittaessa. Jaa kokouksen pöytäkirja kaikille niille, jotka ovat osallistuneet.
