Asiakaspalvelijat voivat tarjota yleisölle uusia näkökulmia ja asiantuntemuksen hyötyä riippumatta siitä, onko sinulla yritysrekisteröinti, yleissopimus tai muu erityinen tapahtuma. Tarkistuslista voi auttaa järjestämään järjestelyt niin, että kaikki toimii sujuvasti. Organisaation vuoksi jaa tarkistuslista alueille: matka-, rahoitus-, teknologia-, osoite- ja puhujan tarpeet. Isäntä ja puhuja voivat luoda näihin luokkiin tarkistuslistoja varmistaakseen, ettei tapahtumalla ole ongelmia.
Matkajärjestelyt
Vieraiden puhujien, olipa kyse sitten maksetuista tai vapaaehtoisista, on yleensä matkustettava puhekumppanuuteen. Tähän voi sisältyä merkittäviä matkustussuunnitelmia, kuten lentoliput ja hotelli, tai yksinkertainen autonvuokraus. Vastaanottavan organisaation tehtävänä on tehdä järjestelyjä. Selvitä, mistä puhuja tulee, millaista kuljetusta hän tarvitsee ja mieltymyksensä saapumisaikaa ja lähtöaikaa varten.Hanki myös puhujan asiaankuuluvat tiedot, kuten syntymäaika, jota tarvitaan joihinkin varauksiin. Sen jälkeen tarkistuslistan tulisi sisältää varausmatkat - varata hotelli tarvittaessa ja järjestää maaliikenne, kuten auto. Lisää muistiinpano, jolla voit vahvistaa kaikki järjestelyt muutaman päivän ennen sitoutumista. Kaiuttimien tarkistuslistojen tulisi sisältää myös isännän tietojen toimittaminen ja vahvistavat tiedot.
Rahoitusjärjestelyt
Isäntälaitteen tarkistuslistan kohdissa tulisi olla vahvistus siitä, että maksu suoritettiin puhujalle. Usein kaiuttimille maksetaan osa ennen tapahtumaa pidätinlajina ja osa sen jälkeen, kun sitoutuminen on suoritettu onnistuneesti. Jos näin on, tee kaksi tarkistuslistaa, jotta et unohda. Puhujan taloudellisen tarkistuslistan tulisi sisältää isännän toimittaminen kaikille asiaankuuluville yksityiskohdille, kuten osoite tai tilinumeron suoralle talletukselle, sekä vahvistetaan, että maksu on suoritettu.
Teknologian tarpeet
Monet vieraat puhujat käyttävät teknologiaa osana osoitettaan. Vieraiden puhujien tulisi laatia luettelo kaikesta, mitä he tarvitsevat - mukaan lukien kannettavat tietokoneet, piirtoheitin ja näyttö, kaapelit, osoitin, mikrofoni ja niin edelleen. Isäntä pyytää tätä tietoa ja lisätä käytännön kohteita, kuten virtajohdot, varmuuskopiotietokoneet ja tekninen henkilö, joka voi käsitellä ongelmia.
Puhe ja materiaalit
Isäntäorganisaatioiden olisi tehtävä selväksi, mitä he etsivät kaiuttimelta. Tähän voi sisältyä tietty aihe, johon haluat vastata, tai käytännön yksityiskohtia, kuten osoitteen pituus. Tee luettelo kaikista ja lähetä se kaiuttimelle. Kaiuttimessa tämä tarkistuslista sisältää osoitteen viimeistelyn ja muokkaamisen. Kaiuttimen tulee myös tarkistaa, että luodaan kopioita kopioista puheesta ja tukimateriaaleista, kuten PowerPointista. Vastaanottajan ja puhujan tulisi työskennellä yhdessä etukäteen selvittääkseen, toimittaako puhuja ennakolta kopion osoitteesta, ehkä medialle tai viittomakielen tulkille.
Huolehdi kaiuttimesta
Tämä tarkistuslistan osa on isäntä, ei kaiutin. Kaiutinta tulisi pitää VIP-tapahtumana tapahtumaan. Määritä henkilö toimimaan yhteyshenkilönä ja hoitajana puhujalle ja anna puhujalle osoitetun henkilön yhteystiedot. Tapahtuman päivänä varmista, että käsittelijä tietää, mihin tervetuloa puhuja, ja antaa tarvittavat päivitykset tapahtumalle ja tärkeät yksityiskohdat. Hävittäjän on myös esiteltävä puhuja organisaation tärkeille ihmisille. Lisää kohteita tarkistuslistaan, joka takaa puhujan mukavuuden tapahtuman aikana, kuten pullot vettä podiumilla. Lisää lopuksi tarkistuslistan kohdat, jotka muistuttavat itseäsi kiittämään puhujaa tapahtuman jälkeen - ehkä käsin kirjoitetulla muistiinpanolla tai kukka-asetuksella - ja viimeistelemään maksut.
