Olitpa sitten järjestämässä liike-elämän perääntyä, heittäkää puoluetta hyväntekeväisyysjärjestölle tai järjestäkää poliittinen konferenssi, jossa osoitat kunnioitusta ja ystävällisyyttä kaikille vieraille, varmistaa, että tapahtuma on menestys. Erinomaiset vieraat edellyttävät kuitenkin enemmän suunnittelua ja huomiota. Päivällisestä etiketistä johdannossa oleviin puheenvuoroihin majoitukseen on tärkeää auttaa vieraasi tuntemaan olonsa mukavaksi, arvostetuksi ja arvostetuksi. Samaan aikaan jopa erinomaiset vieraat voidaan hemmotella tai jatkuvalla painostuksella. Suunnittele tapahtuma niin, että vieraallasi on aikaa rentoutua ja ladata kokouksia, aterioita ja istuntoja.
Tervetuloa vieraasi henkilökohtaisesti. Olitpa tapaamassa erinomaista vierasta lentokentällä tai juuri ennen virallista kokousta, tervetuloa häntä ystävälliseen kättelyyn ja lyhyt esittely. Jatka ottamalla käyttöön kaikki mukana olevat yhteistyökumppanit vieraillesi. Saatat esimerkiksi sanoa: ”Ms.Tärkeä vieras, haluaisin esitellä teille organisaation mainosedustaja, Jack Jackson."
Esittele vieraille tapahtuman esityslista, joka kertoo kokousajat ja paikat, järjestetyt ateriat, ryhmätyöt ja seisokit. Tutustu vieraanne kokoukseen tai tapahtumapaikkaan ja esittele häntä jatkossakin mukana oleville yhteistyökumppaneille.
Tee vierailustasi mahdollisimman mukava. Jos tapahtumasi vaatii yöpymispaikkaa, varaa huone etukäteen. Onko sinulla kopio tapahtuman esityslistasta huoneessa sekä yhteystiedot itsellesi ja muille tapahtuman suunnittelijoille. Varmista lisäksi, että kokoustilat ovat siistejä, järjestettyjä ja hyvin merkittyjä.
Seuraa virka-etikettiä virallisille illallisjuhlille. Erinomainen vieraasi tulisi istua isännän oikealla puolella. Paikkakortteja voidaan käyttää vieraiden istumajärjestelyjen tunnistamiseen.
Kirjoita ja suorita lyhyt mutta ammattimainen puhe esittelemään erottuva vieras, jos hän aikoo puhua kokouksessa, lounaalla tai illallisella. Muuten pidä vieraasi tervetulleena tiiviit huomautukset, jotka koskevat hänen asemaansa tai kunnianosoituksiaan kokouksessa tai tapahtumassa, jossa hän on osallistuja. Johdanto-puheen, sinun täytyy valmistautua etukäteen, kehittämällä lyhyt biografinen luonnos kaiuttimestasi tutkimalla hänen valtakirjojaan, saavutuksiaan ja kunnianosoituksiaan. Johdanto-osassa olisi käsiteltävä käsiteltävää aihetta, aiheen merkitystä ja lyhyt katsaus puhujan valtakirjoihin. Tallenna hänen nimensä viimeiseksi, sekä rakentaa vauhtia että kiertää yleisöä tervetulleeksi vieraana.
