Kokouksen johtaminen ei ole aina helppoa. Ihmiset ovat tunnettuja epämiellyttävistä kokouksista, ohittamatta heitä eivätkä kiinnitä huomiota, kun he osallistuvat. Jos joudut johtamaan kokousta, useiden järkeäisten vaiheiden toteuttaminen varmistaa osallistujienne johtopäätöksen siitä, että kokous oli kannattavaa ja tehokasta.
Julkaise kokouksen päivämäärä ja kellonaika hyvissä ajoin, jotta osallistujat voivat pitää aikataulunsa selkeinä. Lähetä myös sähköpostitse muistutus edellisenä päivänä. Lopuksi on hyödyllistä ilmoittaa intercomista 15 minuuttia ennen. Tämä minimoi todennäköisyyden, että joku unohtaa osallistua.
Aloita ajoissa. Tämä osoittaa kunnioitusta täsmällisiin ihmisiin. Hyväksy latecomers, kun olet lainkaan. Kokouksen viivästymistä ei tarvitse mainita.
Järjestä teknologia etukäteen ja varmista, että kaikki on kunnossa. Mikään ei ole huonompi osallistujille kuin katsella, että kamppailet kannettavan tietokoneen kanssa 15 minuutin ajan.
Onko sinulla esityslista, pidä se mahdollisimman lyhyenä ja pidä se kiinni. Lähetä esityslista etukäteen, jotta osallistujat voivat ajatella sitä. Kokouksessa, jos joku ajaa esityslistalta, sanokaa: "Ajatteleko tämä huoli seuraavan kokouksen esityslistalle."
Varmista, että kokouksenne on hyvin selkeä. Esityslistan olisi autettava tätä, mutta sinun on selkeytettävä. Varmista, että on selvää, onko tarkoitus ratkaista ongelma, keskustella vaihtoehdoista tai suorittaa koulutusta. Varmista, että jokainen tietää tarkalleen, miksi he ovat läsnä.
Muista, että ihmiset oppivat eri tavoin. Käytä erilaisia medioita - visuaalisia, kuuloisia, jopa fyysisiä aktiviteetteja - välittääksesi pisteesi.
Pyydä ihmisiä kirjoittamaan muistiin kaikki aiheeseen liittyvät ylimääräiset ajatukset ja jättämään ne pinoon matkallaan kokouksen lopussa. Myöhemmin, anna jokaiselle osallistujalle kokouspöytäkirja tai sen sijaan sähköposti.
vinkkejä
-
Jos kokous on pidempi kuin 30 minuuttia, harkitse osan suklaiden ottamista osallistujille.
Varoitus
Vältä aiheen poistumista. Tämä on yksi tärkeimmistä syistä, joiden vuoksi ihmiset kokevat kokoukset ajanhukkaa.
