Seurantataulukon luominen kustannussäästöjen ja kustannusten välttämisen avulla organisaatiosi voi raportoida tarkasti sekä ”kovat” että ”pehmeät” säästöt. Kovat säästöt näkyvät alhaisemmina kustannuksina edelliseen vuoteen verrattuna. Pehmeät säästöt ovat vähemmän konkreettisia, ja ne voivat sisältää neuvotteluja alhaisemmasta kustannusten noususta toimittajalta tai "maksuttomasta" koulutuksesta, johon liittyy korkojen nousu. Laskentataulukon kehittäminen säästöjen seuraamiseksi on ratkaisevan tärkeää, jotta kannustetaan ostajia.
Tarvittavat kohteet
-
Taulukkolaskentaohjelma
-
Aikaisemmat toimintakulut
-
sopimuksia
Ryhmän toimintakulut loogisiksi luokiksi. Luokat voivat olla tyypin mukaan, kuten ryhmitellä kaikki apuohjelmat yhteen. Jos useat työntekijät ovat vastuussa hankinnasta, vastuuhenkilön ryhmäkulut.
Kirjoita taulukon ensimmäiseen soluun otsikko "Kulut". Syötä alla olevan luokan nimi ja sitten luettelon alla olevat solut. Toista jokaiselle luokalle.
Kirjoita seuraavaan sarakkeeseen sarakeotsikko "Aktuaalit" ja vuosi. Sen alapuolella syötetään soluun kulutetut kulut kunkin kustannuksen nimen oikealle puolelle. Merkitse seuraava sarake "Säädöt" ja kirjoita sopimukseen liittyvät korotukset tai vähennykset samaan kustannusriviin, johon sitä sovelletaan. Merkitse seuraava sarake "Benchmark" ja kirjoita kaava, jolla kerrotaan todelliset määrät yhdellä plus säätö: (Todellinen * (1 + Säätö)).
Tunnista viime vuonna tuotettujen tuotteiden määrä ja ensi vuoden suunniteltu tuotanto. Kirjoita seuraavan rivin yläreunaan "Yksikköä kohti.". Kaikkien sovellettavien kulujen, kuten materiaalin ja työvoiman kohdalla, anna kaava, jolla voit mukauttaa vertailuarvoa uusiin määriin: (Benchmark / Quantity Viime vuosi * Määrä tänä vuonna).
Kirjoita "Aktuaalit" ja kuluva vuosi seuraavan sarakkeen yläriville ja jätä se tyhjäksi, kunnes todelliset kulut ovat tiedossa. Anna seuraava sarake "Ero". Kirjoita jokaisesta kustannuksesta kaava, joka vähentää tämän vuoden todelliset kulut vertailuarvon sarakkeessa olevasta numerosta.
Lisää jokaisen luokan jälkeen kaksi tyhjää riviä. Kirjoita ensimmäiselle riville “Yhteensä”. Kirjoita sen vieressä olevaan soluun kaava, jolla voit lisätä kaikki kyseisen luokan kulut yhteen ja kopioida sen laskentataulukon kaikkiin sarakkeisiin. Viimeisen luokan jälkeen kirjoita “Total” ensimmäiseen sarakkeeseen ja sen vieressä olevaan soluun, kirjoita kaava lisätäksesi kaikki kategorian välilaskut yhteen. Kopioi tämä taulukon kaikissa sarakkeissa.
Syötä kustannukset uusien sopimusten allekirjoittamisen tai tosiasiallisten laskujen vastaanottamisen yhteydessä. Lisää uusia rivejä uusiin kustannuksiin tai kirjaa kustannusten välttämisen säästöt.
vinkkejä
-
Paranna kokonaiskustannuksia päättämällä etukäteen, miten säästöt palkitaan. Tärkeimpiin päätöksiin kuuluu, palkitaanko työntekijät nettokustannuksista kaikista kuluistaan ja käsitellään aineettomia säästöjä, jotka vaikuttavat toiseen luokkaan. Säätöpylvästä voidaan käyttää myös tavoitteiden asettamiseen. Halutun säästöprosentin asettaminen kullekin luokalle luo vertailuarvot jokaiselle kustannukselle. Muista sisällyttää prosessin parannukset, jotka johtavat alhaisempiin toimintakustannuksiin tai työajan lyhentämiseen.
