Ennen kuin sähköpostiviestit tulivat suosiotaan, faksilähetykset esittivät ainoan tavan lähettää kirjallinen viestintä nopeasti. He voisivat tarjota papereita ja tulosteita muutaman minuutin kuluessa satojen tai tuhansien kilometrien yli. Koska sähköposti on tullut laajaan käyttöön, joillakin yrityksillä on täysin hylätty faksi. Fakseilla on kuitenkin joitakin etuja sähköpostiviestintään nähden.
Paperiongelmat
Koska faksilähetykset käyttävät paperia ja sähköpostia, paperin ongelmat asettavat faksiviestinnän epäedulliseen asemaan. Tulostimien tavoin faksilaitteet voivat kokea paperitukoksia. Toisin kuin tulostimet, nämä paperitukokset voivat esiintyä yhdessä kahdesta koneesta, jotka tarvitaan faksin lähetyksen suorittamiseen. Alkuperäinen asiakirja voi juuttua lähettävään faksilaitteeseen, jolloin asiakirja voi olla käyttökelvoton, jos tukos on tarpeeksi vakava. Vastaanottopäässä tulostettava paperi voi tukkeutua faksilaitteeseen ja häiritä koko prosessia. Vastaanottava kone voi myös loppua paperista, ja käyttäjä tältä osin ei ehkä ymmärrä, että paperi on mennyt jonkin aikaa. Tämä viive saattaa aiheuttaa ajankohtaisen viestinnän vastaamatta tunneille tai jopa päiville.
Yksivaiheinen prosessi
Yksi suurimmista vahvuuksista faksilähetyksissä tapahtuu, kun henkilö käsittelee allekirjoitettua asiakirjaa tai asiakirjaa, joka on olemassa vain paperiversiossa. Jos kyseinen henkilö haluaa lähettää asiakirjan sähköpostitse, hänen on kuvattava asiakirja skannerilla tai monitoimitulostimella. Tämän jälkeen käyttäjän täytyy muokata skannattua kuvaa ennen kuin valitset tietokoneen kiintolevyllä olevan kohdan tallentaaksesi skannatun asiakirjan. Kun henkilö lähettää sähköpostin, skannaustiedosto on liitettävä sähköpostiviestiin. Sen sijaan faksiä käyttävä henkilö sijoittaa asiakirjan vain laitteeseen ja osuu muutamaan näppäimeen, jotta se lähetetään vastaanottavalle osapuolelle.
editointi
Sähköpostiin lähetettyjä asiakirjoja voi muokata käyttäjä, kun taas faksilla lähetetyt asiakirjat eivät voi. Tilanteissa, joissa osapuolet tekevät yhteistyötä projektissa, kyky muokata asiakirjaa helpottaa yhteistyötä, jolloin molemmille käyttäjille on helppo tehdä nopeasti muutoksia. Jos molemmat osapuolet ovat vastakkaista suhdetta, faksilähetys voi olla houkuttelevampi. Kirjatun faksiasiakirjan luonne tekee asiakirjan muuttamisesta vaikeaksi tai manipuloida toista osapuolta.
Yhdistelmä
Monet tietokoneet ja tulostimet voivat tänään lähettää sekä fakseja että sähköpostiviestejä. Tämä tarkoittaa, että digitaaliset tiedostot voidaan lähettää tietokoneelta faksilaitteeseen, jossa ne toimitetaan paperiasiakirjana. Nämä tietokoneet ja tulostimet voivat myös vastaanottaa faksilähetyksiä faksilaitteista, mikä tarjoaa sekä faksin että sähköpostin edut.
