Yritykset ja organisaatiot ovat riippuvaisia tietoliikenneyhteyksistä, jotka pysyvät avoimina ja pysyvät luotettavina eri osien ja osastojen välillä. Ilman kykyä kommunikoida tehokkaasti yrityksen toiminnot alkavat hajota todellisen nopeasti. Kuitenkin jokainen, joka viestii omalla tavallaan samanaikaisesti, johtaa myös kaaokseen. Tässä on työympäristöprotokollat.
Määritetyt protokollat
Yksinkertaisesti sanottuna protokollat ovat sisäisiä sääntöjä, joita organisaation jäsenten on noudatettava ja käytettävä. Varmistamalla, että kohdennetut toimet hoidetaan protokollien mukaisesti, organisaatio varmistaa johdonmukaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden kaikilla tasoilla. Haittapuoli on kuitenkin se, että liian monet pöytäkirjat johtavat irtisanomisiin, byrokratiaan ja, mikä pahempaa, tarpeettomiin viivästyksiin. Tämä toimii sellaista organisaatiota vastaan, joka yrittää olla ketterä ja joustava. Tasapaino vaatimustenmukaisuuden ja reagointikyvyn välillä.
Sähköinen viestintä
Lisätään haasteita, jotka johtuvat siitä, miten saman organisaation ihmiset kommunikoivat, sähköiset ja tietokoneistetut menetelmät ovat vaikeuttaneet ongelmaa. Sähköisen viestinnän nopeus johtaa usein ongelmiin nopeammin ja leviää edelleen, kun virheitä tehdään. Älypuhelimet, sähköposti, pikaviestit ja tietokonetiedostot lisäävät vain viestintää.
Kirjallinen viestintä
Kirjalliset viestit, jotka ovat perinteisimpiä yritysviestintämenetelmiä, ovat organisaatioiden helposti standardoitavissa, jotta ne voidaan reitittää oikein ja priorisoida oikein. Tämä tapahtuu valitsemalla erilaisia menetelmiä eri tärkeysasteille. Sähköpostia, muistiinpanoja ja perusviestejä voidaan käyttää päivittäiseen viestintään. Yrityksen kirjelomakkeissa olevat kirjoitukset ja kirjeet esittelevät asiaa enemmän muodollisesti. Pidä huolenaiheena olevat asiakirjat ja raportit poliittisista keskusteluista ja tärkeistä päätöksentekotoimista.
Sähköinen viestintä
Sähköpostien, pikaviestien ja Internetin ongelmana on, että organisaatiot menettävät usein viestin ja yleisön hallinnan hyvin nopeasti. Organisaatiot ovat hyvin koulutettuja kouluttamalla henkilöstöä säännöllisesti sähköisen viestinnän riskeistä ja riskeistä, varmistaen nämä työkalut päivittäiseen, säännölliseen viestintään ja koulutukseen henkilöstön ymmärrystä siitä, miten vanhoja viestejä voidaan säännöllisesti puhdistaa ja pitää vain tärkeitä tietoja. Liian usein ihmiset käyttävät näitä työkaluja typeriin tai henkilökohtaisiin viesteihin. Tulokset voivat vaihdella kiusallisesta vakavaan, jos nämä tiedostot myöhemmin herätetään oikeustapauksissa tai oikeudellisissa asioissa.
Kirjoitussäännöt
Osana pöytäkirjoja organisaatiot hyötyvät myös siitä, että kaikki viestinnät noudattavat selkeitä sääntöjä. Tämä tarkoittaa sen varmistamista, että henkilökunta ymmärtää, miten kommunikoida oikein kirjallisesti. Nopeat, hyvät akronymit, kuten LOL, WTB, WU, LTR ja niin edelleen, eivät kuulu ammatillisiin kirjoituksiin. Henkilökunnan on ymmärrettävä, että heidän täytyy kommunikoida oikeassa kielessä, joka asettaa palkkion oikeinkirjoitukseen ja kielioppiin.
Verbaalinen viestintä
Verbaalisen viestinnän pöytäkirjat voidaan toteuttaa samalla tavalla kuin kirjalliset asiakirjat. Sanallisia kokouksia varten olisi oltava tasoja, mukaan lukien satunnainen keskustelu, viralliset kokoukset, hierarkiatapaamiset ja päätöksenteko / päätöksenteko. Jokaisella näistä yhteystapahtumista pitäisi olla ymmärretty odotus siitä, miten kommunikoida, kuinka kauan ja miten prosessit reaktioita ja päätöksiä. Tämän laiminlyönti yrityksessä johtaa usein ad hoc -vuorovaikutukseen, joka, vaikka se on mukava pienissä ryhmissä, alkaa aiheuttaa ongelmia organisaatioiden kasvaessa.
