Valvojien, ikäisensä ja alaistensa pitäminen hyvin tietoisina on välttämätöntä sujuvan toimiston kannalta. Vaikka paljon päivittäisiä tietoja vaihdetaan henkilökohtaisesti, sähköpostitse tai puhelimitse, joskus on tarpeen kirjoittaa toimisto-muistio, joka muistuttaa jo käydyistä keskusteluista ja toimista (mukaan lukien työntekijöiden arvioinnit) ja / tai antaa jokainen "päätä ylöspäin" tulevista muutoksista. Tässä kerrotaan, mitä haluatte kerätä ajatuksiasi ja kirjoittaa tehokkaan muistion.
Tunnista kirjoitettavan muistion tarkoitus. Yritä tehdä yhteenveto yhdellä lyhyellä lauseella. Esimerkkejä: uusien työntekijöiden suuntaus; Uudet menettelyt matkustusvaatimusten käsittelyyn; Loma Potluck. Tämä lause muodostaa "Aihe" -rivin muistion yläosassa suoraan osoitteen alla.
Tunnista henkilöt, joihin muistio tulee. Jos se on vain muutama henkilö, muistio tunnistaa ne kukin nimen, otsikon ja osaston mukaan. Jos kuitenkin se menee suurelle ryhmälle, ne tunnistetaan kollektiivisella nimikkeellä. Esimerkkejä: Kaikki työntekijät; Osa 4 Johtajat; Toimistotukihenkilöstö. Nämä tiedot sijoitetaan muistion riville.
Tunnista itsesi ja nimesi From-riviltä. Vaikka kaikki tietävät sinut "Bob", sinun pitäisi tunnistaa itsesi sekä etu- että sukunimelläsi.
Noudata muistion sisältöä noudattaen sääntöä 3; kerro erityisesti lukijoillesi, mitä aiot kertoa heille, kerro heille, mikä se on, ja lopeta toistamalla, mitä olet juuri kertonut heille. Esimerkiksi muistionne muistuttaa työntekijöitänne muistuttavan, että loma-ajan häiriöt tekevät siitä varkaille suositun aikaa varastaa tavarat, kuten kukkarot ja henkilökohtaiset tavarat. Ensimmäisessä kohdassa neuvoo heitä tarpeesta olla varovaisia. Toisessa kappaleessa esitettäisiin vihjeitä lukituspöydistä ja ovista ja että ne olisivat tietoisia kävijöistä. Kolmannessa kohdassa suositellaan toimia, jos ne noudattavat epäilyttävää käyttäytymistä tai ovat toimiston varkauden uhreja.
Käytä luettelomerkkejä muistiinpanoihin, jotka tarjoavat menettelysisältöä tai mitä tahansa tarkistuslistaa. Näitä on paljon helpompi seurata ja ymmärtää kuin sisällyttää ne narratiiviseen kappaleeseen.
Noudata 1-tuumaisen reunan sääntöä sivun vasemmalla ja oikealla puolella ja alareunassa. Sivun yläreuna on luultavasti jonkinlainen kirjelomake tai malli, joka laskee ylimmän marginaalin alas useita tuumaa. Jos sinulla ei ole kirjelomaketta, voit luoda mukavan näköisen asiakirjan itse keskittämällä sanan "MEMO" lihavoituna 2 tai 3 tuumaa alaspäin sivun yläreunasta. "To:", "From:" ja "Subject:" kirjoitettaisiin vasemmassa reunassa. Muistion runko on yksiosainen.
Käytä 12 pt. fonttia, joka on helppo vastaanottajille lukea. Times New Roman ja Courier ovat vakiona; Bookman ja Palatino ovat myös hyväksyttäviä.
Korjaa sisältösi perusteellisesti ennen tulostamista.
Kopioi niin monta kopiota kuin tarvitset ja jaa ne vastaanottajille.
vinkkejä
-
Pidä muistio aina kun mahdollista, yhdelle sivulle. Niin paljon kuin jokainen toimistossa on tehtävä, kaikki muistiinpanot, jotka kulkevat useille sivuille, on todennäköisesti varattu myöhempää lukemista varten ja lopulta siirtyy pinon pohjaan. Jos sisältö on luonteeltaan kiireellinen tai se koskee tulevaa kokousta, joka on tarpeen niiden kalentereihin, varmista, että tämä erottuu aihepiiristä, jotta lukijat eivät menetä sitä.
Varoitus
Jos muistion sisältö on negatiivinen tai ehkä kirjoitettu häiritsevän hetken hengessä, aseta se sivuun muutaman tunnin tai seuraavan päivän ajaksi ja lue se uudelleen.
