Rekrytoinnin ja säilyttämisen ohella koulutus on yksi tehokkaan henkilöstöjohtamisen kolmesta keskeisestä näkökulmasta. Ennen kuin istut alas työskentelemään, mitä työntekijöiden koulutusohjelmassa pitäisi olla mukana, on kuitenkin hyödyllistä suorittaa työntekijän SWOT-analyysi ja tarkastella yrityksen vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia.
Ensinnäkin koota tiimi luodaksesi SWOT-analyysin. Tämä voi olla yrityksen eri toimialojen johtajien rajat ylittävä työryhmä, joilla kaikilla on jonkin verran osuutta suuren henkilöstön koulutusohjelman kehittämisestä. Joukkueeseen voi kuulua työntekijöitä, jotka ovat olleet koulutuksen kautta, onnistuneita tiimin jäseniä, jotka tietävät, missä mahdollisuudet ovat, tai yrityksen koulutuksen asiantuntijoita. Vaihtoehtoisesti SWOT-tiimi voi olla pienempi ryhmä, ehkä jopa vain yksi henkilö, joka tuntee läheisesti sekä työntekijät että yrityksen koulutustarpeet. Suurempi joukkue on yleensä parempi (ilman liian suurta), koska enemmän ideoita tuodaan pöydälle.
Ennen aloittamista on tärkeää, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää, mitä teet ja miksi teet sen. Kaikkien tiimin jäsenten tulisi tuntea paitsi SWOT-prosessi, myös prosessin erityinen haluttu tulos ja työntekijöiden yleinen koulutusaloite. Anna kaikille tausta ja aloita.
Useimmissa SWOT-ryhmissä on yksinkertaisinta aloittaa vahvuuksilla. Nämä ovat nykyisen työntekijäpohjan vahvuudet, asiat, joita työntekijät voivat aina parantaa, vaikka työntekijöitä voitaisiin aina parantaa. Jos työntekijät ovat kaikki lähteviä ja ystävällisiä, se on vahvuus. Jos he lähettävät jatkuvasti vaadittuja raportteja ajoissa, se on vahvuus. Vahvuudet ovat kohteita, jotka eivät todennäköisesti tarvitse antaa korkeaa prioriteettia uudessa työntekijäkehitysohjelmassa, sen lisäksi, mitä on jo tehty näiden taitojen kouluttamiseksi. Tee kattava luettelo työntekijöiden vahvuuksista ja varmista, että kaikki tiimin jäsenet ovat yhtä mieltä siitä, että nämä ovat todellakin vahvuuksia.
Vahvojen jälkeen looginen paikka liikkua on heikkouksia. Nämä ovat alueita, joilla työntekijöitä on parannettava eniten, todennäköisesti alueet, jotka tekivät yrityksesi päätökseen tutkia työntekijöiden koulutusta ja kehittämisprosessia. Jos asiakaspalvelutiimi ei kykene houkuttelemaan peruuttavia asiakkaita pysymään yrityksessänne, se on heikkous. Jos toimintojen johtaja ei voi lukea tulosraporttia, se on heikkouksia. Heikkoudet ovat kohteita, joita tiimi haluaa lopulta sijoittaa korkeana prioriteettina työntekijöiden koulutusprosessissa. Luo jälleen kattava luettelo työntekijöiden heikkouksista ja olla rehellinen.
SWOT-analyyseissä, joissa vahvuudet ja heikkoudet ovat yleensä sisäisiä, mahdollisuuksia ja uhkia löytyy katsomalla ryhmän ulkopuolelta. Vaikka vahvuudet ja heikkoudet ovat sitä, mitä olette nähneet menneisyydessä ja näet nyt, mahdollisuudet ja uhkat ovat se, mitä alatte nähdä nyt, mutta näkee enemmän tulevaisuudessa. Mahdollisuudet esimerkiksi myyntitiimille voisivat olla uusi tuote, ominaisuus tai hintapiste, jonka kautta jälleenmyyjät voivat myydä (joka tässä tapauksessa ilmeisesti tarjoaisi työntekijöiden koulutusmahdollisuuden). Tilinpäätöksen jakamisen mahdollisuus voisi olla uusi vero-ohjelmisto tai uusi online-arkistointi, joka luo jälleen koulutusmahdollisuuden.
Lopuksi SWOT: n loppuun saattamiseksi on harkittava ulkoisten uhkien realistista ja perusteellista tutkimista. Uhkat ovat niitä ohjelmia, ominaisuuksia tai tapahtumia, jotka lähestyvät työntekijääsi ja jotka voivat haitata liiketoiminnan tehokkuutta tai tehokkuutta. Tämä uusi vero-ohjelmisto, joka oli tilaisuus tehostaa kirjanpitoa, voisi olla myös uhka; loppujen lopuksi, jos kirjanpitäjät eivät ymmärrä riittävästi, miten sitä käytetään, se voi hidastaa niitä. Kilpailija, joka tarjoaa uuden, matalamman hintapisteen, voi aiheuttaa uhkaa myyntihenkilöstölle, koska he voisivat menettää myyntiään, jos heillä ei ole riittävästi koulutusta myydä tätä alempaa hintaa vastaan.
Kun SWOT on täysin koottu ja tiimi hyväksyy sen, vaikein osa alkaa: sinun on käytettävä asiakirjaa koulutusohjelman uudelleenjärjestelyyn ja uudelleenrakentamiseen. SWOT näyttää hyvältä paperilla, mutta se on arvoton, jos sitä ei käytetä asianmukaisesti työntekijöiden koulutuksen sovittamiseksi yrityksen kiireellisimpiin tarpeisiin. Vahvuudet ovat alueita, joita on vahvistettava, mutta joita ei ole koulutettu ensisijaiseksi, kun taas heikkoutta voidaan käyttää tärkeimpien koulutusaiheiden luomiseen. Vaikka vahvuudet ja heikkoudet osoittavat, mitä työntekijöiden koulutusta ei tarvita nyt, mahdollisuuksien ja uhkien tulee osoittaa, mitä koulutusta tulisi toteuttaa, jotta yrityksesi pysyisi ennakoivana eikä reaktiivisena roolina.
Varoitus
Etenkin ryhmän asetuksissa on erittäin helppoa korostaa vahvuuksia ja korostaa heikkouksia. Rehellisen keskustelun, työntekijöiden piirteiden ja asenteiden realistisen arvioinnin merkitystä ei voida tarpeeksi korostaa.
