Riippumatta siitä, otatko tilauksen pizzalle, tilaat jotain televisiomainoksesta, auton osista tai kuljetinjärjestelmästä, tilauksen tekeminen ei muutu. Kohtelias ja keräämällä kaikki tarvittavat tiedot tilauksen täyttämiseksi täydentävät tapahtuman ammattimaisesti ja edistävät asiakastyytyväisyyttä. Tilauksen ottamisprosessi voi määrittää, asettaako asiakas uudelleen tilauksen.
Tunnista itsesi ja toimipaikka, kun vastaat puhelimeen. Esimerkiksi ”ABC123 Company, tämä on Sally, miten voin auttaa sinua tänään?” Älä koskaan syö tai juo, kun olet puhelimessa ja puhu selkeästi ja hitaasti, jotta asiakas voi ymmärtää sinut. Pidä äänesi tasaisella tasolla; jos sinulla on taipumus puhua äänekkäästi, hillitse tätä suuntausta puhelimessa töissä ja pidä ystävällinen sävy äänessäsi. Käytä oikeaa kielioppia ja välttäkää slangia.
Kysy soittajan nimi ja käytä sitä keskustelun aikana. Älä soita asiakasta etunimellä, ellei hän kehota sinua tekemään niin; käyttää hänen virallista nimensä. Älä koskaan aseta asiakasta pitoon tai kaiutinpuhelimeen pyytämättä ensin lupaa ja odottamaan vastausta.
Kuuntele asiakasta huolellisesti ja kirjoita kaikki asiaankuuluvat tiedot. Pyydä häntä toistamaan tarvittaessa. Älä luota muistiin. Älä koskaan toimi kuten kiire, tärkein asiakas on tällä hetkellä puhelimessa. Pidä tavanne kärsivällinen ja avulias.
Varmista, että saat kaikki tarvittavat tiedot tilauksen tekemiseen, mukaan lukien tarkka kohde, tekniset tiedot, koko ja muut asiaankuuluvat tiedot. On parempi saada enemmän tietoa kuin tilauksen asettaminen oikein kuin liian vähän. Toista aina asiakkaan tilaus takaisin hänelle tarkistusta varten. Varmista, että hän on selvillä hinnasta, joka on tilattu, jotta asiakas ei saa epämiellyttävää yllätystä, kun hän saa laskun.
Kysy asiakkaalta puhelinnumeronsa, jotta voit soittaa hänelle takaisin, jos sinulla on kysyttävää tilauksesta myöhemmin. Lopeta keskustelu aina kiittämällä asiakasta hänen liiketoiminnastaan. Odota, että hän sulkee puhelimen ensin, jotta hän ei kuule puhelimen ääniä.
