Kun yritys käyttää rahaa maksamaan kustannuksia joko käteisellä, sekillä, sähköisellä siirrolla tai muulla menetelmällä, tämä tunnetaan käteisrahana kirjanpidon maailmassa. Käteisrahakertomus on jokaisen tapahtuman kirjaa, joka on sisältänyt yhtiön maksamia käteisiä mistä tahansa syystä. Raportin tuottaa tyypillisesti yrityksen kirjanpito-ohjelmistopaketti, kuten QuickBooks.
vinkkejä
-
Käteisrahakertomus on kirjaa kaikista yksittäisistä liiketoimista, joihin liittyy yrityksen maksamia käteisvaroja.
Mikä on käteismaksu?
Käteismaksut edustavat yksittäisiä kululiiketoimia, jotka muodostavat yhtiön tuloslaskelmassa esitetyt kulut. Tähän sisältyvät palkkojen, varaston, oikeudellisten palveluiden ulkopuolisten maksujen, rakennusten vuokrauksen ja kaikki muut kustannukset, joita yritys aiheuttaa. Kun yhtiö maksaa laskuja, se kirjaa maksut kirjanpito-ohjelmistojärjestelmässään käteisvarojen maksupäiväkirjaan.
Yhtiön tuloslaskelmassa esitetään käteisvarojen maksut korkealla tasolla ja kulut esitetään eri ajanjaksoissa riippuen siitä, käyttääkö yritys käteis- tai suoriteperusteista kirjanpitoa.
Käteismaksu-lehti
Kirjanpidossa termiä ”lehti” käytetään kuvaamaan luetteloa tallennetuista liiketoimista, jotka on eroteltu tyypin mukaan. Liiketoiminta käyttää tyypillisesti kirjanpitojärjestelmässään useita aikakauslehtiä, kuten myynti-, käteis-, käteis- ja maksumääräyksiä. Monissa tilinpäätösohjelmistoissa käyttäjät eivät näe yksittäisiä lehtiä.
Nämä tapahtumat lähetetään yhtiön yleislehdelle, koska kun käyttäjä luo tarkastuksia tai syöttää laskut järjestelmään, merkinnät tehdään automaattisesti kullekin tietylle päiväkirjalle ja siirretään sitten yleiseen lehteen. Tämä on poistanut tarpeen tallentaa liiketoimia manuaalisesti yksittäiseen päiväkirjaan, kuten käteisvarojen maksupäiväkirjaan. Kun kirjanpitotapahtumat kirjattiin käsin, merkinnät olisi ensin kirjattu käteisvarojen maksupäiväkirjaan ja siirretty sitten yleiseen lehteen.
Yhtiön rahan suojaaminen
Yksi tärkeimmistä käteisrahoitusraportin käyttötarkoituksista on auttaa pitämään tiukan sisäisen valvonnan käteisellä, joka lähtee yhtiöstä, jotta se ei pääty vääriin käsiin. Tämä on osa suurempaa käteisvarojen sisäisen valvonnan prosessia, johon sisältyy monia vaiheita, kuten tehtävien erottaminen, mikä tarkoittaa, että vain yksi työntekijä ei käsittele rahoitustapahtumia alusta loppuun.
Rahanmaksukertomus voi antaa yrityksille omistajille tarvittavat tiedot menoista, jotka auttavat hallitsemaan niitä ajan mittaan. Se osoittaa esimerkiksi, kuinka paljon kulutettiin kuukauden varastoon, henkilöstöpalkkaan, vuokraan ja vuokrasopimuksiin ja ulkopuolisiin palveluihin liittyvät kulut. Käteisvarojen maksupäiväkirjaa voidaan käyttää resurssina tulevien kassanhallintapäätösten suunnitteluun. Raportissa esitetään myös yksityiskohtaisuus, joka on välttämätön, jotta jokainen yritys ei voi väärinkäyttää tai väärinkäyttää rahaa. Raportin tarkistaminen voi esimerkiksi seurata maksumalleja epätavallisen toiminnan havaitsemiseksi tai suurten maksujen havaitsemiseksi ja tarkistamiseksi varmistaakseen, että ne ovat oikeutettuja.
Kun yritys maksaa rahaa, sen tulisi aina käyttää esipainettua, numeroitua tarkastusta, ja siinä on käytössään käytössään, kuka yrityksessä voi sallia sekkitilit. Myös silloin, kun yritys maksaa laskut, se merkitsee ne maksettaviksi häikäilemättömien tai virheellisten kaksinkertaisten maksujen välttämiseksi. Rahamaksujen raportin tarkistaminen joka kuukausi on tehokas tapa saada tämä ja muut ongelmat.
On tärkeää, että yrityksellä on hyvin rajallinen määrä ihmisiä, ehkä enintään kolme tai neljä, joilla on valtuudet allekirjoittaa yrityksen tarkastukset. Jos epätavallinen maksu näkyy käteismaksuraportissa, siitä tulee yksinkertainen asia jäljittää tarkistuskopio ja puhua tarkistuksen allekirjoittaneen henkilön kanssa varmistaakseen tapahtuman. Tarkista allekirjoittajilla pitäisi olla merkittävä ja asianmukainen viranomaistaso yrityksessä.
