Käteisvarojen maksuprosessi on osa yritystoimintaprosessia. Jotkin yrityslaskennan resurssit pitävät tätä sykliä prosessina itsessään, kun taas toiset arvioivat sitä yhtenä osana laajempaa kirjanpitoprosessia. Käteisvarojen maksusyklin ymmärtäminen edellyttää sen tarkoituksen, prosessin vaiheiden ja prosessiin osallistuvien eri työntekijöiden tarkastelua. Talousjohtaja (CFO) auttaa asettamaan käteisvarojen maksumenettelyjä yrityksissä.
Käteismaksu
Rahanmaksukierto on prosessi, jolla yritys ostaa tuotteita, valmistusprosessin osista kaupalliseen myyntiin, käteisvaroihin. Tämä prosessi perustuu suurelta osin yrityksen tilinpäätösosaston päätöksiin ja hyväksyntään. Suuressa tai byrokraattisessa liiketoiminnassa käteisvarojen maksuprosessi käsittää muutaman muun yksikön kuin kirjanpito, mukaan lukien ostot, vastaanotto ja tuotanto. Käteisvarojen maksaminen voi koskea paitsi fyysistä käteistä, mutta kaikkia käteisvaroja, kuten sekkejä ja luottolinjoja.
Vaiheet jaksossa
Käteisvarojen maksamisjakson lähtökohta riippuu tietyn liiketoiminnan kirjanpitosuunnitelmasta. Selitetty lineaarisesti, sykli toimii pohjimmiltaan näin: Yritys päättää ostaa kohteen tai kohteiden ryhmän. Osto-osasto tekee ostotilauksen, jonka tilinpäätösosasto hyväksyy käytettävissä olevien kassavarojen perusteella. Vastaanottava yksikkö vastaanottaa tilauksen toimittajalta luottoa vastaan. Kirjanpito-osasto luo kaikki tarvittavat paperityöt ostamista varten ja maksaa toimittajalle. Toimittajan maksu on tosiasiallinen maksusuoritus.
Menoprosessi
Kirjoittaja James A. Hall väittää kirjassaan "Accounting Information Systems", että käteisvarojen maksusykli on osa laajempaa prosessia, jota kutsutaan menoprosessiksi. Hallin mukaan käteisvarojen maksusykli ja ostot / maksuvelvollisuus muodostavat menoprosessin ensimmäisen osan kaksi osaa. Tässä jaksossa ostot / ostovelat määrittävät yrityksen aineelliset tarpeet ja hankkii materiaalit näiden tarpeiden perusteella. Tämä järjestelmä tallentaa kaikki saapuvat ostot varastoiksi ja luo tilejä jokaiselle toimittajalle. Käteismaksujen jakson aikana kirjanpitoosasto kerää tietoja kaikista avoimista tileistä ja maksaa nämä tilit käteismaksun kautta. Tämä sykli on enemmän tai vähemmän samanlainen kuin tavanomainen maksusykli, mutta se hajoaa sen alikiertoihin.
Lisää käteismaksusta
Pienyritysten maksut käyvät hyvin eri tavoin. Itsenäisesti omistama myymälä voi esimerkiksi palkata yhden henkilön, joka tekee kaikki ostot, käsittelee kaikki tilit kaikki tilit käteisellä maksamalla. Tämä henkilö käsittelee myös pieniä käteisvaroja ostoksille.
Joissakin tapauksissa käteisvarojen maksujärjestelmällä ei voi olla mitään tekemistä yrityksen tekemän materiaalin hankinnan kanssa. Esimerkiksi Kalifornian osavaltio kutsuu järjestelmän, jolla se maksaa voitot valtion arpajaisilta, käteisvarojen maksusyklin. Teknisesti mikä tahansa sykli, jolla yhteisö maksaa rahaa rahana tai sekillä, on käteisvarojen maksusykli.
