Kokouspöytäkirjoilla on tarkoitus tiivistää kokouksen tärkeimmät kohdat. Kokouksen tarkoituksena on, että ryhmä kokoontuu ja tekee päätöksiä. Kokouksen pöytäkirjan lopullinen päämäärä tämän logiikan mukaisesti on tiivistää kokouksen aikana tehdyt päätökset. Kokouspöytäkirjat laaditaan muistiinpanojen muodossa, jotka kirjoitetaan myöhemmin kokonaisuudessaan. Jotta prosessi olisi hieman helpompi, pyydä kokouksen johtajia esityslistalle tai yhteenveto kokousten tapahtumista. Luo kokouspöytäkirjaan perustuvat pöytäkirjan kokoukset.
Tarvittavat kohteet
-
Jotain kirjoittaa
-
Tietokone (valinnainen)
Kiinnitä huomiota keskustelun aikana tehtyihin päätöksiin. Muista ilmoittaa kaikki lopulliseen päätökseen liittyvät tiedot.
Käytä aikaa, jolloin ihmiset keskustelevat päätöksestä tehdä muistiinpanoja keskeisistä kysymyksistä, jotka näyttävät osallistuvan keskustelukeskusteluun. Älä huoli siitä, kuka sanoi.
Lue muistiinpanot myöhemmin ja korosta jäsenille tärkeimmät kohdat. Palaa takaisin ja katso läpi muistiinpanoja, jotka koskevat mainittuja tietoja, jotka koskevat ryhmän johtajuutta. Keskustelu voi muuttua tärkeäksi tangentiksi, kuten paperityö tai oikeudelliset huolenaiheet. Erota nämä tiedot ja lähetä se ryhmän johtajille.
Yhteenveto pisteistä, joita tarvitaan vapaaehtoisille ja muille tytäryhtiöille. Kirjoita bullet-point-luettelo kaikista tehtävistä, jotka on täytettävä keskustelussa tehdyn päätöksen perusteella. Jos päätöksessä oli esimerkiksi järjestää varainhankinta toisen hankkeen edellyttämien varojen alijäämän lievittämiseksi, huomaa, että vapaaehtoiset tarvitsevat varainkeruun suunnittelua, vapaaehtoisten rekrytointia, mainostamista jne.
Käytä kokouspöytäkirjoja jäsenten sähköpostiviestejä ja uutiskirjeitä varten.
Tee tavallinen kokouspöytäkirja tavanomaisen menettelyn mukaisesti. Tallenna ne, koska niiden sisältämät tiedot voivat olla hyödyllisiä myöhemmin. Ryhmä saattaa joutua samankaltaiseen tilanteeseen myöhemmin, esimerkiksi silloin, kun alkuperäisen varainkeruun järjestäjät eivät ole enää organisaation osa. Uudet jäsenet voivat käyttää kokouspöytäkirjoja löytääkseen ratkaisuja uusiin ongelmiin.
Muista tallentaa kokouksen päivämäärä ja kellonaika jokaisen merkinnän kanssa sekä yhteenveto kokouksen tarkoituksesta.
Kirjoita kokouspöytäkirjat yhdestä kolmeen lauseeseen, niin että se lukee sellaisen kuin sanomalehtiartikkeli. Tämä helpottaa kokouksen peruskohtien ymmärtämistä lukijoille.
