GAAP-korvausmenetelmän käyttäminen

Riippumatta siitä, kuinka varovainen yritys laajentaa luottoa, on aina olemassa joitakin asiakkaita, jotka eivät maksa laskujaan. Tämä huono velka on kirjattava liiketoiminnan tappioiksi ja saamistensa vähennykseksi ja lisäkustannukseksi, koska velkaa ei kerätä. Yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) päästöoikeusmenetelmä antaa yrityksille mahdollisuuden arvioida ja kirjata huonot velat. Michael C. Dennis, MBA, CBF: n mukaan ”Lupamenomenetelmän mukaan huonot velat arvioidaan ja kirjataan vastaamaan tietyn ajanjakson tuloja ja kuluja, jotka täyttävät vastaavuusperiaatteen.”

Käytä GAAP-korvausmenetelmää, joka perustuu prosenttiosuuteen myynnistä arvioidaksemme huonon velan määrän, joka on epäonnistuva kuluvan tilikauden aikana. Tämä tuloslaskelman lähestymistapa on erittäin helppo laskea. Ota yrityksen kuluvan vuoden myynti ja kerro tämä luku yrityksen historiallisella korolla, jota ei voida periä. Oletetaan esimerkiksi, että yhtiön liikevaihto kuluvana vuonna on 2 500 000 dollaria ja sen historiallinen keskiarvo huonojen velkojen korottamattomien tilien osalta on 3 prosenttia koko vuoden myynnistä. Sitten kerrottaisit kuluvan vuoden myynnin arvioimattomalla velkaantumattomalla velalla: $ 250000 x 3% = 75 000 dollaria.

Arvioi kuluvan tilikauden huonon velan määrä käyttämällä prosenttiosuutta kaikista saamisista. Tämä on taseen lähestymistapa. Jotkut yritykset olettavat, että tietty historiallinen tai teollinen prosenttiosuus saamattomista saamisista on epäasianmukainen. Jos yritys ymmärtää, että historiallisesti se ei ole pystynyt keräämään 6 prosenttia maksamatta olevista saamisistaan, se käyttää tätä prosenttiosuutta myös kuluvan vuoden arviossa. Esimerkiksi, jos yrityksen nykyiset saamiset ovat 425 000 dollaria ja sen historiallinen keskiarvo on 6 prosenttia, yritys laskisi nykyiset saamiset keräämättömien huonojen velkojen historialliseen keskiarvoon: 6% x 425 000 dollaria = 25 000 dollaria.

Käyttäkää myyntisaamisten menetelmän ikääntymisen analyysiä (joka tunnetaan myös nimellä tase-lähestymistapa) arvioidakseen, kuinka paljon huonoja velkoja ei voida periä kuluvan tilikauden aikana. Tätä GAAP-kirjanpitomenetelmää pidetään kehittyneempänä ja tarkemmin kuin saamisten prosenttiosuus. Tämän korvausmenetelmän mukaisesti yritys soveltaa eri prosenttiosuuksia aiempien kokemusten perusteella eri ikäryhmissä. Esimerkiksi yritys ottaa vastaan seuraavat: 0–30 päivää erääntyneet myyntisaamiset = 50 000 dollaria ja historiallinen keskiarvo tälle kaudelle jääneelle velalle on 5 prosenttia. Silloin tälle kaudelle velkaantumattomien velkojen määrä olisi 2500 dollaria: 50 000 x 5% = 2500 dollaria. Tilien osalta, jotka erääntyvät 31-60 päivän erääntyneiden myyntisaamisten kanssa = 40 000 dollaria ja historiallinen keskiarvo tälle kaudelle on 5 prosenttia, tämän ajanjakson laiminlyödyn velan määrä olisi 2 000 dollaria: 40 000 x 5% = 2 000 dollaria. Tilien osalta, jotka ovat erääntyneet erääntyneinä 61-90 päivän aikana (nykyiset saamiset = 2650 dollaria ja historiallinen keskiarvo tälle kaudelle on 10 prosenttia, tämän ajan velkaantumattomien velkojen määrä olisi 265 dollaria: 2650 x 10% = 265 dollaria. Epäonnistumattomien huonojen velkojen arvioitu kokonaismäärä kuluvan vuoden aikana olisi 4 765 dollaria: 2500 dollaria + 2 000 dollaria + 265 dollaria = 4 765 dollaria.

Kirjaa arvioidut epäasianmukaiset tileihin liittyvät kulut. Tämä on kuluvan vuoden arvioitu epävirallinen velka. Yhtiö määrittäisi siihen liittyvän korvauksen korottamattomille tileille (tämä omaisuuserä korvaa saatavien saldon) pääkirjassa.Kun yritys on arvioinut huonon velan määrän, jota se ei pysty keräämään kuluvalle vuodelle, käyttämällä joko myyntimäärää, myyntisaamisten prosenttiosuutta tai myyntisaamisten menetelmän ikääntymistä koskevaa analyysia, yrityksen on kirjattava nämä tiedot lehdessä. Yhtiö pelkästään ottaisi arvioidun huonon velan ja veloittaa summan keräämättömille tileille ja hyvittää saamattomien tileiden korvauksen. Oletetaan esimerkiksi, että yritys arvioi, ettei se pysty keräämään 10 000 dollaria velkaa tänä vuonna; lehden merkintä näyttää tältä:

Keräilemättömät tilikulut - 10 000 dollaria (veloitus)

Korvaamaton kirjanpito - 10 000 dollaria (luotto).

Kirjoita henkilökohtainen tili, joka on katsottu kelpaamattomaksi. Kun yritys on osoittanut, että se ei varmasti pysty keräämään yksittäisen velallisen velkaa, sen on kirjattava erääntynyt summa lehdessä. Tällöin kirjattava summa ei ole arvio, vaan se on osoittautunut tehottomaksi. Yhtiö maksaisi saamattomien tilien hyvityksen ja veloittaa saamiset. Jos esimerkiksi eräs velallinen on maksanut 1500 dollaria ja ei voinut maksaa sitä takaisin kuluvan tilikauden aikana, päiväkirjakirja näyttää seuraavalta:

Korvaamattomien tilien korvaus - 1500 dollaria (veloitus)

Myyntisaamiset - 1500 dollaria (luotto).

Tämä alaskirjaus vähentää sekä keräämättömien tileiden korvauksia että niihin liittyviä myyntisaamisia eikä sillä ole vaikutusta tuloslaskelmaan. Sillä ei myöskään ole vaikutusta saamisten nettomääräiseen realisoituun arvoon - kerättäväksi katsottavan rahan määrään sen jälkeen, kun yritys on arvioinut, kuinka paljon rahaa ei voida periä: myyntisaamiset = arvioidut epäasianmukaiset velat. Esimerkiksi, jos myyntisaamiset = 200 000 dollaria ja saamattomien tilejä koskeva korvaus = 20 000 dollaria ennen poistoa, NRV olisi 180 000 dollaria: 200 000 dollaria - 20 000 dollaria = 180 000 dollaria. Jos 1500 dollaria kirjattiin sitten epäkelpoiseksi, niin NRV olisi edelleen 180 000 dollaria, koska yritys vähentäisi molempia myyntisaamisia 1 500 dollaria (200 000 dollaria - 1500 dollaria = 198,500 dollaria) ja korvausta korottamattomille tileille 1 500 dollaria (20 000 - 1 500 dollaria = 18 500 dollaria; $ 18,500 = 180 000 dollaria).

Palauta arvonalentumisselvitys, jos perittävä tai velkaantunut velka on peritty takaisin tai kirjattu kerättyä rahaa. Joskus yritys pystyy keräämään tilille, joka on aiemmin kirjattu pois. Tällöin on kirjattava merkintä palautuksen osoittamiseksi. Tämä prosessi sisältää kaksi vaihetta: (1) Peruutusmerkinnän kääntäminen ja (2) kirjaa käteisvarojen kerääminen tilille. Jos esimerkiksi 1000 dollaria kerättiin aikaisemmasta poistoista, yritys peruuttaa kirjauksen, joka on kirjattu alaskirjauksen yhteydessä. Tällöin saamiset hyvitettäisiin, ja saamattomien tilien korvaus veloitetaan:

Tilin saamiset - 1000 dollaria (veloitus)

Korvaamaton kirjanpito - 1000 dollaria (luotto).

Yhtiö tallentaisi sen jälkeen keräämänsä rahat debittoimalla käteisvaroja ja saamisia.

Käteinen - 1000 dollarin (Debit) -tilin saamiset - 1000 dollaria (luotto)

Näissä merkinnöissä saattaa tuntua, että korottamattomien tilejä koskeva korvaus kasvaa, mutta oletetaan, että toinen tili voi osoittautua epäasianmukaiseksi tulevaisuudessa, joten yleisen arvion laiminlyönneistä huonoista veloista pysyy samana.