Arkistointi on ikääntynyt järjestelmä, joka helpottaa asiakirjojen löytämistä. Näihin asiakirjoihin voi sisältyä kirjeitä, muistioita, taloudellisia tietoja, raportteja ja muita kirjeenvaihtomuotoja. Yhdenmukaisen ja tehokkaan arkistointijärjestelmän saavuttamiseksi on käytettävä asianmukaisia menettelyjä. Myös nykyisissä sähköisissä aikoina yritysten ja kotitoimistojen on säilytettävä paperitiedostoja.
Luokat
Ryhmittele tiedostot luokkiin. Tärkein luokka on ensisijainen otsikko, joka edustaa kaikkia muita sen alle asetettavia tiedostoja (alaluokat). Luokan laajuudesta riippuen se voi käsittää koko arkistokotelon laatikon. Esimerkiksi:
Luokka: Palkkaluettelot 2014 Alaluokat: Palkkalaskenta Tammikuu 2014 Palkkaluettelo Helmikuu 2014 Palkkalaskenta Maaliskuu 2014
Jatka alaluokkiasi vuoden loppuun saakka. Jos luokka täyttää koko laatikon, tee tarra ja laita se laatikon ulkopuolelle; merkitse alaluokan kansiot ja sijoita ne laatikon sisään. Käytä riippuvaisia kansioita kategorioihisi, kun sinulla on useita luokkia yhdelle laatikolle ja sijoita merkityn alaryhmätiedostokansiot niihin.
Hakemistosäännöt
Kaksi perussääntöä ovat aakkosjärjestys ja päivämäärä. Kun suoritat aakkosjärjestystä, tiedosto aakkosten kirjaimen mukaan. Päivämäärän tallentamista varten lähetä uusimmat tiedostosi päälle. Aakkosjärjestykseen sovelletaan useita sääntöjä.
Kun hakemus tehdään nimen, tiedoston mukaan ensimmäisellä kirjaimella (ts. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Kun etunimi on identtinen, tiedosto toisella kirjaimella (eli Ace, Adele, Angie, elokuu).
Tiedosto sukunimen mukaan (eli Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Tiedosto alustavasti, kun sukunimet ovat identtisiä (eli Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Käytä ensimmäistä etuliitteen kirjainta, kun sukunimi sisältää etuliitteen (eli de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Tiedoston ensimmäinen sukunimi, kun on kaksi (eli Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Tiedosto Mac, Mc, M 'Macina; tiedosto St ja Saint Saint (so. MacIntyre, McKnight, M'Clever tai Saint Paul's, St. Mary's).
Tiedoston ylläpito
Kun arkistointijärjestelmä on siististi paikallaan, sinun on pidettävä se yllä. Pyydä kaikki asiakirjat, jotka on asetettava; älä pidä niitä makaamassa. Älä pakkaa kansioita tai laatikoita tiedostoihin; tämä vaikeuttaa niiden poimimista. Yritä tehdä joitakin arkistoja vähintään kerran päivässä. Jos käytät pientä yritystä, tee se kerran viikossa. Jos sinulla on tiedostoja, jotka ovat kuluneet käytöstä, tee heille uusia tiedostoja. Laita ei-toivottu paperi kierrätysastiaan tai murskaimeen. Jos tiedostot ovat luottamuksellisia, muista aina lukita laatikot.
