Kirjalliset toimistotavat auttavat yritystä sujuvasti ja tehokkaammin. Perusmenettelyt esittävät toimistokäytännöt: menettelyt, jotka tekevät niitä ja mitä tehdään. Toimistot ovat ohjeita henkilöstöhallinnosta, käteistalletuksista, saapuvista ja lähtevistä postista, kirjeenvaihdosta ja korvauksista.
Daily Mailin (vastaanottovirkailijan) käsittely
Saapuva posti avataan ja sisältö on leimattu. Tarkistukset sijoitetaan "Talletukseen" -alustaan. Mail on lajiteltu vastaanottajan mukaan ja sijoitettu henkilön postilaatikkoon.
Hän valmistelee pankkitalletuksen ja tekee kopiot vastaanotetuista tarkastuksista. Liitetiedostot nidotaan tarkistuskopioihin. Hän toimittaa shekit ja talletuskappaleet sekä liitetiedot saamisiin.
Lähtevät postit postitetaan ja viedään postilaitokseen joka ilta.
Puhelinmenettelyt
Vastaa puhelimeen kolmannen renkaan kautta. Tavallinen tervehdys on "Hyvää huomenta, ABC Company, John puhuu. Miten voin auttaa sinua?" Vastaa "Vain hetki" ja aseta soittaja pitoon.
Tarkista poissa olevien työntekijöiden toimistokalenteri. Jos puuttuu, kerro soittajalle ja kysy, voiko joku muu auttaa. Jos henkilö on, ilmoita soittajalle ja välitä puhelu. Jos linja on varattu, kerro soittajalle ja tarjoa puheposti tai kirjallinen viesti.
Viestit sisältävät soittajan nimen, kellonajan ja päivämäärän, puhelun syyn ja takaisinsoitonumeron. Laita viesti vastaanottajan sähköpostipaikkaan.
Toimistotarvikkeiden hallinta (sihteeri)
Vakiovarusteet varastoidaan ja tilataan kuukausittain. Toimistokalenteri tarkistetaan aikataulun mukaisten lähetysten ja tarvittavien tarvikkeiden osalta. Hän valmistelee toimistotarvikkeiden tilauslomakkeen ja toimiston johtaja valtuuttaa sen ennen sen asettamista.
Täydentämättömien tarvikkeiden osalta täytä toimitusten pyynnön lomake ja lähetä sihteerille.
Office-kalenterin ylläpito (sihteeri)
Hän on vastuussa toimistokalenterista. Kun kokousta ajoitetaan, tarkista konfliktien kalenteri ja lähetä pyyntö sihteerille.
Asiakkaiden kuukausittaiset postitukset, markkinointi ja myynninedistäminen syötetään toimistokalenteriin. Näistä vastaavat työntekijät voivat lähettää päivämäärät sähköpostitse sihteerille.
Sähköposti matkapäivät, työntekijän poissaolot ja lomamatkat sihteerille.
Matkakorvaukset, tarkistuspyynnöt ja luottokortit
Matkakorvaukset käsitellään viikoittain. Käytä hyväksyttyä matkustuslomaketta. Syötä kustannuspäivämäärä, kustannustyyppi ja kustannuksen syy. Liitä kustannuksiin luettavat kuitit. Mitään summia ei palauteta ilman kuittiä.
Käytä sääntöjenvastaisia tarkastuksia varten hyväksyttyä tarkistuspyyntölomaketta. Täytä maksunsaajan tiedot, tarvittava päivämäärä, tarkista määrä ja syyt. Hanki johtajan tai kirjanpitäjän hyväksyntä.
Luottokortit käsitellään kuukausittain. Jokaisesta ostosta tarvitaan kuitti. Syötä nimesi, kustannuksen syy ja muut kuittaustiedot. Työntekijän palkasta vähennetään maksut, joihin ei liity maksuja, ja henkilökohtaiset maksut.
Asiakkaiden maksut ja laskut
Valmiit asiakastilaukset toimitetaan kahdesti päivässä toimitusjohtajalle A / R: lle ja laskutetaan työpäivän loppuun mennessä.
A / R: n vastaanottamia päivittäisiä talletuksia sovelletaan työpäivän loppuun mennessä.
