Kun organisaatiosi kasvaa siihen pisteeseen, jossa tarvitaan jonkinlaista hallintorakennetta, on useita asiakirjoja, jotka haluat laatia määrittelemään tämän rakenteen. Ensimmäinen on tilausasiakirja. Tämä säätiöasiakirja määrittelee organisaation tarkoituksen ja sen, miten se järjestetään. Tilausasiakirjaa ei ole yleisesti tunnustettu. Yksityisyyden taso voi vaihdella organisaation koon mukaan, mutta siihen on sisällytettävissä perustiedot.
Kirjoita peruskirja-asiakirja
Aloita määrittelemällä organisaation tehtävä. Tämä tehtävänkuvaus on yhteenveto muusta asiakirjasta, joten sen pitäisi olla täsmällinen ja yksityiskohtainen. Sen pitäisi täsmentää organisaation tavoitteet ja kuvata lyhyesti suunnitelmansa niiden saavuttamiseksi.
Yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä tarvitaan organisaation jäseneksi. Jos on maksuja, kompetenssivaatimuksia tai kokeiluja, listaa ne, jotka ovat täällä, sekä yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten niitä sovelletaan ja pannaan täytäntöön.
Määritä, miten organisaatio hallitaan. Jos hallintoneuvosto on olemassa, määrittele kukin asema mukaan odotettuihin tehtäviin ja päivittäiseen toimintaan. Hallituksen sijasta voi olla presidentti, sihteeri ja rahastonhoitaja tai muita tarpeellisia työpaikkoja. Riippumatta siitä, mitä nimikkeitä ja rakenteita valitset, olkaa hyvin yksityiskohtaisia siitä, mitä odotetaan niiltä, jotka pitävät näitä nimikkeitä.
Aloita lähetystyösi määritelläksesi, mitä organisaatiosi tekee tavoitteidensa saavuttamiseksi. Täytä tiedot päivittäisten toimintojen luettelon laatimiseksi.
Muista sisällyttää peruskirjan muutosmenettely. Tämä estää tulevia organisaation johtajia muuttamasta koko peruskirjaa vain pieniä muutoksia varten.
Päätä muoto ja tyyli, jota haluat käyttää, ja kirjoita tilausasiakirja. Pyydä organisaation kaikki charter-jäsenet tarkistamaan ja allekirjoittamaan sen, kun kaikki muokkaukset on suoritettu.
