”Sidosryhmän” laaja määritelmä on kuka tahansa, joka voi vaikuttaa tai vaikuttaa ryhmän tai organisaation toimintaan. Yhtiöt ja voittoa tavoittelemattomat yritykset kiinnittävät suurta huomiota sidosryhmiin, joiden asenteita ja käyttäytymistä voi olla eroa yrityksen organisaatiomandaation onnistumisen tai epäonnistumisen välillä. Viestintä sidosryhmien kanssa on organisaatioiden kannalta kriittinen, mutta sitä ei aina tehdä helposti tai tehokkaasti. Aluksi on tunnistettava keskeiset sidosryhmät, sitten käsiteltävä ja levitettävä viesti ja varmistettava, että sillä on haluttu vaikutus.
Tunnista sidosryhmät
Jokainen organisaatio tai yhteisö on vuorovaikutuksessa muiden kanssa, joten teknisesti jokainen, jolla on vuorovaikutusta organisaation kanssa, voidaan pitää sidosryhmänä. On kuitenkin tärkeää arvioida kunkin sidosryhmän merkitystä sidosryhmien viestintäohjelmaa kehitettäessä. Perinteisessä organisaatiossa tyypilliset sidosryhmät sisältävät todennäköisesti asiakkaita, toimittajia, johtoa, työntekijöitä, urakoitsijoita ja alihankkijoita. Voittoa tavoittelemattomassa tai akateemisessa ympäristössä sidosryhmät voivat koostua kansalaisista, opiskelijoista, valituista virkamiehistä, kunnanjohtajista ja työntekijöistä, muista voittoa tavoittelemattomista henkilöistä, henkilöstöstä ja johdosta.
Määritä viestinnän tavoitteet
Ennen viestintäkampanjan kehittämistä on tärkeää selventää tiedonannon syitä.Onko tiedonannon tavoitteena vain tiedottaa sidosryhmille joistakin lähestyvästä toiminnasta tai päätöksestä, ottaa heidät mukaan aloitteeseen, osallistua niihin tai estää tai voittaa opposition? Jos yrität yksinkertaisesti ilmoittaa tai lisätä tietoisuutta käyttäytymisen sijasta tai vaikuttaa käsityksiin, viestintätapa on hyvin erilainen.
Kehitä viesti
Itse tiedonannossa on otettava huomioon yleisö tai yleisö sekä viestinnän tavoitteet. Esimerkiksi, jos yleisö sisältää paikallisia liikemiehiä ja tavoitteena on osallistua heidän yhteistyöhönsä uuteen aloitteeseen, tiedonannossa on käsiteltävä heidän erityisiä huolenaiheitaan ja osoitettava selkeä etu heille osallistumalla siihen. Jos yrität vain lisätä tietoisuutta organisaatiostasi yhteisössä tai markkinoilla, viestintä voi olla yleisempi ja suunnattu laajemmalle yleisölle.
Valitse tietoliikennemuoto
Tapa, jolla viesti välitetään, voi vaihdella henkilökohtaisista kohtauksista massaviestintään. Jos tavoitteena on muuttaa käyttäytymistä, voidaan tarvita kaksisuuntaista viestintää, kuten henkilökohtainen tai puhelinyhteys sidosryhmien kanssa. Yleisesti ottaen yksipuolinen informaatio, jolla tiedotetaan sidosryhmille, sanomalehtien tai aikakauslehtimainosten, lentolehtisten tai julkisten palveluiden ilmoituksille televisiossa tai radiossa, voi olla sopiva valinta.
Hanki palautetta tehokkuudesta
Sidosryhmien välisen viestinnän tehokkuuden lopullinen testi on palautteen saaminen sidosryhmiltä itse. Tee tutkimusta kaikkien asiaankuuluvien vaalipiirien kanssa, jotta voidaan määrittää, ovatko halutut viestit vastaanotettu ja toivotut tulokset saavutettu viestinnän avulla. Tutkimus voi olla postin, Internetin tai puhelimen haastatteluja, riippuen siitä, mikä on tehokkain tapa tavoittaa kyseinen yleisö.
