Kuten minkä tahansa strukturoidun organisaation tapauksessa, sinun on laadittava protokollan säännöt. Pöytäkirja on joukko ohjeita, jotka koskevat komentoketjua siitä, miten organisaation eri jäsenten on oltava yhteydessä toisiinsa. Luo ja hallinnoi yrityksen eri viestintälinjoja varhaisessa vaiheessa, jotta kaikki työntekijät ja johtajat ymmärtävät, kenen pitäisi ottaa yhteyttä.
Omistaja Managerille
Viestinnän on pysyttävä avoimena yritysten omistajien ja johdon välillä. On harvinaista, että omistaja puhuu suoraan työntekijöiden tai muiden yritysten yhteydenpidon kanssa työjärjestyksenä, kun hänellä on johtajia tämän muodon muodostamiseksi. Yhtiön omistaja tarjoaa suunnan yrityksen hallintaan sekä päivityksiin ja uutisiin, joita hän haluaa antaa työntekijöille johtajien kautta.
Managerin työntekijä
Johtajien ja työntekijöiden väliset viestintälinjat ovat ratkaisevan tärkeitä yhtiön päivittäiselle toiminnalle. Johtajien on siirrettävä erityiset tehtävät työntekijöille ja vastattava työhankkeisiin liittyviin kysymyksiin. Johtaja tavallisesti kommunikoi säännöllisten kokousten kautta koko osastonsa kanssa. Hän voi myös järjestää vuosittaisia työntekijöiden arviointitilaisuuksia yksittäisten työntekijöiden kanssa voidakseen keskustella suorituskyvystä ja tuottavuudesta. Johtajan ja työntekijän välinen suhde edellyttää vastavuoroista viestintää - jos työntekijällä on kysyttävää, hänen on pyydettävä suoraa johtajansa tai valvojansa noudattamaan komentoketjua.
Työntekijä tai johtaja yritystietoihin
Omistajan on ehkä myös luotava viestintäsäännöt työntekijöilleen tai johtajilleen ja ulkopuolisille liikekumppaneille. Esimerkiksi valmistusyrityksen työntekijät voivat joutua kommunikoimaan suoraan sellaisten yritysten edustajien kanssa, jotka toimittavat raaka-aineita tilausten toimittamista tai tietojen pyytämistä varten. Sijoittaja saattaa haluta puhua yhtiön johtoryhmään. Kuten pääomasijoittaja Brad Feld toteaa: ”On tarpeeksi vaikea saada liiketoimintaa; pakottavia esteitä viestinnälle yhtiön avainjohtajien ja vaikuttajien välillä vain vaikeuttaa. ”Samaan aikaan, jos omistaja tai johtaja sallii liian monien yksittäisten työntekijöiden yhteyden ulkopuoliseen yhteyteen, se voi aiheuttaa sekaannusta. Tästä syystä johtajat määrittävät tiettyjä työntekijöitä, kuten ostoagentteja tai liikekumppaneita, kommunikoimaan ulkopuolisten liikekumppaneiden kanssa.
Viestintä asiakkaiden kanssa
Mahdollisesti yrityksen tärkein viestintälinja on yrityksen ja sen asiakkaiden välillä. Ei ole harvinaista, että jokainen tasoinen työntekijä, myös yrityksen omistaja, saa suoran yhteyden asiakkaan kanssa. Joissakin tapauksissa tietyillä työntekijöillä ei kuitenkaan ole oikeutta puhua asiakkaiden tai asiakkaiden kanssa samasta syystä, miksi he eivät voi puhua palveluntarjoajien ja liikekumppaneiden kanssa - sekaannusvaara.
