Prosessidokumentaatiossa esitetään selkeästi yrityksen kriittiset tehtävät. Ne poistavat sekaannusta työntekijöiden kesken ja asettavat kaikki yrityksen jäsenet samalle sivulle. Prosessidokumentissa määritellään, mitä yrityksen nykyiset prosessit ovat. Tunnistamalla nykyiset käytännöt voit usein poistaa nykyisen järjestelmän puutteita ja nähdä parannuksia. Prosessin dokumentointi mahdollistaa myös yrityksen sopeutumisen nopeammin muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin. Yhtiön nykyisten toimintojen selkeä kuvaus antaa yritykselle mahdollisuuden edetä eteenpäin.
Määritä asiakirjan laajuus. Voit dokumentoida jokaisen prosessin yrityksen sisällä tai suuremmissa yrityksissä, keskittyä yhteen prosessiin. Esimerkiksi suuri yhtiö saattaa haluta aloittaa vain kirjanpitotoiminnoillaan sen sijaan, että dokumentoitaisiin koko organisaation toimintaa.
Luo prosessi yhden sivun visuaalinen esitys. Sisällytä sovellettavuusmatriisi, kuvaus siitä, kuka vastaa kustakin tehtävästä tai prosessivirtauskaaviosta. Prosessivirtauskaavio on korkean tason esitys eri vaiheista prosessin loppuun saattamiseksi ja siitä, miten vaiheet kulkevat organisaation läpi. Esimerkiksi laskun maksamisen eri vaiheet voitaisiin kuvata prosessivirtauskaavalla.
Selitä prosessin vaikutus tuotteisiin ja palveluihin. Yksityiskohtaiset tiedot normaalien toimintojen vaikutuksista ja prosessin epäonnistumisesta aiheutuvista vaikutuksista. Jos esimerkiksi laskut menetetään ja niitä ei makseta, toimittaja kieltäytyy lähettämästä seuraavaa tilausta.
Määritä prosessin roolit. Tunnista työtehtävien roolit eivätkä yksilöt. Esimerkiksi maksulliset toimihenkilöt käsittelevät laskut ja syöttävät ne maksujärjestelmään. Rekisterinpitäjä hyväksyy laskut ja hyväksyy maksun.
Kuvaile kaikki prosessissa käytetyt tietokonejärjestelmät ja ohjelmistot. Määritä selkeästi jokainen järjestelmä, sen tarkoitus ja toiminnallisuus.
Dokumentoi prosessi alusta loppuun. Käytä prosessin vuokaaviota ohjeena tekstin laatimiseksi. Sisällytä mahdollisimman paljon yksityiskohtia sen mukaan, minkä laajuuden olet valinnut sisällyttää asiakirjaan. Käytä roolinimiä määrittelemään vastuun yksittäisten nimien sijaan.
Lisää poikkeuksia koskeva osa. Dokumentoi, mitä tapahtuu, kun normaalia prosessivirtaa ei noudateta. Esimerkiksi, kun tietokonejärjestelmät ovat laskeneet, laskut on käsitelty paperipohjaisella kirjanpitojärjestelmällä.
Tarkista prosessi-asiakirja kaikkien osapuolten kanssa. Varmista, että jokainen on samaa mieltä prosesseista.
