Organisaatiojärjestelmä on yksinkertaisesti miten yritys perustetaan. Hyvä organisaatiorakenne sisältää sekä hierarkian että viestinnän virtauksen yrityksessä. On tärkeää, että jokainen yritys, riippumatta sen koosta, toteuttaa organisatorisen järjestelmän. Hyvin määriteltyyn organisaatiorakenteeseen liittyy monia etuja, kuten tehokkuuden, tuottavuuden ja päätöksenteon parantaminen. Jokaisella rakenteella on vahvuutensa ja heikkoutensa. Loppujen lopuksi nämä edut ja haitat riippuvat liiketoiminnan tyypistä, toimialastasi, organisaation koosta ja muista tekijöistä. On tärkeää pohtia kaikenlaista organisatorista järjestelmää ennen kuin päätät, mikä on yrityksellesi sopiva.
Mitä organisaatiot ovat?
Organisaatiojärjestelmä on organisaation perustamisen rakenne. Tämä rakenne määrittelee, miten jokainen liiketoiminta-alue on perustettu, hierarkia siitä, kuka ja kenelle viestintä virtaa koko organisaatiossa. Jatkossa hajotettu organisaatiorakenne määrittelee, miten kukin rooli organisaatiossa toimii. Kun organisaatiorakenne on hyvin määritelty, kaikki työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan ja kenelle he raportoivat. Yritysten omistajien tulisi miettiä pitkään ja kovasti, mikä järjestelmä valita, koska jokaisella organisaatiolla on ainutlaatuisia tarpeita. Organisaatiorakenne, joka sopii yhdelle yritykselle, ei ole oikea toiselle.
Esimerkkejä organisatorisista järjestelmistä liiketoiminnassa
Organisaatiorakenteita on neljä: toiminnallinen, jaettu, matriisi ja tasainen. Jokaisessa järjestelmässä on ainutlaatuisia ominaisuuksia.
Toiminnallinen organisaatiorakenne: Toimiva organisaatiorakenne on perinteinen hierarkia. Monet yritykset, erityisesti suuret yritykset, noudattavat toiminnallista rakennetta. Järjestelmässä on useita erikoisjaostoja, kuten markkinointi, rahoitus, myynti, henkilöstö ja toiminta. Sitten ylempi johtaja valvoo kaikkia erikoistuneita toimialoja. Raportointivirta on selkeä. Jokainen työntekijä raportoi vanhemmille, mukaan lukien osastopäälliköt, jotka raportoivat ylimmälle johdolle. Ylin johto valvoo koko rakennetta. Koska yritys on jaettu erikoistuneiksi osastoiksi, myös työntekijät ovat erikoistuneet. Tämä aiheuttaa selkeän kehityksen edistämisen ja kasvun. Jaotteluilla voi kuitenkin olla vaikeuksia kommunikoida keskenään. Koska kaikki yksiköt raportoivat ylöspäin, niiden välillä on vain vähän horisontaalista viestintää, mikä jättää vähän tilaa kokonaisvaltaiseen kokonaisvaltaiseen ajatteluun, paitsi ylimmän johdon tasolla. Tämä tekee toiminnallisesta organisatorisesta järjestelmästä hitaasti sopeutumista muutoksiin.
Toimialaryhmäjako: Jaettu organisaatiorakenne jakaa liiketoiminnot ryhmiin, jotka perustuvat työntekijöiden työhön. Tähän järjestelmään kuuluu monia erilaisia tiimejä, mukaan lukien oikeudelliset, suhdetoiminta, tutkimus ja liiketoiminnan kehittäminen. Lisäksi tiimit luodaan tiettyjen projektien ympärille. Esimerkiksi lääkealan yrityksellä voi olla erilliset ryhmät, jotka omistavat jokaiselle valmistamalleen lääkkeelle. Jokaisella projektiryhmällä on johtaja tai varapuheenjohtaja ja sillä on tietty autonomia organisaatiossa. Jakelurakenne antaa työntekijöille mahdollisuuden perehtyä tiiviisti tiiminsä työhön. Jaottelut eivät kuitenkaan usein tiedä, mitä muut joukkueet tekevät, eivätkä kommunikoi keskenään. Työntekijät eivät välttämättä pysty toimimaan tehokkaasti eri toimialojen välillä, kun se on tarpeen. Viime kädessä tämä järjestelmä voi olla haastavaa hallita sen hajautetun rakenteen vuoksi.
Matriisin organisaatiorakenne: Matriisijärjestelmä on ristiriita toiminnallisen rakenteen ja jaetun rakenteen välillä. Lintujen silmien näkökulmasta liiketoiminta on perustettu toiminnalliseen rakenteeseen, jossa on perinteinen hierarkia ja erikoistuneet toimialat. Kuitenkin, kun tarkastelet näitä osastoja läheltä, ne perustetaan kullekin organisaatiorakenteelle. Tämä tarkoittaa, että ne jaetaan hankkeisiin ja pienempiin ryhmiin. Organisaatiorakenteen matriisityyppi on varsin monimutkainen ja vaatii paljon suunnittelua, puhumattakaan vahvoista viestintäjärjestelmistä koko organisaatiossa. Kuitenkin, kun matriisirakenne toimii hyvin, se poistaa paljon asioita, jotka näkyvät jaettujen tai toiminnallisten organisaatioiden kanssa. Viestintä voi matkustaa oikeisiin ihmisiin, mikä lisää tuottavuutta ja kokonaisvaltaista ajattelua. Lisäksi työntekijät ovat alttiina muille osastoille ja hankkeille, ja ne edistävät yhteistyötä. Haittapuoli, matriisirakenne voi nopeasti muuttua sekaannukseksi työntekijöille, kun johtajia on liikaa, eikä ole selvää, kenelle raportoida.
Tasainen organisaatiorakenne: Tasainen organisaatiorakenne tasoittaa suurta osaa hierarkiasta ja antaa työntekijöille enemmän itsenäisyyttä työnsä suhteen. Usein tasaiset organisaatiot jaetaan väliaikaisiin ryhmiin, vaikka niillä ei yleensä ole muodollisia rakenteita. Tasaisessa järjestelmässä on edelleen jonkin verran ylhäältä alaspäin suuntautuvaa dynamiikkaa. Usein alusta ohjaa ainakin yksi johtava johtaja. Tämä järjestelmä perustuu kuitenkin yritysten perinteisten hierarkkisten rakenteiden häiritsemiseen. Monet käynnistys- ja teknologiayritykset pyrkivät kohti tasaista organisaatiota, sillä se kannustaa innovaatioihin ja työntekijöiden panokseen. Ajattelu on, että kun työntekijät eivät kärsi byrokratiasta, he ajattelevat vapaasti ja tuottavat tuoreita, kannattavia ideoita. Tämä lisää viestintää tiimien välillä ja poistaa joitakin viestintäongelmia, jotka voivat tapahtua, kun viestit kulkevat ylhäältä alaspäin suuntautuvasta rakenteesta. Valitettavasti tasaista järjestelmää on vaikea ylläpitää, koska yritys kasvaa, ja tarvetta rakenteellisempiin viestintäjärjestelmiin tulee voimaan. Lisäksi tasaisen organisaation työntekijät voivat tulla hukkumaan liian monien eri tehtävien suorittamisesta, eikä niillä ole paljon tilaa kasvaa tai edistää.
Miksi yritykset tarvitsevat organisatorisia järjestelmiä
Organisaatiojärjestelmät ovat tärkeitä kaikenkokoisille yrityksille. Kiinteän ja hyvin määritellyn rakenteen säilyttäminen poistaa sekaannusta ja esittää yksinkertaisia prosesseja, joita työntekijät voivat seurata. Jokaisen työntekijän tulisi tietää tarkalleen, kenelle he raportoivat. Ilman jonkinlaista hierarkiaa tai rakennetta työpaikka voi tulla kaoottiseksi. Työntekijät eivät ehkä ymmärrä, kuka on vastuussa siitä, mikä aiheuttaa tärkeitä asioita halkeamien läpi. Vankka organisaatiorakenne tehostaa yritystä ja pitää kaikki samalla sivulla.
Organisaatiojärjestelmä asettaa jokaisen henkilön oikeaan paikkaan, joka pystyy osallistumaan osuutensa yhtiöön. Järjestelmän parantaminen parantaa yleistä tehokkuutta, lisää tuottavuutta ja tarjoaa selkeyttä kaikille organisaatiossa oleville. Jokainen osasto voi toimia paremmin, kun roolit on määritelty selkeästi ja tavoitteet jaetaan. Lisäksi asianmukainen organisaatiojärjestelmä voi parantaa päätöksentekoa, koska tietovirrat koko organisaatiossa. Ylemmän tason johtajat voivat kerätä tietoja kaikilta toimialoilta ja antaa heille paremman käsityksen yhtiön koko toiminnasta.
Vankka organisatorinen järjestelmä poistaa monia liiketoimintaongelmia, kuten työn päällekkäisyyttä ja kantojen välisiä ristiriitoja. Jos yritys on ollut hyvin harkittu, jokaisella työntekijällä on erillinen rooli ja roolit eivät päällekkäisiä. Ei ole olemassa mitään "runaroundia", jossa kukaan ei ole varma, kuka on vastuussa tietystä tehtävästä tai projektista. Tämän vuoksi yhteistyötä lisätään ja työntekijät tuntevat ylpeyttä työstään. Työntekijät välttävät turhautumista siitä, että heillä on jatkuvasti muuttuvia rooleja ja tavoitepisteitä. He voivat keskittyä siihen, mitä he tekevät parhaiten.
Oikean organisaatiojärjestelmän valitseminen voi viedä yrityksesi seuraavalle tasolle. Jos yrityksesi on esimerkiksi tuotepohjainen, matriisi tai jaettu rakenne on todennäköisesti ihanteellinen. Nämä ovat hankekohtaisia rakenteita, jotka keskittyvät erikoistuneisiin ryhmiin. Pienet aloitukset voivat puolestaan harkita tasaista rakennetta, jonka avulla kaikki työntekijät voivat osallistua osaamiseensa ja asiantuntemukseensa ilman hierarkiaa.
Esimerkkejä organisaatiojärjestöistä
Esimerkkejä toiminnallisesta järjestelmästä: Sotilaalliset, yliopistot ja julkisyhteisöt ovat käyttäneet historiallisesti toiminnallisia organisatorisia järjestelmiä. Vuosien mittaan toiminnalliset hierarkiat ovat vähentyneet, ja monet organisaatiot ovat siirtyneet niistä pois. Tietyt yritykset kuitenkin käyttävät niitä edelleen. Yksi esimerkki siitä, miten tällaista organisaatiojärjestelmää voidaan käyttää, on perinteisessä tehdasasetuksessa. Tehtaan johtaja valvoo tehtaan eri toimialoja, jotka ovat erikoistuneet. Jokaisella osastolla on oma johtaja, jotka kaikki raportoivat suoraan valvovalle tehtaan johtajalle. Toinen esimerkki voisi olla vähittäiskauppa. Myymäläpäällikkö valvoo toimintaa pyramidin yläosasta. Alla on eri osastoja. Ehkä on olemassa varasto, yksi asiakaspalveluun ja toinen markkinointiin ja kampanjoihin. Jokaisella on oma esimies ja kaikki raportti pääjohtajalle.
Esimerkkejä jaetusta järjestelmästä: Divisioonajärjestelmät ovat suosittuja suurissa monikansallisissa yrityksissä. Johnson & Johnsonilla on esimerkiksi jaettu rakenne. Jokainen Johnson & Johnsonin tuotemerkki toimii omana yrityksenä, jolla on oma johtajuus ja sisäinen rakenne. Kaikki nämä merkit raportoivat emoyhtiölle. Toinen esimerkki jakautuneesta organisaatiorakenteesta on General Electric. Toimitusjohtaja on ylhäällä, ja sen jälkeen yritys on jaettu eri ryhmiin. On olemassa joitakin operatiivisia ryhmiä, kuten rahoitusta, lakia, julkisia suhteita ja maailmanlaajuista tutkimusta. Jotkut joukkueet on omistettu tietyille hankkeille, mukaan lukien ilmailu, energia, terveydenhuolto ja paljon muuta.
Esimerkkejä matriisijärjestelmästä: Matriisiorganisaatiojärjestelmä on monimutkainen, ja siksi sen hyväksyvät enimmäkseen suuret, vakiintuneet yritykset. Yksi kuuluisa esimerkki matriisiyhtiöstä on Starbucks. Maailman suurin kahvilayhtiö käyttää toiminnallista rakennetta jakamaan liiketoimintansa liiketoimintayksiköiksi, mukaan lukien henkilöstöhallinto, rahoitus ja markkinointi. Nämä yksiköt sijaitsevat tuotemerkin pääkonttorissa ja raportoivat johdon ylemmille tasoille. Esimerkiksi henkilöstöosasto luo käytäntöjä, jotka vaikuttavat kaikkiin Starbucksin paikkoihin kaikkialla. Seuraavaksi Starbucksilla on erilliset osastot kullekin maantieteelliselle alueelle. Näihin alueisiin kuuluvat Amerikka, Kiina ja Aasian ja Tyynenmeren alue, Eurooppa, Lähi-itä, Venäjä ja Afrikka. Yhtiön suosituin Amerikan alue jakautuu edelleen neljään pienempään divisioonaan. Starbucksilla on myös tuotepohjaisia toimialoja. Esimerkiksi Starbucks-mukeja ja toinen leivonnaisia varten on yksi osasto. Organisaation alemmilla tasoilla Starbucksilla on työntekijöitä, erityisesti myymälätasolla. Tämä monimutkainen matriisirakenne palvelee kahvimyllyä hyvin, jolloin yritys voi toimia tuhansia myymälöitä eri puolilla maata.
Esimerkkejä tasaisesta järjestelmästä: Litteät järjestelmät ovat suosittuja aloittavien yritysten ja teknologiayritysten keskuudessa. Yksi kuuluisa esimerkki tasaisesta järjestelmästä on Zappos. Vuonna 2013 massiivinen kenkäyhtiön toimitusjohtaja ilmoitti uudesta hallintorakenteesta nimeltä holacracy, joka kannustaa yhteistyöhön poistamalla työpaikkahierarkian. Yhtiö kieltää esimiehet. Sillä ei olisi enää työnimiä, eikä pomoja olisi. Jokainen työntekijä vastaisi omasta työstään. Yhtiö toivoi kipinöivän innovaatioita ja luomista poistamalla hierarkian ja päätöksentekoon liittyvän byrokratian. Zappos kuitenkin pyrkii pitämään toiminnot todella tasaisina.
Tämä on taistelu monista suurista yrityksistä, jotka toteuttavat tasaisen rakenteen. Monet startupit ovat puhuneet vaikeudesta ylläpitää tasaista organisaatiorakennetta eksponentiaalisen kasvun aikana. Tutkimukset osoittavat, että työntekijät löytävät hierarkkiset rakenteet lohduttaviksi ja käytännöllisiksi. Joten tasainen organisaatiorakenne on ehkä hyvä vaihtoehto yrityksille, jotka ovat alkuvaiheessa, kannustamaan innovaatioita ja kasvua. Useimmat suuret yritykset kuitenkin siirtyvät pois tasaisesta järjestelmästä, koska se voi muuttua hankalaksi hallita ajan mittaan.
