Hyvin suunnitellut kirjelomakkeet saattavat tehdä yrityksestä ammattimaisemman ulkopuolisille, vaikka se ei ole välttämätön liiketoiminnan harjoittamiselle. Monet yritykset käyttävät kirjelomakkeita kaikkea suosituksista onnittelukirjeisiin ja sen jälkeen. Kirjelomakkeen luominen on yksinkertainen prosessi, ja sen jälkeen syntynyt kirjelomake voidaan käyttää kirjeenvaihtoon tulevina vuosina.
Yrityksen nimi
Kaikissa kirjelomakkeissa on oltava yrityksen nimi näkyvässä paikassa. Suunnittelusta riippuen luojat voivat joko näyttää nimen keskeltä tai pois yhdeltä sivulta. Jos yrityksen nimi nähdään yleisesti tietyssä kirjasimessa, luojien olisi vastattava tätä kirjasinvalintaa luomalla niiden kirjelomakkeet.
Logo
Jos yrityksellä on edustava logo, luojat saattavat haluta sisällyttää tämän tunnistettavan merkin yrityskirjeeseen. Yleensä kirjelomakkeet luovat logon keskitetysti, mutta se voidaan laittaa vasemmalle tai oikealle puolelle, varsinkin jos tunnistetiedot näytetään keskellä.
Osoite
Monet yritykset valitsevat kirjepapereihinsa osoitteen kirjeenvaihdon helpottamiseksi. Jos osoite on osa kirjelomaketta, ei ole tarpeen sijoittaa osoitetta yritystoiminnan kirjeenvaihdon yläreunaan. Jos luodaan kirjepaperi käytettäväksi koko monialan yrityksessä, lue kotitoimiston osoite. Jos valmistelet kirjelomakkeita tietylle haaralle, on sallittua sijoittaa kyseisen sivuliikkeen sijainti.
Yhteysnumero
Yritykset sisältävät yleensä yhteystiedon puhelinnumeron osoitteessa kirjelomakkeessa. Monet yritykset valitsevat keskitetyn rivin - linjan sijasta tietylle henkilölle - sen varmistamiseksi, että jokainen, joka numeroon soittuu, voi saavuttaa tehokkaasti liikekumppanin, jonka he aikovat ottaa yhteyttä. Jos yritys toimii kansainvälisesti, on suositeltavaa sisällyttää maakoodi puhelinnumeroon.
Verkkosivusto
Kun yritys on perustanut verkkosivuston, se usein mainitsee kirjelomakkeessa olevan perusosoitteen. Yleensä yritykset asettavat yleisen URL-osoitteensa puhelinnumeron alle yhteystieto-osioon.
