Työntekijän työn tehokkuuden kommentointi voi tapahtua vuosittaisen arvioinnin aikana tai kommentit voidaan antaa epävirallisten keskustelujen yhteydessä työntekijän kanssa. Työntekijöiden työn tehokkuutta arvioivien valvojien tulisi noudattaa tiettyjä protokollia ja yrityskäytäntöjä, kun he antavat työntekijöille palautetta suorituskykytasostaan. Henkilöstön työnteon kommentteja tulisi tehdä järkevästi, hyvin dokumentoidulla tavalla, jotta työntekijällä on riittävästi tilaisuutta syöttää tietoja.
Tarkista työntekijän henkilöstötiedosto. Jos suoritat vuosittaisen arvioinnin ja aiotte esittää huomautuksia osana arviointikokousta, tarkista niin paljon dokumentointia kuin käytettävissä on arviointikauden aikana. Esimerkiksi kurinpidolliset ja korjaavat toimet, läsnäolotietueet, työpäiväkirjat, kiitokset ja työntekijöiden itsearvioinnit ovat materiaaleja, joita kannattaa tarkistaa ennen tapaamista työntekijän kanssa voidakseen kommentoida suorituskykyä. Katsokaa työntekijän työn suorituskykyä kokonaisuudessaan ennen kuin teet arviointikauden aikana kommentteja vuosittaisen arvioinnin aikana.
Aikataulu tapaamaan työntekijää hänen suorituksestaan. Jos työntekijä ei odottanut tapaamista kanssasi keskustelemaan suorituskyvystä, kerro hänelle, mitä kokouksen aihe on, ja rohkaise häntä tuomaan asiaankuuluvia materiaaleja ja muistiinpanoja hänen suorituksestaan. Muistuta työntekijää siitä, että kokous on keskustelu - ei yksipuolinen raportti hänen suorituksestaan ilman työntekijän panosta tai palautetta.
Aloita kokous myönteisellä tavalla tunnustamalla työntekijän panokset, hänen pätevyytensä ja miten yritys arvostaa hänen taitojaan ja pätevyyttään. Anna kommentteja ja varmuuskopioi kommenttisi dokumentoinnin avulla. Pidä kiinni tosiseikoista ja henkilökohtaisista havainnoista työhön liittyvissä asioissa. Pidättäydy käyttämästä syyttävää ääntä, kun annat rakentavaa palautetta ja älä luota käytetyille tiedoille, ellei ole kirjallista dokumentaatiota muiden havaintojen perustelemiseksi. Viestintä tehokkaasti työntekijän kanssa tässä kokouksessa on välttämätöntä. Työnantajien oikeudellisen tiedon tarjoaja Nolo tarjoaa vinkkejä työntekijöiden palautteen antamiseksi oppaassaan "Työntekijöiden arvioinnin suorittaminen". Siinä todetaan: "Keskity siihen, kuinka hyvin (tai huonosti) työntekijä tekee työtä - ei työntekijän henkilökohtaisiin ominaisuuksiin tai piirteisiin."
Tarkasta tietyt tapaukset, joissa olet havainnut työntekijän tehtävien suorittamisessa. Anna tasapainoinen palaute - toisin sanoen, älä keskity pelkästään rakentavaan tai negatiiviseen palautteeseen, vaikka se olisi keskustelunne tarkoitus. Anna esimerkkejä työntekijöiden suorituskyvystä, joka täyttää yrityksen suorituskykyodotukset. Tunnista alueet, joilla uskot, että työntekijä osoittaa erinomaisen suorituskyvyn, ja huomaa alueet, joilla hän voisi parantaa suorituskykyään.
Dokumentoi keskustelu työntekijän kanssa. Jos kokous on tulosarvioinnin huipentuma, anna työntekijälle kopio arviointiasiakirjasta ja pyydä häntä allekirjoittamaan se. Jos tämä on epävirallinen kokous, jossa annat rakentavaa palautetta ja parannusehdotuksia, ota työntekijä mukaan vuoropuheluun siitä, miten hänen suorituskykyään parannetaan. Kysy, mitä koulutusta ja resursseja hänen on parannettava, ja ilmoittakaa, milloin voit seurata hänen kanssaan tarvittavia työkaluja. Jos kokouksessa on tarkoitus keskustella yhtiön odotuksia ylittävistä esityksistä, kerro työntekijälle, että tiivistät kommenttisi ja kopioi yhteenvedon henkilöstötiedostostaan ja toimitat hänelle kopion.
