Jos haluat tulla alan johtajaksi tai edes yksinkertaisesti edetä urallasi, sinun täytyy hallita viestintätekniikkaa tai prosessia, jossa yksilöt vuorovaikutuksessa, vaihtavat ja tulkitsevat merkityksiä. Tietojen välittäminen tyhjäkäynnin kautta on helppoa. Tehokas viestintä vaatii taitoa ja hienovaraisuutta. Jotta voisit menestyksekkäästi viestiä, sinun täytyy pystyä esittämään ideoita tehokkaasti, vakuuttavasti, selkeästi ja ytimekkäästi.
Miten hallita viestinnän taidetta liiketoiminnassa
Liiketoiminnan olennaisena laatuna viestintä voi tehdä tai rikkoa urasi. Jos haluat tulla alan johtajaksi tai edes yksinkertaisesti edetä urallasi, sinun täytyy hallita viestintätekniikkaa tai prosessia, jossa yksilöt vuorovaikutuksessa, vaihtavat ja tulkitsevat merkityksiä. Tietojen välittäminen tyhjäkäynnin kautta on helppoa. Tehokas viestintä vaatii taitoa ja hienovaraisuutta. Jotta voisit menestyksekkäästi viestiä, sinun täytyy pystyä esittämään ideoita tehokkaasti, vakuuttavasti, selkeästi ja ytimekkäästi. Viestintä onnistuu vain, kun sekä lähettäjä että vastaanottaja ymmärtävät esitetyn tiedon sisällön samalla tavalla. Miten siis hallitset viestinnän taidetta?
Ymmärrä viestinnän perusperiaatteet Ensinnäkin sinun täytyy olla selvillä siitä, miksi olet yhteydessä viestintään ja välitä viestisi ilman väärinkäsityksiä ja sekaannuksia. Vähennä väärinkäsitysten taajuutta selkeällä, ytimekkäästi, tarkalla ja hyvin suunnitellulla viestinnällä. Harkitse tavoitteitasi, koska sinun täytyy sanoa se tavoitteen saavuttamiseksi. • Mitä haluat yleisösi muistaa? • Mitä haluat välittää? • Mitä haluat viestinne saavuttamiseen?
Toiseksi sinun on tiedettävä, miten tiedot voidaan lähettää siten, että vastaanotin voi dekoodata sen oikein. Menestys tässä riippuu siitä, että tiedot ilmoitetaan selvästi, mutta myös ennakoimatta ja poistamalla mahdolliset väärinkäsitysten lähteet. Avain: yleisön tunteminen. Viestisi toimitetaan yleisön yksittäisille jäsenille, jotka kaikki siirtyvät viestintäprosessiin omilla ajatuksillaan ja uskomuksillaan, jotka epäilemättä vaikuttavat hänen ymmärrykseen viestistä. On myös tärkeää, että ymmärrät eri viestintäkanavien vahvuudet ja heikkoudet, jotka sisältävät, mutta eivät rajoitu niihin, henkilökohtaisesti, puhelimitse, sähköpostilla ja tekstillä. Varmista, että käytät viestillesi sopivaa kanavaa. Esimerkiksi pitkien reittien antaminen puhelimessa ei todennäköisesti ole tehokkain reitti. Samoin ei myöskään anneta negatiivista palautetta sähköpostitse. Tarkasta kaikkien viestintäkanavien vahvuudet ja heikkoudet viestisi suhteen, jotta varmistat, että valitset kanavan, joka viestii viestistä parhaiten. Ole vastaanottavainen yleisölle antamastasi palautteista, varsinkin kun puhut henkilökohtaisesti tai puhelimitse. Kiinnitä huomiota sekä sanallisiin että ei-sanallisiin reaktioihin, jotta saat apua, jos yleisö on ymmärtänyt esitetyn tiedon merkityksen. Toinen tapa lisätä viestintätaitojasi liiketoiminnassa on poistaa kaikki esteet, jotka voivat aiheuttaa väärinkäsityksiä. Viestisi mahdolliset esteet voivat olla mitä tahansa liian pitkistä, väärästä viestintäkanavasta, epämiellyttävistä informaation esittelyssä, käyttämällä huonoa sanallista ja ei-sanallista kieltä, joka tarjoaa liian paljon tietoa liian nopeasti, ei ymmärrä yleisön kulttuuria ja ei esitetä yksinkertaistettua ja ytimekästä viestiä. Näiden yleisten suuntaviivojen lisäksi voit hioa viestintätaitojasi keskittymällä yleisempiin viestintäalueisiin, kuten tehokkaiden ja ensimmäisten näyttökertojen luomiseen, oikean ei-sanallisen kehon kielen välittämiseen, tehokkaaseen viestintään suullisesti, aktiivisesti kuuntelemalla, keskittymällä kirjoittamisen kehittämiseen taitoja ja oikean etiketin oppimista viestintään teknologisten kanavien kautta.
Kestävän ensivaikutelman luominen Kestävän ensivaikutelman tavoitteena on luoda mukavuutta, luottamusta ja yhteydenpitoa kokouksessa olevan henkilön kanssa. Se kestää vain nopeasti, noin kolme sekuntia, jotta joku voi arvioida sinua ensimmäistä kertaa. Heidän mielipidettään teistä muodostuu nopeasti ulkonäönne, kehon kielen, käyttäytymisen, manierreiden ja pukeutumisen perusteella. Liiketoiminnassa on erittäin tärkeää, että luot aina ammatillisen läsnäolon vaikutelman. Joitakin helppoja tapoja tehdä tehokas ja tehokas ensivaikutelma ovat seuraavat: • Tee ystävällinen suora silmäkontakti keskinäisen luottamuksen kehittämiseksi. • Pysy suorassa ja istu suorassa, kun hyvä asento luo hetkellisen vaikutelman pätevyydestä ja näyttää mukavan liiketilanteissa. • Säilytä silmäkosketus käden läpi ja ravista henkilö. • Saapu 10–15 minuuttia ennen aikataulun mukaista aikaa. • Pukeudu asianmukaisesti kokoukseen. Tunne perinteet ja normit, koska et halua näkyä työpukussa, kun kaikki muut ovat pukeutuneet rentoon. • Säilytä puhdas ja siisti ulkonäkö. Tee kolmenkymmenen sekunnin nopea tarkistus ennen kokousta. • Hymyile lämpöä ja luottamusta. • Ole kohtelias ja tarkkaavainen.
Ensimmäiset näyttökerrat koskevat kaikenlaista käsitystä ammatillisesta läsnäolosta uskottavuuden luomiseksi. Käytä kehon kieltä projektien sopivaa luottamusta ja itsevarmuutta pysymällä korkeina, hymyillen lämpimästi, jotta muut olisivat helpommin, tekee ystävällinen silmäkosketus, tervehdys vankalla kädenpuristuksella, ulottamalla kohteliaisuudet kaikille, todelliseen innostukseen ja armollisuuteen ja pukeutumalla asianmukaisesti.
Korosta sanomasi uudelleen ei-sanallisen viestinnän kautta Vain noin seitsemän prosenttia emotionaalisesta merkityksestä sanomassa koostuu todellisista sanoista ja toinen kolmekymmentäkahdeksan prosenttia välitetään äänen äänen ja äänenvaimennuksen kautta. Tämä tarkoittaa, että viidenkymmentäviisi prosenttia viestissämme olevasta merkityksestämme välitetään ei-sanallisen viestinnän kautta, johon kuuluvat kasvojen ilme, eleet ja asento. Joten vaikka voisitte sanoa yhden asian, kehosi kieli voi ilmaista jotain aivan muuta. Savvy-ammattilaiset käyttävät ei-sanallista kommunikaatiotaitoa luottamuksen ja yhteydenpidon luomiseksi asiakkaiden ja kollegoiden kanssa pitämällä kehon kieli johdonmukaisena ja yhteensopivana sanallisen sanomansa kanssa. Jotta voit menestyä liike-elämässä, sinun täytyy oppia välittämään viestisi sanallisesti, mutta myös ei-suullisesti. Käytä ei-sanallista viestintää tietoisesti ja tarkoituksellisesti, jotta se olisi voiman ja vahvuuden lähde yrityksesi vuorovaikutuksessa. Ensinnäkin ymmärrä ei-verbaalisen viestinnän vahvuudet ja heikkoudet ja hajota komponentit ja harjoita vaikuttavaa, johdonmukaista ja luonnollista toteutusta, joka alkaa silmäkosketuksesta. Yritä aloittaa seuraavista: • Tarkasta sisäänkäynti huoneeseen. Oletko huomannut, kun kirjoitat huoneeseen? • Tarjoatko kättäsi heti, kun tapaat jonkun rodusta tai sukupuolesta riippumatta? • Pidätkö jatkuvasti yhteyttä toisiinsa kokouksissa ja keskusteluissa? • Pystytkö eleitä häiritsevästi, mikä voi estää jonkun kykyä muodostaa yhteyden kanssasi? • Ovatko sanat, joita lähetät ei-sanalliset, selkeästi ja johdonmukaisesti viestisi kanssa? Vai ovatko ihmiset yleensä hämmentyneitä siitä, missä he seisovat kanssasi? • Oletko tietoinen kasvojen reaktioista eri tilanteissa?
Fyysinen läsnäolomme on asia, jota muut huomaavat, kun meitä tapaamme, joten varmista, että hehkutatte energiaa, olet oikeassa asennossa, tiukka kädenpuristus ja tee ystävällinen silmäkosketus. Opi olemaan hallitsematta vain alkuperäistä kehon kieltäsi, mutta myös reaktioita toisiin, kuten säilyttämään vihainen kasvot, kun vihainen. Lopuksi opit vastaamaan ja peittämään ottamalla käyttöön henkilön tai ihmisten, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa, tapoja ja tapoja.Energian tasojen, kasvojen ilmentymien, äänen sävyn, sanaston ja vauhdin yhteensovittaminen on nopein tapa rakentaa rapportia viestintäprosessissa. Verbaaliset vihjeet tarjoavat kontekstin viestinnän raaka-aineen tulkinnalle, joten sinun on varmistettava, että sanallinen ja ei-sanallinen viesti pysyy synkronoituna.
Palauta sanallinen viestintä Kommunikointi on aina paras viestintäkanava. Älä koskaan aliarvioi puheäänen ja kehon kielen kautta kulkevan tunteen arvoa, varsinkin kun joku kritisoidaan tai annetaan negatiivista palautetta. Jos et ole samaa mieltä jonkun kanssa, kun sanat saattavat ilmaista erimielisyytesi, ääni, asento ja silmäkosketus voivat samanaikaisesti ilmaista arvosi ja toisen henkilön mielipiteen kunnioittamisen. Vaikka puhelinkeskustelu on myös parempi viestintäkanava, se on edelleen kaukana toisesta vuorovaikutuksesta. Luotamme siihen, että ei-verbaalisten vihjeiden rikas herkkua tulkitaan toisen sanan takana, ja kasvotusten tapaamiset auttavat kompensoimaan mahdolliset esteet, jotka voisivat väärinkäyttää aiotun viestin. Joten jos olet epäilemättä, mikä tapa käyttää, kommunikointi jonkun kanssa kasvokkain on aina turvallisin ja tehokkain tapa varmistaa, että viestisi välitetään tehokkaasti. Jos sinulla on vaikeuksia ilmaista itseäsi suullisesti, kokeile joitakin seuraavista keinoista terävöittää sanallisia kommunikaatiotaitojasi: • Katso verbaalinen vuorovaikutus toimistossasi kuunnellaksesi, miten yksilöt esittävät ideoita asiakkaille, kuulla ääni- ja äänenvoimakkuuden äänen, jota käytetään esitettäessä ajatuksia ja siitä, miten erimielisyyksiä keskustellaan. • Harjoittele ajatuksiasi ystävillesi ja perheellesi ja heitä kritiikkiä. Varmista, että tiedät onko he ymmärtäneet, mitä yritit välittää. • Hanki osa-aikainen myyntityö, joka auttaa sinua saamaan luottamuksen itsesi ilmaisemiseen ja suulliseen viestintään muiden kanssa. • Käytä tarinoita, lainauksia ja vitsejä, jotta voit välittää viestisi. • Järjestä ajatuksesi etukäteen ja valmistele viestisi. • Valitse sanat huolellisesti. Puhu erityisesti, ytimekkäästi ja välttää huolimaton kieli. • Ole positiivinen asenteessa ja sanavalinnassa. • Käytä elävää kieltä, esimerkkejä, pysy vauhdissa ja käytä erilaisia ääniääniä, jotta yleisö pysyy paikallaan. • Voit itse ymmärtää ainutlaatuisen viestintätavan.
Verbaalisen viestinnän hallitseminen kehittää henkilökohtaista kasvua sekä parantaa liikesuhteita ja vuorovaikutusta. Sanoilla on valta luoda tunteita ja siirtää ihmisiä ottamaan haluamasi toimet. Hyödynnä verbaalisen viestinnän voimaa auttaaksesi saavuttamaan urasi tavoitteet.
Aktiivisen kuuntelun voiman tunteminen Omien ideoiden ilmaiseminen on tärkeää viestinnässä, toisten aktiivinen kuunteleminen on yhtä tärkeää viestinnän taiteen hallitsemiseksi. Suuri osa kommunikoinnista tehokkaasti edellyttää onnistunutta kuuntelemista. Vain noin 25-50% siitä, mitä kuulemme, on todella muistettu, mikä tarkoittaa sitä, että sinun on tehtävä tietoisia ponnisteluja, jotta kuulisitte vain sanat, joita joku sanoo, mutta yrittää ymmärtää välitettävän viestin. Älä aliarvioi hiljaisuuden voimaa. Keskittäkää kuuntelemassasi, kun ei ajattele, mitä aiot sanoa seuraavaksi, vaan tehdä tietoisesti pyrkimyksiä henkisesti keskittyä ja pysyä fyysisesti hälyttävänä. Aktiiviseksi kuuntelijaksi vie aikaa, kärsivällisyyttä ja käytäntöä. Käytä seuraavia elementtejä, joiden avulla voit parantaa aktiivista kuuntelutaitoasi. • Keskittäkää huomiota kaiuttimeen. Kiinnitä tarkasti huomiota niiden sanattomaan viestintään. • Osoita, että kuuntelet kehon kielellä, eleillä, hymyillen ja satunnaisesti. • Tunnista, mitä toinen henkilö sanoo satunnaisella nyökillä tai ”uh huh.” • Anna positiivista palautetta parafrasoimalla sanottu, kysymällä avoimia kysymyksiä tai säännöllisesti yhteenvetoa. • Jatka tuomiota, kunnes puhuja on lopettanut viestinsä kokonaan. Älä keskeytä. • Älä anna henkilökohtaisten suodattimien, oletusten, tuomioiden ja uskomusten vääristää kuulemiasi tietoja. Ymmärtääkseni ymmärtää, mitä on sanottu. • Anna henkilölle jakamaton huomio. Älä anna itsesi häiritä ympäristöäsi.
Kuunteleminen on enemmän kuin vain sanojen sanottaminen. Aktiivinen kuuntelu merkitsee keskittymistä ääniääneen, sananvalintaan, ei-sanalliseen kehon kieleen, äänen nousuun, ei hyppäämään johtopäätöksiin eikä vääristämään sitä, mitä sanomme omasta käsityksestämme. Aktiivinen kuuntelu on siitä, että se on objektiivinen ja avoin sille, jota joku kommunikoi ilman, että henkilökohtaiset uskomme vaikuttavat viestiin. Rakenna parempia liikesuhteita ja vähennä suhteiden ristiriitoja parantamalla kykyäsi kommunikoida aktiivisen kuuntelun kautta.
Kuvittele erottelua merkittävästi kirjoittamalla
Konkreettisemman viestinnän muodossa kirjoitettu sana jättää vähemmän tilaa virheille ja virheille. Teknologisesti taitavassa yhteiskunnassa, jossa kirjallinen viestintä on nopeasti tulossa ensisijaiseksi viestintämenetelmäksi, kyky kommunikoida tehokkaasti kirjallisesti on tärkeä taito tarkentaa. Nykyisillä työpaikoilla työnantajat etsivät aktiivisesti henkilöitä, joilla on kyky kommunikoida tehokkaasti kirjallisen sanan kautta. Joten, miten voit kieltää kirjoitustaitosi? • Vältä slangin sanoja. • Ohjaa symbolit ja välttää klisejä. • Kirjoita nimiä aina oikein. • Pidä lauseet lyhyitä ja yksinkertaisia. • Oikoluku, oikoluku, oikoluku. • Tarkistakaa asiakirjat, kunnes ne ovat selkeitä ja ytimekkäitä. Vältä vieraita tietoja. • Varmista, että asiakirjat on järjestetty loogisesti. • Muokkaa kirjoitusta sanavalinnalle ja irtisanomisille. • Käytä oikeaa välimerkkiä ja oikeaa kielioppia. • Paranna sanastoa käyttämällä sanakirjaa etsimään tuntemattomien sanojen merkitystä. • Lue kaikki mahdollisuudet. Mitä enemmän luet, sitä enemmän laajennat sanastoa ja lisää tietoisuutta tehokkaasta kirjoittamisesta.
Opi tarkastelemaan kirjoitusta taitona, jota on jatkuvasti kehitettävä käytännön ja ponnistelujen avulla. Harjoittele tehokasta kirjoittamista kaikin mahdollisin tavoin, vaikka kirjoittaisit yksinkertaisia sähköposteja ystävillesi ja perheellesi. Kirjallisella viestinnällä on pysyvä vaikutus ja pysyvä läsnäolo, joten aina kiinnitä erityistä huomiota siihen, mitä viestit kirjallisesti.
Osoita teknisen viestinnän asianmukainen etiketti Koska 21. vuosisadan työpaikka muuttuu monipuolisemmaksi ja teknisesti taitavammaksi, kommunikaatiokykysi on jatkuvasti kehitettävä uran onnistumisen varmistamiseksi. Koska diktatuurin vanha hallintomalli korvataan osallistuvalla hallinnalla ja tiimien suuremmalla käytöllä, vanha viestintämenetelmä, joka suosi henkilökohtaisia tai ääni-ääni -viestintää, korvataan persoonattomilla viestintämenetelmillä, kuten sähköposti, faksi ja puheposti. Huolimatta lisääntyneestä teknologian käytöstä viestinnässä ja vaikka ne tarjoavat nopean ratkaisun tiedon välittämiseen, pidä mielessä, että nämä menetelmät jättävät enemmän tilaa väärinkäsityksiin ja konflikteihin. Yritä vain välittää tosiasiallista tietoa näiden kanavien kautta. Varaa kaikki viestintä, johon liittyy tunteita, joita ilmaistaan henkilökohtaisille menetelmille, kuten henkilökohtaisesti tai puhelimitse.
Yhdistäminen yhteen Yhdessä esimerkilliset kommunikointitaidot ovat eräitä liike-elämän halutuimpia ominaisuuksia. Kuten Robert Kent, entinen Harvardin yrityskoulun dekaani, niin tiivistettiin niin hyvin: "Liiketoiminnassa kommunikaatio on kaikkea." Ilman kykyä kommunikoida tehokkaasti emme pysty välittämään viestejä tarkasti, anna muiden tietää, mitä ajattelemme tai tuntemme, rakentaa kumppanuuksia, motivoida muita tai ratkaise konflikteja. Kun nouset korkeammalle ammattitaitoisen viestinnän taidot tulevat olemaan tärkeämpiä menestyksesi kannalta. Onnistunut kommunikointikyky vastaa menestyksekästä uraa.
