Ylimaksu työntekijälle on yleensä seurausta palkkalaskennan virheestä. Työnantajana voi olla ylikorvaus, jos maksat työntekijälle enemmän tunteja tai palkkaa kuin hänellä on oikeus tai jos et tee pakollista tai vapaaehtoista vähennystä. Kummassakin tapauksessa voit korjata tilanteen.
Kysy valtion lakia
Kun havaitset virheen, ota yhteyttä valtion työvoimatoimistoon menettelyistä, joilla kerätään ylimaksuisia palkkoja. Monet valtiot antavat sinulle mahdollisuuden tehdä tällaisia vähennyksiä palkkasumman vähentämisen kautta. Velkaantuneesta määrästä riippuen voit pidättää maksun useista palkkakirjoista kertamaksuna. Valtion laki rajoittaa yleensä summan, jonka voit pidättää yhden palkkakauden aikana. Huomaa, että pakollisten vähennysten lisäksi valtio ei saa sallia, että työntekijä maksaa palkkoja ilman hänen kirjallista suostumustaan. Lisäksi valtio voi kieltää teiltä vähennyksen, jos työntekijän tulot laskevat vaaditun vähimmäispalkan alapuolelle.
Palautusilmoitus
Takaisinmaksun kerääminen palkanlaskennan avulla voi olla työntekijälle kätevä, varsinkin jos olet tehnyt virheen ja työntekijä on jo viettänyt maksun. Jos havaitset virheen pian työntekijän maksamisen jälkeen ja ilmoitat hänelle välittömästi, työntekijä voi mahdollisesti maksaa maksun välittömästi. Jos olet kerännyt ylikorvauksen palkkasumman vähennyksen kautta, ilmoita työntekijälle tilanteesta kirjallisesti ja sisällyttäkää yksityiskohdat ylikorvauksesta, kuten silloin, kun ylimaksu on tapahtunut, summa, kun jokainen palkanlaskennan vähennys tapahtuu ja vähennysmäärät. Anna työntekijälle muut maksutavat, kuten henkilökohtainen tarkistus, maksumääräys tai käteinen. Jos työntekijän kirjallinen suostumus on tarpeen vähennyksen tekemiseksi ja työntekijä kieltäytyy, voit yrittää periä takaisinmaksun jättämällä oikeusjuttu tuomioistuimeen työntekijää vastaan.
Palkkalaskelmat
Keräämällä ylikorvauksen sinun on myös säädettävä työntekijän palkkaselvityksiä vastaavasti. Esimerkiksi, jos maksat palkkaa yli 200 dollaria tietyltä palkkajaksolta, tee oikaisu negatiiviseksi, joten se poistetaan työntekijän vuotuisista tuloista ja hänen W-2 on oikeassa verotuksessa. Kun maksat työntekijän liikaa, myös maksettu vero ja vähennykset on otettu pois hänen palkastaan. Palkanlaskentaohjelmisto säätää automaattisesti työntekijän palkkaselvityksiä, kun syötät ylimaksun negatiiviseksi. Jos et käytä palkanlaskentaohjelmaa, selvitä manuaalisesti ero hänen alkuperäisten vähennystensa ja sen, mitä heidän olisi pitänyt olla. Ero on maksetun vähennyksen määrä. Kun vähennät liikaa maksetun palkan työntekijän palkasta, se vähentää hänen kokonaistulojaan ja säätää vähennyksiä vähentämällä määriä. Jos ylikorvaus johtuu vähennyksestä, jota ei otettu lainkaan, säädä vähennys positiiviseksi niin, että se vähennetään hänen tuloistaan.
Työttömyysveron ylimaksu
Sinun on maksettava liittovaltion työttömyysvero ja valtion työttömyysvero jokaiselle työntekijälle, jolle maksat palkkaa. Kun maksat työntekijälle ylikorvauksen ja et ole täyttänyt vuotuista palkkarajaa, se voi johtaa siihen, että maksatte sekä liittovaltion että valtion työttömyysveron. Ilmoita tässä tapauksessa liittovaltion työttömyysveron ylijäämä sisäiselle tuloviranomaiselle ja määritä työttömyysveron ylijäämä hallintovaltion virastolle, jotta voit saada hyvityksen ylikorvauksesta.
