Säännöllisesti suunnitellut henkilökunnan tiedotustilaisuudet ovat olennainen viestintäväline. Sen sijaan, että luotat muistiinpanoihin tai sähköpostiviesteihin, käytät kasvotusten lähestymistapaa. Tämä tarjoaa paitsi mahdollisuuksia antaa asiaankuuluvia tietoja myös vastata kysymyksiin ja selventää mahdollisia väärinkäsityksiä. Toisin kuin muutkin tapaamiset, tiedotustilaisuuksissa keskitytään tyypillisesti liiketoimintaan tai projektitoimintaan ja kestävät enintään 15 minuuttia - 30 minuuttia.
Perussäännöt
Vaikka tiedotustilaisuudet ovat usein epävirallisia, sovelletaan edelleen hyviä menettelytapoja ja viestintää koskevia sääntöjä. Lyhyellä aikavälillä on tärkeää luoda säännöt, jotka varmistavat, että muut kuuntelevat, kun joku puhuu, joka pitää viestinnän pisteeseen ja ammattilaisille ja joka kannustaa kysymyksiin ja tuottavaan palautteeseen. Lisäksi, koska tiedotustilaisuuksissa keskitytään päivitysten ja muiden asiaankuuluvien tietojen antamiseen, henkilöstön jäsenten on ymmärrettävä, että tämä ei ole paikka keskustella yrityksen politiikoista tai päätöksistä.
Työ ennalta määritellystä agendasta
Valmistele esityslista juuri ennen tiedotuksen alkua. Tämä on välttämätöntä sen varmistamiseksi, että tiedotustilaisuudessa on sekä vakiomallia että uutisia. Esimerkiksi siirtymää edeltävän henkilöstön tiedotustilaisuuteen voi sisältyä työtehtäviä, aikataulutusmuutoksia ja tietoja edellisen muutoksen aikana tapahtuneista tapahtumista. Voit joko jakaa esityslistan tai pyytää henkilöstöä ottamaan muistiinpanoja. Tavoitteena on pitää sinut matkalla ja varmistaa, että tiedotukset ovat hyödyllisiä.
Aloita Bang
Viettää ensimmäiset kaksi minuuttia jokaisesta tiedotustilaisuudesta, joka kannustaa ja motivoi henkilökuntaa. Aloita hyviä uutisia koskevilla ilmoituksilla, kuten onnittelemalla tiimiä siitä, että hän on saavuttanut edellisenä päivänä saavutetut myyntitavoitteet, ja toivotti uuden työntekijän tervetulleeksi tai ilmoittamaan päivä, jona työntekijä arvostetaan. Ammattilaisen valmentaja Albert Mensahin mukaan, mitä puhutte, ei ole yhtä tärkeää kuin se, onko sillä motivoiva vaikutus.
Varaa kysymykset loppuun
Pidä eniten aikaa tiedon jakamiseen. Kerro henkilökunnan jäsenille, että otat kysymyksiä ja selvität tietoja lopussa, ei tiedotuksen aikana. Tämä on tärkeää sekä sen varmistamiseksi, että pysyt ajan sisällä, että pidätte kaikkien huomion keskittyneenä kyseisiin tietoihin. Jos et voi vastata kysymykseen välittömästi, saat vastauksen, kun tiedotus on ohi ja seurata mahdollisimman pian, etenkin ajankohtaisiin kysymyksiin.
