Ryhmän tiedotustilaisuudet ovat tehokkaita kokouksia, joita käytetään tiedon jakamiseen organisaation eri osastoille ja ryhmille. Tiedotustilaisuuden suorittaminen edellyttää, että olet mahdollisimman organisoitu ja että sinulla on asetettu esityslista, koska tärkeimmät tiedot on annettava tuhlaamatta aikaa. Muut tiedot, jotka eivät sovi, voidaan tallentaa toiseen kokoukseen. Tiedotustilaisuudet antavat jäsenille mahdollisuuden tarjota ideoita ja päivityksiä, jos ne on jäsennelty oikein.
Laadi esityslista, jossa käsitellään ajankohtaa, josta jokainen aihe käsitellään. Esityslista auttaa pitämään kaikki tehtävänsä ja antaa heille mahdollisuuden tietää etukäteen, mitä odottaa tiedotustilaisuudessa. Luettele vain tärkeät ja asiaankuuluvat tiedot esityslistallasi. Jätä aikaa ryhmäkeskustelun esityslistalle.
Ota yhteyttä osanottajiin etukäteen sähköpostitse, faksilla tai puhelimella, jotta he voivat valmistella materiaaliaan keskustellakseen kokouksessa. Voit sallia eri jäsenten osallistua tiedotustilaisuuksien eri osiin. Anna heille riittävästi aikaa valmisteluun, ja antaa heille myös aikaraja, jotta heidän antamansa tiedot ovat ytimekkäitä ja sopivat asialistalle varattuun osaan.
Aloita tapaamisesi hyvillä uutisilla, kuten organisaation tai osaston edistyminen. Keskustele kaikista tulevista politiikoista ja menettelyistä, jotka toteutetaan. Valitse henkilöt, jotka ovat olennaisia tulevissa suunnitelmissanne, ja luet myös saavutettavat tavoitteet, jotka on täytettävä ennen seuraavaa tiedotusta.
Anna lisää minuutteja kaikista avoimista kysymyksistä tai huolenaiheista, joista voi keskustella. Et ehkä ole ennakoinut näitä aiheita, kun alunperin laadit esityslistan. Lisäaika antaa jäsenille mahdollisuuden ilmoittaa teille kaikista puutteista tai ongelmista, jotka saattavat estää heitä saavuttamasta tiettyä tehtävää seuraavassa tiedotustilaisuudessa.
