Jokainen organisaatiossa tapahtuva tapahtuma edellyttää, että tilinpäätösosasto ottaa huomioon sen taloudelliset vaikutukset. Tilinpitäjän on kirjattava kirjanpitoon jokainen taloudellinen vaikutus. Monet yritykset antavat työntekijöille veloitus- ja luottokortteja vähentääkseen sen suorittamia kustannusten korvauksia. Työntekijöiden korvaamisen sijasta yhtiö joko maksaa luottokorttilaskun tai muuttaa maksutapahtuman kirjaa. Kirjanpitoerot vaihtelevat sen mukaan, onko työntekijä käyttänyt maksukorttia tai luottokorttia.
Maksukorttitapahtuma
Pankit laskuttavat pankkikortteja yrityksen työntekijöille vähentääkseen tarkastusten määrää. Maksukorttitoiminto poistaa käteistä yrityksen pankkitililtä tapahtuman tapahtuessa. Työntekijä käyttää pankkikorttia samalla tavalla kuin hän käyttää luottokorttia ostettaessa. Pankki vastaanottaa tapahtuman sähköisen ilmoituksen ja siirtää rahat myyjälle maksamaan tapahtuman.
Debit-kortin kirjanpito
Kun työntekijä tekee tapahtuman maksukortilla, yrityksen kirjanpitäjän on päivitettävä tilinpäätös. Tilintarkastaja ottaa yhteyttä työntekijään selvittääkseen, mitä tapahtuma oli. Kirjanpitäjä käyttää näitä tietoja selvittääkseen, mitä kulukirjaa käytetään kirjanpitokielessä. Kirjanpitäjä lisää kustannuslaskentaa ja pienentää käteistä.
Luottokorttitapahtuma
Pankit myöntävät luottokortteja yhtiön työntekijöille vähentääkseen työntekijöiden esittämien kuluraporttien määrää. Luottokorttitapahtuma luo vastuun yhtiölle, joka vaatii yhtiötä maksamaan pankille kauden lopussa. Työntekijä käyttää luottokorttia, kun hän tekee ostoksia verkossa, puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Pankki saa sähköisen ilmoituksen tapahtumasta. Katsauskauden lopussa pankki lisää kaikki tapahtumat ja lähettää laskun yhtiölle.
Luottokorttien kirjanpito
Kun työntekijä tekee tapahtuman luottokortilla, hän säilyttää kuittauksensa ja kirjoittaa kuittauksen tapahtuman kuvauksesta. Kuukauden lopussa hän esittää kaikki hänen kuitit yrityksen kirjanpitäjälle. Tilinpitäjä vertaa tuloja laskuun ja varmistaa, että kaikki liiketoimet kirjataan. Tilinpitäjä käyttää kuitit selvittääkseen, mitä kustannustiliä käytetään kirjanpitoon. Kirjanpitäjä lisää kustannuslaskentaa ja pienentää käteistä.
