Monet yritykset myöntävät työntekijöille luottokortteja erilaisiin ostoksiin, kuten toimistotarvikkeisiin, liiketoimintaan liittyviin aterioihin ja matkakustannuksiin. Toisinaan työntekijät voivat väärinkäyttää yrityksen luottokorttia, mutta pyyhkäisevät sen väärin työhön liittyviin kuluihin tai, mikä vielä pahempaa, henkilökohtaiseen käyttöön, mukaan lukien käteisennakko, henkilökohtaiset matkat, kotiin liittyvät kulut ja paljon muuta. Kun olet huomannut, että työntekijä on käyttänyt yrityksen luottoa epäasianmukaisesti, toimi nopeasti, jotta muut työntekijät eivät noudata mallia tai väärinkäyttö jatkuu.
Katso yrityksen luottotietueista, mitkä maksut ovat sopimattomia tai eivät ole yrityskohtaisia. Korosta ne ja tee kopioita sekä rahoitusosastolle että tarvittaessa työntekijän henkilötiedostolle. Tämä ei vain anna sinulle käsityksen siitä, kuinka paljon korttia on käytetty väärin, mutta antaa sinulle myös viitekohdan, jota käytät puhuttaessa työntekijän kanssa.
Anna henkilöresursseja ennen kuin keskustelet työntekijän kanssa. On todennäköistä, että heidän täytyy olla huoneessa kanssasi, kun kysyt työntekijältä maksuista. Lisäksi he voivat kertoa, miten edetä, jos työntekijä myöntää väärinkäyttävän korttia henkilökohtaiseen käyttöön, varsinkin jos hän tiesi, että se on yrityksen sääntöjä vastaan.
Suunnittele tapaaminen työntekijän kanssa. Kysy, onko hän saanut kopion yrityksen ohjeista, kun hän sai kortin. Tämä kertoo, onko hän tietoinen yrityksen luottokäyttöä koskevista käytännöistä. Anna hänelle mahdollisuus selittää ja selvittää, ovatko syytteet harkittuja, jos hän on jopa vastuussa maksuista tai jos kyseessä oli yksinkertaisesti väärän kortin käyttö vääräntyyppisiin ostoksiin. Jos toimenpide oli haitallista ja tahallista, sinun on ehkä ryhdyttävä kurinpitotoimiin. Kurssin vakavuuden tulisi riippua hänen kokonaiskertomuksestaan sekä veloitetusta määrästä, hänen halukkuudestaan tunnustaa hänen epäuskottomuutensa ja hänen osoittamansa katumuksen taso. Rekisteröi keskustelu hänen luvallaan siinä tapauksessa, että sinun täytyy jatkaa asiaa, kuten rikossyytteiden nostamista.
Käynnistä mikä tahansa toimintatapa väärinkäytön tasolle. Jos kyseessä oli vain tahaton väärinkäyttö, toista kortin käyttöä koskevat ohjeet ja anna työntekijälle toinen mahdollisuus. Jos maksut olivat tarkoituksenmukaisia, tee yrityksesi suuntaviivat, jotta voit tehdä parhaan päätöksen ja ottaa huomioon työntekijän historian ja maksujen luonteen.Jos maksut joutuvat tuhansiin, sitä pidetään suurina varkauksina useimmissa valtioissa, ja sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin ottaa yhteyttä paikalliseen poliisilaitokseen ja pyytää heitä jatkamaan maksua työntekijää vastaan.
Instituutti tiukentaa luottokorttien käyttöä koskevia ohjeita. Inside Indiana Business -sivuston mukaan voit tarkistaa maksut kuukausittain ja ilmoittaa epäilyttäville. Tee siitä sääntö, jonka mukaan työntekijät voivat kysyä ennen kuin veloitetaan tietty määrä rahaa. Rajoita työntekijöille annettavien korttien määrää, jolloin vain ne, jotka tarvitsevat säännöllisesti hankkia tarvikkeita yritykselle, pitävät yllä yrityksen luottotiliä.
