Olipa tapaaminen asiakkaiden kanssa ehdotuksen tekemiseen tai työlounaan tekemiseen henkilöstön kanssa, kutsun lähettäminen sähköpostitse voi olla nopea ja tehokas tapa koordinoida tapahtumaa.
Harkitse yleisöäsi. Sähköpostisi sävy on mukautettava siihen, kuka sinä kutsut lounastapaamiseen. Satunnainen sävy toimii hyvin, jos lounastapaamisesi on henkilökunnan kanssa, ja vietät aikaa keskustelemaan strategioista ja aivoriihi. Jos kokouksen tarkoitus on vakavampi, sinun on tehtävä tämä selväksi kirjeenvaihdossa kutsutun henkilöstön jäsenille. Jos lounastapaaminen on asiakkaiden kanssa, saatat tarvita muodollisemman sävyn, riippuen heidän työsuhteestasi.
Etsi ravintola, johon mahtuu ryhmäsi. Kutsuttujen määrästä riippuen saatat haluta etsiä laitosta, jossa on oma huone. Kun suunnittelet lounastilaisuutta asiakkaiden kanssa, se voi auttaa löytämään vähemmän hektistä ruokapaikkaa, jossa keskustelua ei rasiteta melun vuoksi.
Päätä, kuka kutsutaan lounastapaamiseen, ja ota yhteyttä toimistokalenteriin selvittääksesi, ovatko kaikki osapuolet saatavilla kyseisenä päivänä. Henkilöstön lounastapaamisissa voit soittaa nopeasti puhelimeen ja kysyä, ovatko valitut kutsutut saatavilla kyseisenä päivänä, ja pyydä heitä pitämään se avoinna suunnitelmien viimeistelyssä.
Soita valittuun ravintolaan ja määritä alustava varaus. Kerro heille, että saatat joutua säätämään osallistujien määrää lähempänä kyseistä päivämäärää. Jos huomaat, että sinulla on useampia osallistumisia kuin alun perin suunniteltu, varmista, että ilmoitat ravintolalle mahdollisimman pian, jotta henkilökunta voi vastata tarpeisiisi.
Syötä sähköpostisi, mukaan lukien jokaisen kutsutun henkilön sähköpostiosoitteet. Ilmoita sähköpostiviestin syy aiheen rivillä. Sisällytä sanoja kuten "Tärkeää" tai "Merkitse kalenterit" ja lisää päivämäärä ja syy. Aiheesi voi esimerkiksi lukea seuraavasti: "Tärkeää: Lounas työskentelee 2/18/09-RSVP: ssä." Lounasaikaan asiakkaan kanssa sinun on tietysti tarkennettava aihealue ja muutettava se pyyntöön eikä kysyntään.
Käytä sähköpostin runkoa selittämään lounastapaamisen tarpeellisuutta ja sitä, mitä haluat osallistujien tuoda tai jakaa kokouksen aikana. Riippuen siitä, kuinka vaikeaa on kiinnittää ihmisiä alaspäin, kannattaa vaatia, että ne RSVP, joten voit viimeistellä varauksen määrän ravintolan kanssa.Jos asetat asiakkaan lounaan, haluat ehkä pyytää lounastapaamista ja ilmoittaa, mitä kohteita haluat keskustella heidän kanssaan
vinkkejä
-
Lähestymistavan tulisi perustua yrityksen työilmapiiriin, satunnaisesta muodolliseen. Lähetä kopio hallintohenkilöstölle, jotta toimistokalenteri voidaan päivittää.
