Kustannusennusteet tarjoavat hankkeen toteuttamiseen tarvittavia yksityiskohtia ja kokonaisvaroja. Nämä tiedot auttavat hallintoa laatimaan hankkeen talousarvion koko yhtiön talousarvion puitteissa. Jos esimerkiksi kustannusennuste on suurempi kuin käytettävissä oleva budjetti, johto voi käyttää ennustetta selvittääkseen, mihin niiden on vähennettävä menoja joko yrityksen tai hankkeen osalta. Kustannusennuste ja seuraava budjetti auttavat myös pitämään hankkeen tehtävänä ja välttämään vahingossa tapahtuvaa ylimääräistä kulutusta. Projekti tarjoaa myös tietoja, joita yritys käyttää arvioidakseen, milloin hanke on itse asiassa "maksanut itsensä".
Tarvittavat kohteet
-
Kaikki ehdotetut menotarpeet hankkeelle
-
Projekti ehdotus
-
Hankkeen aikataulu
-
Yrityksen budjettitiedot
-
Taulukkolaskentaohjelma
Kerää yhteen kaikki tiedot, jotka liittyvät hankkeen menoja koskeviin näkökohtiin. Tarvittavat tiedot sisältävät palkkion kaikille projektin parissa työskenteleville koko arvioidun aikataululle, tarvittavien työkalujen tai laitteiden hankinnoista sekä ihmisten palkkaamisesta ja koulutuksesta aiheutuvista kustannuksista.
Tarkista hankesuunnitelma tai ehdotus kiinnittäen erityistä huomiota ennustettuun aikatauluun. Tee muistiinpanoja siitä, kuinka kauan hanke toteutuu, kun paras aika aloittaa hanke on ehdottoman välttämätön meno ja menot, jotka ovat vähemmän tarpeellisia, mutta jotka voivat parantaa kokonaistuloksia.
Vertaa hanke-ehdotuksen aikataulua yhtiön varainhoitovuoteen ja budjettisuunnitelmiin. Aikataulun säätäminen voi hieman johtaa siihen, että hankkeen budjetti voidaan jakaa kahteen tilikauteen, jolloin hankkeen talousarvio jakautuu pääasiassa kahden yrityksen budjetin välillä, mikä tekee kokonaiskustannuksista vähemmän selväksi yhtiön säännöllisten menojen suhteen.
Luo luettelo kaikista hankkeen ennustetuista kustannuksista yksin. Erota jokaisen kohteen luettelot kunkin kohteen kustannusennusteeseen. Esimerkiksi, jos hankkeeseen on palkattu kymmenen ihmistä ja koulutettu, koulutuksen kustannusennuste sekä uusien työntekijöiden palkkojen tai palkkojen summa, jotka voidaan tosiasiallisesti yhdistää muihin palkkoihin ja palkkoihin, ellei johtaja halua kaikki lueteltu erikseen (eritelty). Laitteet tai työkalujen vuokrat tai ostot voivat olla sekä muita kohteita että urakoitsijoita tai tarvikkeita.
Luo kustannusennuste käyttämällä yksityiskohtaista luetteloa. Parhaan mahdollisen tehokkuuden saavuttamiseksi voit käyttää laskentataulukko-ohjelmaa luomaan sekä kaavion eriteltyyn luetteloon että kaavion, jossa esitetään ennustetun budjetin jakautuminen. Kaaviossa tietyt asiat voidaan yhdistää siten, että ne kuvastavat suurempaa kuvaa projektipäällikölle, kuten työntekijöiden palkkojen ja koulutuskustannusten yhdistäminen tai kaikkien työkalujen, laitteiden ja hankintakustannusten yhdistäminen, mutta hankintojen erottaminen vuokrista ja työntekijöistä urakoitsijoilta.
Kirjoita yksityiskohtainen raportti, jossa esitetään yksityiskohtaiset menotarpeet ja selitetään hankkeen budjettisuunnittelu. Sisällytä aikatauluun, ehdotettuun aikajanan säätöön ja mihin tai miten hankekustannukset voivat syntyä yrityksen kokonaisbudjetista.
