Yrityksen omistajana on mahdotonta hallita kaikkea. Varautumissuunnittelu tarkoittaa sitä, että tunnistat rajoituksesi ja valmistaudut käsittelemään asioita, joita et voi välttää: luonnonkatastrofit, terrorismi, laitteiston viat ja muut tapahtumat, jotka uhkaavat lopettaa liiketoiminnan kuolleen. Tehty oikein, valmiussuunnitelman ei pitäisi pelottaa sinua. Sen pitäisi lisätä yrityksen kykyä selviytyä, kun asiat eivät mene yhtä sujuvasti kuin odotettiin.
Pidä vakaa, jopa katastrofissa
Varautumissuunnitelma tarkoittaa sitä, että yllättävän tapahtuman sattuessa yrityksesi voi ylläpitää parhaan mahdollisen toimintatilan katastrofin vakavuudesta riippuen. Sen sijaan, että menettäisit konkurssin, kun rakennuksen iskee tornado, ostamasi katastrofiavun vakuutus voi kattaa esimerkiksi suuret kustannukset. Darrell Rigbyn artikkelin "Forbes" mukaan New Yorkin kauppakeskus pelasti itsensä rakentamalla toisen kauppakerroksen World Trade Centerin ulkopuolella. Tämä terrorismin varautumissuunnitelma säilytti hallituksen terveenä ja liiketoimintaa huolimatta syyskuun 11. päivän 2001 hyökkäyksistä.
Empowered Staff
Tehokas valmiussuunnitelma kuvaa, kuka on vastuussa katastrofin edessä. Jos testaat suunnitelmasi ja tiedät henkilöstönne tehtävistään, varautumissuunnitelma säästää aikaa, jos pahin tapahtuu. Sen sijaan, että ihmiset olisivat odottaneet suuntaa, sinulla on työvoima täynnä ihmisiä, jotka tietävät, mitä tehdä ja miten se tehdään. Vähemmän aikaa kuluu työntekijöiden koordinointiin ja tilausten antamiseen, joten voit keskittyä käsittelemään ongelmia, joita et ole ottanut huomioon alkuperäisessä suunnitelmassasi.
Suunnittele pahin
Kun suunnittelet pahinta etukäteen, saatat huomata, että jotkut katastrofit ovat tosiasiallisesti estettävissä. Istuminen ja yrityksen riskien miettiminen on kaikki mitä tarvitaan näiden asioiden tuomiseen. Esimerkiksi ehkä otat yrityksen tietokannat itsestäänselvyytenä, mutta riskianalyysi paljastaa, että he ovat vanhemmat ja sinulla ei ole varmuuskopiota. Ikääntyvän laitteen vaihtaminen ja varmuuskopiointijärjestelmän suunnittelu auttaa estämään kriisin ennen kuin se tapahtuu.
Tunne enemmän valmistautuneena
Kun suunnittelet mitä voi tapahtua, olet psyykkisemmin valmis käsittelemään odottamattomia. Kun suunnitelmaa ei ole, sinun täytyy miettiä, mihin toimiin ryhdytään ensimmäisen, toisen ja kolmannen asteen kannalta katastrofien aiheuttamien vahinkojen minimoimiseksi. Varautumissuunnitelman avulla nämä perusasiat on jo dokumentoitu, joten mielesi selviytyy korkeamman tason ongelmista. Kun tiedät, että olet tehnyt kaiken voit tehdä huonoon tilanteeseen, voit lähestyä ongelmia rauhallisella, itsevarmaisella asenteella.
