Järjestelmät ja menettelyt ovat elintärkeitä liiketoiminnan onnistuneen toiminnan kannalta. Michael Gerberin mukaan liiketoimintakonsultti ja myydyin liiketoimintakäsikirjan tekijä "E-myytti", järjestelmävetoiset yritykset säästävät aikaa, aiheuttavat vähemmän stressiä ja tekevät enemmän rahaa kuin omistajan sanan ja ohjeiden perusteella. Toimistotoimintojen luominen on logiikan ja organisaation harjoittelu, jota voidaan parhaiten toteuttaa vaiheittain.
Määritä menettelyn laajuus, mitä menettely on tarkoitus toteuttaa. Ole kohtuullisen yksityiskohtainen, mutta ei rasittavaa. Tarvitset esimerkiksi menettelyn saapuvan postin käsittelemiseksi, joka poikkeaa lähtevän postin käsittelystä. Sinun ei tarvitse eri menettelyä roskapostia, laskutuksia, aikakauslehtiä ja henkilökohtaisia viestejä varten. Nämä alaluokat voidaan sisällyttää samaan yleiseen nimikkeeseen.
Määritä, kuka on vastuussa menettelyn suorittamisesta, mukaan lukien prosessiin liittyvät määräajat tai aikataulut. Vastuussa olevan henkilön ei tarvitse tehdä sitä henkilökohtaisesti, vaan sen on tarkistettava valtuutetun valtuutetun edustaja, joka varmistaa, että laatu on laadittu ja tarkastettu. Tämä määritelmä on parhaiten määritetty pikemminkin nimikkeeseen kuin henkilöön, vaikka tiedät, kuka tekee työn juuri nyt.
Luettele tähän prosessiin liittyvät yksittäiset tehtävät. Laita ne aikajärjestyksessä.
Kirjoita jokaisen tehtävän kuvaus, mukaan lukien kohtuulliset määräajat, tarvittavat välineet ja tarvittavat perustoimet. Lisää "valmiustila" - mitä tehtävä näyttää, kun se on valmis. Valmiusvaltio on elintärkeää työn tarkastamisessa ja työntekijöiden suorituskyvyn arvioinnissa.
Kirjoita muistiin seuraukset, jotka aiheutuvat siitä, että tehtävää ei ole suoritettu annetussa ajassa. Tähän sisältyy työntekijän kurinpitotoimet ja epäonnistumisesta aiheutuvien ongelmien varautumissuunnitelma.
