Toimistotarjonnan budjetti on kustannuserittely, joka voi toimia menosuunnitelmana. Kirjallisessa muodossa budjetti määrittelee, miten yritys käyttää varoja toimistotoiminnassa käytettäviin tarvikkeisiin. Suunnitelman pitäisi olla realistinen, jotta se voidaan helposti ymmärtää ja noudattaa. Toimistotarjontabudjetti on välttämätön väline liiketoiminnan kokonaiskustannusten arvioimiseksi. Talousarvion laatiminen auttaa hallitsemaan kustannuksia tehokkaasti ja ylläpitämään kohtuullisia toimintamenoja, jotka eivät ylitä liiketoiminnan tuloja. Toimistotarvikkeiden perusbudjetti sisältää yleensä vain ne kulut, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä liiketoiminnan tehokkaan toiminnan kannalta. Talousarviota voidaan kasvattaa ajan myötä, kun liiketoiminta kasvaa.
Tarkista toimistotarvikkeiden kohteet, jotka ovat välttämättömiä yrityksen toiminnan kannalta. Luo laskentataulukko, jossa luetellaan esimerkiksi kynät, erilaiset paperit, merkit, lyijykynät, tulostimen muste, nitojat ja niitit, paperiliittimet, tiedostokansiot, postitarvikkeet, kirjekuoret ja teippi. Muista sisällyttää kohteita, jotka ovat omaan liiketoimintaan liittyviä. Jos esimerkiksi annat tietojen varmuuskopiointia tai käsittelet median tallennustilaa, tarvitset CD- tai DVD-levyjä ja muita erikoisvarusteita ja -välineitä.
Tarkista kohteiden hinta ja saat kuukausittaisen kokonaismäärän kullekin tuotteelle. Dokumentoi laskentataulukon laskelmat. Lisää kunkin kohteen yksittäiset numerot yhteen kuukausibudjetin kokonaismäärään. Sitten kerrotaan kuukausittainen kokonaismäärä 12: lla vuotuisen toimistotarvikkeiden määrästä. Lisää 10 prosenttia laajennukseen.
Tutki eri toimistotarviketoimittajia löytämään kustannustehokkaimmat hinnat. Luo erillinen laskentataulukko vertaamaan eri toimittajien tietoja tavaroista, joita käytät säännöllisesti liiketoiminnan harjoittamiseen. Riippumattomat myyjät tarjoavat usein tarjouksia harkitsemaan. Laske myyjän arviot likimääräisten kuukausittaisten keskimääräisten kustannusten osalta. Lisää nämä tiedot plus 10 prosenttia laskentataulukkoon.
Vertaa toimittajan kokonaisarvioita nykyiseen ja alkuperäiseen arvioosi. Luo kopio alkuperäisestä arvion laskentataulukosta vaiheesta 1, jota käytetään harkittaessa hintamuutoksia. Käytä uutta laskentataulukkoa nykyisen budjetin mallina. Säädä hinnoittelua kohteista, jotka löytyvät vähemmän eri toimittajilta. Huomaa, että toimittaja, hinta ja päivämäärä laskentataulukossa on tulevaa seurantaa varten. Harkitse kunkin luettelon kohtaa ja poista ne, jotka eivät ole ehdottoman välttämättömiä.
Arvioi ja tarkista talousarvio kuukausittain. Kokeile käyttää budjettityökalua, kuten Microsoftin tarjoamaa toimistopalvelujen rahoitusta. Kehitetään järjestelmä toimistotarvikkeiden talousarvion seurantaan johdonmukaisesti. Säädä säännöllisesti ja tarkista hinnoittelu ja tarjonnan käyttö. Säädä budjetti uusien havaintojen mukaan ja leikkaa aina, kun se on mahdollista. Jos ylimyynti tapahtuu, voit etsiä vähennyksiä muilla tavoilla hyödyntämällä myyntiä ja muita toimittajien tarjouksia.
