Liiketoiminnan tai kotitoimiston käytön aikana saatat joutua kopioimaan asiakirjaa, jonka haluat kopioida ja muokata käytettäväksi tulevaisuudessa. Tämä voidaan tehdä muutamassa minuutissa, onko kyseessä ammattimainen lasku, faksien kansilehti tai mikä tahansa muu asiakirja. Skannatun kohteen muuntamiseksi uudelleenkäytettäväksi asiakirjaksi ei tarvita todellista teknistä asiantuntemusta.
Tarvittavat kohteet
-
Skanneri
-
Tekstinkäsittelyohjelma
Aseta muunnettava kohde skanneriin tai all-in-one-laitteeseen. Avaa laitteen käyttöliittymä napsauttamalla sen työpöydän kuvaketta. Valitse ”Skannaa” ja skannaa ja tallenna se ”.doc” -tiedostona tai tekstinkäsittelytiedostona.
Avaa skannattu kohde tekstinkäsittelyohjelmalla, kuten Microsoft Word tai Open Office. Tarkista skannattu kohde varmistaaksesi, että kaikki merkit on tehty asianmukaisesti skannauksen aikana.
Tallenna tiedosto helposti muistettavaksi nimeksi valitsemallasi kansiolla. Paina sitten “Ctrl” ja “A” samanaikaisesti, jota seuraa “Ctrl” ja “S.” Avaa uusi sanadokumentti siirtymällä kohtaan ”Tiedosto” ja “Uusi”. Uudessa asiakirjassa paina “Ctrl” ja “V. ”Tämä luo toimivan ja muokattavan asiakirjan säilyttäen alkuperäisen.
Tallenna uusi asiakirja samankaltaisella, helposti muistettavalla nimellä. Mukauta uuden asiakirjan sisältö mieleisesi, lisäämällä tietosi. Jos esimerkiksi olet laskun, jonka olet skannannut ja haluat jäljitellä, vaihda toisen yrityksen nimi ja yhteystiedot itse. Tallenna asiakirja määräajoin, jotta et menetä tietoja.
