Olet ehkä työskennellyt kovasti organisaatiossa ja saanut promootiota tai kaksi matkan varrella. Mutta lisääntyneen vastuun ohella on tarpeen järjestää kokouksia. Jotta kokoukset voisivat saavuttaa tavoitteensa, on tiettyjä asioita, joita tarvitset istunnon johtajana. Lue lisää siitä, mitä se tarvitsee tehokkaaksi kokousjohtajaksi.
Valmistella. Valmistella. Valmistella. Tämä on perussääntö kaikille, jotka ovat vastuussa kokouksen järjestämisestä. Ensinnäkin tiedä kylmän aiheen ja voit vastata siihen liittyviin kysymyksiin. Toiseksi valmistele ja levitä kokouksen esityslista, joka ei ainoastaan osoita sitä, mitä käsitellään ja kuka, vaan myös osoittaa, milloin kokous alkaa ja päättyy. Kolmanneksi yritä välttää yllätyksiä tarkistamalla kokouksen osanottajien kanssa ennen kokousta tunne siitä, miten he voivat lähestyä esityslistan kohtia.
Olla ajallaan. Jokainen on painostettu tekemään enemmän työpäivän aikana kuin he haluaisivat. Joten ei ole mitään raskauttavaa kuin jos joku kutsuu sinut kokoukseen, niin myöhään. Kunnioitakaa ihmisten aikaa olemalla kokouksessa ennen aikataulua ja aloittamaan kokouksen ajoissa, vaikka jotkut osallistujat eivät ole vielä saapuneet. Tällöin kunnioitetaan osallistujien aikaa vastavuoroisesti.
Pidä kiinni esityslistasta ja kullekin kohdalle varatusta ajasta. Kuinka monta kokousta olet käynyt siellä, missä suuri osa keskustelusta ei ollut paikalla? Suurin osa näistä kokouksista oli paljon vähemmän tehokasta kuin jos heitä hoitava henkilö olisi vaatinut asialistan säilyttämistä. Kokouksen johtajana sinun täytyy olla voimakas ilman rude.
Yritä luoda konsensusta näkökulmastanne niiden ihmisten joukossa, jotka ovat läsnä. Siitä huolimatta on aina suositeltavaa kuunnella päinvastaista mielipidettä, koska usein olet vakuuttunut muuttamaan mielesi pohdinnan jälkeen.
Ennen kaikkea olla rehellinen. Vaikka etenette suunnitelmia enemmistöäänestyksen mukaisesti, kokousjohtajalla on monia mahdollisuuksia ilmaista mielipiteensä riippumatta siitä, jakavatko he toiset.Ollakseni rehellinen ja suora on sellainen ominaisuus, jonka jokainen kokouksessa oleva henkilö on aina osoitettava. Et ehkä saa tietäsi, mutta osallistujat kunnioittavat sinua siitä, että olet rehellinen.
