Talousarvio on asiakirja, joka erottaa hankkeen tai toiminnan kustannukset. Se voi myös sisältää tuloennusteen käytettävien varojen täydentämiseksi. Yrityksessä voi olla arvio seuraavan vuoden myynnistä. Valtion elimen kannalta se voisi olla verotulojen ennuste. Vaikka budjetti teoriassa sallii organisaation toimia tehokkaasti sen keinoin, se voi myös olla työkalu osapuolille, joilla on ristiriidassa olevat asiat joko liike-elämässä, poliittisessa tai voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa.
Alijäämän vähentäminen
Viimeaikaiset ennusteet oikeuksien ja muiden liittovaltion ohjelmien kustannuksista ovat aiheuttaneet hyvin erilaisia reaktioita Yhdysvaltojen hallituksessa. Useimmat poliitikot ovat yhtä mieltä siitä, että hallituksen on vähennettävä alijäämää. Niiden esityslistat eroavat kuitenkin tässä vaiheessa. Jotkut poliitikot ovat maininneet OMB: n (hallinto- ja budjettitoimiston) talousarviota koskevat ennusteet selkeänä kehotuksena leikata tai poistaa ohjelmia liittovaltion alijäämän vähentämiseksi. Samaan aikaan toiset ovat käyttäneet OMB: n numeroita keinona perustella nykyisiä veroluokkia, jos ne eivät lisää niitä varakkaille henkilöille.
Idealismi vs. todellisuus
Monet liiketoimintasuunnitelmat käyttävät budjetoinnissa optimistisia myyntiennusteita investointien houkuttelemiseksi. Esimerkiksi web-käynnistys väittää, että se tekee 1 miljardin dollarin voiton viiden vuoden kuluessa, kunhan pääomasijoittajat antavat sille 5 miljoonaa dollaria rahoitusta. Nämä stratosfääriluvut voivat toimia hyvänä motivaattorina myyntitiimille, jos he saavat prosenttiosuuden voitoista. Vaikka loistava idea voi antaa yritykselle mahdollisuuden saavuttaa ylevä taloudellinen tavoite, se luo myös ongelmia varainhoitajalle, joka tarvitsee päivittäistä toimintaa. Esimerkiksi jos yritys tuottaa 10 miljoonaa dollaria 20 miljoonan dollarin sijaan tuloja, budjetti on vähennettävä. Tästä johtuvat budjettileikkaukset hidastavat yrityksen kasvua, pienentävät palkkakustannuksia ja vähentävät työvoimaa.
Koordinointi vs. muutos
Organisaation budjetti voi pyrkiä koordinoimaan eri toimialojensa toimintaa. Joskus talousarviossa määritellään, miten tehdas ostaa tietyntyyppisiä raaka-aineita työvoimaansa widgetien tuottamiseksi. Jos widgetin myynti on laskussa, ylempi johto voi haluta leikata rahoitusta kyseisellä alueella ja jakaa sen uudelleen toisen tuotteen suunnitteluun, joka lisää yrityksen tuloja. Valitettavasti tämän muutoksen taloudellisia vaikutuksia ei voida arvioida tarkasti. Vaikka widget-divisioona on tehnyt saman asian 20 vuoden ajan, suunnittelutiimillä on vain epämääräinen käsitys uuden tuotteen valmistuskustannuksista ja mahdollisesta myynnistä. Tämä skenaario voi johtaa sekaannukseen ja turhautumiseen. Samalla yritys voi pysyä liiketoiminnassa vain poistumalla widget-liiketoiminnasta. Vaikka talousarvion tulisi olla koordinointiväline, sen pitäisi myös olla joustava mukautumaan kehittyvillä markkinoilla tapahtuviin muutoksiin.
